Mover tablas dinámicas en Google Sheets y otras opciones avanzadas de tablas dinámicas

En este artículo veremos más opciones de las tablas dinámicas en Google Sheets como incluir todas las filas y como mover tablas dinámicas en Google Sheets

Este artículo es una continuación de la Guía básica de tablas dinámicas.

Ya sabemos como hacer tablas dinámicas, ahora empecemos a modificarlas un poco.

Por ejemplo, preguntas que yo me haría al estar más familiarizado con las tablas dinámicas serían:

• Quiero poder mover mis tablas dinámicas en la misma pestaña y hasta a otras pestañas, para poder crear informes con varias tablas.
• Quiero agrupar mis fechas sin necesidad de campos adicionales como año o mes.
• Quiero poder agrupar varios campos en nuevas categorías.
• Quiero agregar nuevos campos que no estén en mi tabla original.
• Quiero que cuando agregue nuevas filas, no tenga que estar cambiando mi rango de origen todo el tiempo.
• Quiero dar nombres más agradables a los campos.
• Quiero poder mejorar los colores y la presentación de mis tablas.

Estos son algunos de los temas que vamos a ver en este artículo. Vamos uno por uno:

Actualizar mi tabla dinámica

Si solo han hecho tablas dinámicas en Sheets, se pueden saltar este punto, pero si alguna vez han hecho tablas dinámicas en Excel, en su cabeza les puede rondar la pregunta de actualizar las tablas.

En Excel hay que refrescar manualmente las tablas dinámicas. Entonces cada vez que haya un cambio en mis datos o nuevas entradas, o elimine datos, hay que presionar el famoso “Alt F5” o el botón de refrescar.

Cuando usaba Excel, para poder sobrepasar esto, me tocaba usar una macro que actualizaba las tablas dinámicas cada vez que abría el archivo, o cada vez que hacia algún cambio.

En Sheets las tablas se actualizan automáticamente cada vez que cambio, elimino o agrego datos.

Algo menos de lo que preocuparnos.

Hacer un informe con varias tablas dinámicas

Para poder hacer esto necesitamos aprender a crear tablas dinámicas en hojas específicas, y también a copiar y pegar nuestras tablas adonde queramos (menos otros archivos)

Crear una tabla dinámica en cualquier parte de mi archivo

Cuando se crearon las tablas dinámicas en Google Sheets solo nos daba la opción de crearla en una nueva hoja

Teníamos que después manualmente moverla a la hoja que quisiéramos

Ahora Sheets nos da la opción de crearla donde queramos.

Para esto:

1. Escogemos los datos con los que queremos crear nuestra tabla
2. Escogemos la opción “Hoja actual” (Que en realidad es un mal título. Lo que quiere decir es que podemos escoger cualquiera de nuestras pestañas)
3. Esto me va a abrir un “seleccionador de tango” para que podamos ir a cualquiera de nuestras pestañas y escoger la celda donde queramos que empiece nuestra tabla
4. Damos clic en Aceptar
5. Damos clic en Crear

Mover mi tabla dinámica

La opción anterior es buenísima, pero que pasa si ya tengo una tabla dinámica creada y quiero poder copiarla a otra parte de la pestaña o a otra pestaña diferente

Para poder hacer esto es importante saber algo importantísimo acerca de las tablas dinámicas:

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Una tabla dinámica nace y muere en su primera celda

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¿Que quiero decir con esto? Veamos una tabla dinámica cualquiera

¿Dónde comienza la tabla? En la celda A1

Y esta otra:

¿Dónde comienza? En la C3

Es importante saber esto, porque esta es la única celda que importa.

A lo que voy es que cuando quieran copiar o cortar o arrastrar una tabla dinámica, solo tienen que copiar, cortar o arrastrar esta primera celda.

Creo que está muy claro, pero lo podemos poner en sencillos pasos.

Copiar y pegar una tabla dinámica

1. Identificar la celda que corresponda a la esquina superior derecha de la tabla
2. “Pararse” en esta celda
3. Copiarla con alguno de estos métodos:
   1. “Editar” > “Copiar”
   2. “Ctrl + C”
   3. Clic derecho > Copiar
4. Ir a la nueva celda donde quiero que empiece mi tabla, sea en la misma pestaña o en una nueva pestaña
5. Pegarla con alguno de estos métodos
   1. “Editar” > “Pegar”
   2. Ctrl + V
   3. Clic derecho > Pegar

Cortar y Pegar una tabla dinámica

Igual al anterior pero en vez de copiar, cortamos con Ctrl + X y pegamos igual

Mover una tabla dinámica

Es prácticamente lo mismo que cortar y pegar si no que lo hacemos con el ratón.

