Introducción al formato condicional en Sheets

En esta entrada explicamos que es el formato condicional, como aplicarlo en Google Sheets, que condiciones y que formatos se pueden usar y sugerencias de en que ocasiones es recomendable usarlo.

A continuación una explicación en video de los formatos condicionales en Google Sheets

¿Qué es formato condicional?

El formato condicional, como su nombre lo indica, es una manera visual de identificar celdas, filas o columnas que cumplan con ciertas condiciones

¿Cuando aplicar formato condicional?

El formato condicional se aplica cuando quiero mostrar o alertar al usuario (que puedo ser yo mismo, o alguien más) de situaciones específicas.

A continuación algunos ejemplos de situaciones donde el formato condicional puede ser útil.

1. Para señalar visualmente el crecimiento (o decrecimiento) de algún indicador en el tiempo (de ventas, de usuarios, de visitas, etc). Como una especie de semáforo
   1. Si el crecimiento es mayor a 0, a 10% a 20%, o alguna meta específica, puede estar en verde.
   2. Si no hay crecimiento, o es menor al 10%, por ejemplo, puede no tener ningun formato especial
   3. Si hay un decrecimiento mayor al 10%, podría estar en rojo.
2. Para señalar el cumplimiento de objetivos.
   1. Si cumple el objetivo, un verde claro
   2. Si cumple el objetivo, sobrepasándolo dos o más veces, es un verde oscuro,
   3. Si no cumple el objetivo, está en amarillo
   4. Si el porcentaje de cumplimiento del objetivo es realmente bajo, está en rojo
3. Para ver fácilmente los usuarios que cumplan ciertas características.
   1. Resaltar los estudiantes que tengan una nota mayor a X
   2. Resaltar los clientes mayores a cierta edad
   3. Resaltar las sucursales de cierta ciudad.
   4. Etc.
4. Para ver el cumplimiento de cronogramas o tareas
   1. Si la fecha limite ya pasó, está en rojo
   2. Si estamos muy cerca de la fecha límite, esta en amarillo.
   3. Si queda mucho para la fecha límite, no tiene color

¿Cómo se aplica el formato condicional en Google Sheets?

El formato condicional tiene tres componentes:

1. El intervalo al cual aplicarlo
2. El tipo de condición
3. La condición que se evaluará (depende del tipo de condición)
4. El formato al aplicar

Escoger el intervalo

Para aplicar un formato, lo primero es escoger el intervalo, lo cual se puede hacer de la siguiente manera:

1. Seleccionar un grupo de celdas
2. Ir al menú de Formato Condicional de alguna de estas dos maneras
   1. Ir a Formato > Formato Condicional o,
   2. Dar click derecho y escoger “Formato Condicional”

Lo anterior te abre el panel de Formato Condicional en el lado derecho de la pantalla:

Pero no te preocupes ya que después puedes cambiar el intervalo en el panel, en la sección “Aplicar al Intervalo”

Escoger la condición

Luego ponemos la condición o la regla de formato.

Los tipos de condiciones pueden ser:

1. La celda esta vacía o no
2. Coincide exacta o parcialmente con algún texto.
3. Es igual, anterior o posterior a alguna fecha
4. Es mayor, menor, o igual a un numeró específico (o está entre un rango de números)
5. Una formula personalizada (Aquí es donde se pone divertido y donde se abren las posibilidades.

Dependiendo del tipo de condición, tenemos un nuevo campo, que es donde ponemos el valor numérico, o de texto o formula. Es decir la condición exacta.

En los únicos que no aplicaría este campo es cuando la condición se que la celda este vacía (o no)

Escoger el formato

Por último, escogemos el formato que se va aplicar, si se cumple la condición.

La verdad es que no se muy flexible el formato, lo único que podemos aplicar es:

1. Color de letra
2. Color de fondo
3. Estilo de texto (Negrita, cursiva, tachado, subrayado)

Y ya está. Esta es la forma más sencilla y básica para aplicar formatos condicionales. Hay unos usos específicos y avanzados que veremos en otras entradas.

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