Para esto debemos:

1. Identificar la celda que corresponda a la esquina superior derecha de la tabla
2. “Pararse” en esta celda
3. Buscar con el ratón alguno de los bordes de esta celda hasta que el cursor cambie a una mano
4. Dar clic y dejar presionado
5. Mover la celda a cualquier otro lado de esa misma pestaña

Agregar nuevas filas a mi tabla

Un problema común con las tablas dinámicas es que el rango es muy estático y cuando agrego nuevas filas a mis datos, estas filas no se ven reflejadas en mi tabla. Sobre todo sabiendo que mis tablas se actualizan automáticamente con cualquier cambio en mi tabla

La solución en este caso no es complicada, ya que solo debo cambiar mi intervalo para que incluya estas nuevas filas

El problema es que a veces puedo no darme cuenta, sacar un informe erróneo, y solo me doy cuenta cuando alguien más cae en cuenta del error.

Además deberíamos tratar siempre de hacer nuestros informes lo más robustos posibles, es decir que no tenga que estar cambiándole cosas todo el tiempo, sino que prácticamente se actualicen solos.

Para evitarnos todos estos problemas, la solución es solo incluir las columnas

Miremos primero nuestra tabla de datos

Si yo me ubico en cualquier celda de mi tabla, asumiendo que tiene encabezados únicos y no tiene filas en blanco, y creo mi tabla dinámica (Datos>Tabla dinámica), Sheets automáticamente me selecciona el rango de mis datos.

En nuestro caso: A1:J221

Esta muy bien porque toma todos mis datos. Entonces en el caso de que estos sean mis datos y este seguro que no van a aumentar mis registros, no necesito nada más.

Sin embargo, si sé que mi baso puede aumentar, entonces puedo tomar precauciones para asegurarme que a mi tabla dinámica no le va a faltar información y siempre va a estar actualizada

La primera alternativa es aumentar el número de filas (y hasta columnas) dejando una especie de buffer o colchón para posibles nuevas filas o columnas.

Entonces en vez de dejar A1:J221, puedo escribir “A1:N300” por ejemplo.

Esto no lo podríamos hacer en Excel, y es aquí donde también nos aprovechamos de otra de las ventajas o diferencias de Sheets contra Excel, y es que Excel necesita que todas las columnas de una tabla dinámica tengan un encabezado, mientras que a Sheets no le importa.

Una segunda opción es ir hasta la última fila que tengamos creada en Sheets. Para esto:

Nos ubicamos en la primera celda de nuestra tabla (normalmente A1).

Presionamos Ctrl + Shift + Derecha, para seleccionar todas las columnas con datos

Presionamos Ctrl + Shift + Abajo, para seleccionar todas las filas con datos. Esta operación nos arrojaría el mismo A1:J221 que ya conocemos

Volvemos a presionar Ctrl + -shift + Abajo para seleccionar todas las filas disponibles. En mi caso me daría A1:J1000

Esta es una buena solución.

Pero vámonos a un caso más extremo y es en el que dentro de un par de meses o años agregamos tantas filas que superen estas 1000.

Para este caso podemos asegurarnos simplemente incluyendo las columnas, sin filas. Para esto:

Nos ubicamos en la primera columna de nuestro rango (en nuestro caso A). Esto lo hacemos simplemente dando clic sobre la letra ‘A’

Después presionamos Ctrl + Shift +Dercha, y así escoge todas las columnas, en nuestro caso es hasta la K.

El rango de nuestra tabla dinámica ahora quedaría “‘Hoja 1’!A:J”

Entonces ya no nos tenemos que preocupar por nuestras filas, ya que nuestra tabla dinámica va a tomar siempre todas las filas que tengamos en la hoja 1.

Sin embargo ahora nos queda otro problema:

No incluir los vacios

La solución anterior es genial, con un pequeño pero.

Miremos nuestro ejemplo

Recuerden que lo creamos con la columna entera así:

Vamos a hora a configurar nuestra tabla dinámica para que me muestre la suma de ventas por categoría. Me da esto:

Fíjense que me queda un vacío debajo de “CATEGORIA”. Este vacío corresponde a todas esas filas que no tienen datos.

Para solucionar esto, hay dos formas. Vemos la forma más fácil:

Simplemente vamos a crear un filtro sin tener en cuenta el vacío

Vamos a la sección filtros del editor de tablas dinámicas, escogemos CATEGORIA le damos filtrar por valor, y “deseleccionamos” (Vacio)

Al darle aceptar, nos queda esto:

Que era lo que necesitábamos. Pero con un problema, cuando “deseleccionamos” algo en nuestros filtros, ¡no nos vuelve a seleccionar algo nuevo!

Esto quiere decir que si llegamos a crear una nueva categoría, nuestro filtro la va a ignorar.

Una solución más elegante es esta:

Vamos a filtros

Añadimos categoría

Vamos a filtrar por condición

Escogemos “La celda no está vacía”

En principio nos da lo mismo, pero es un filtro que nos va a durar por toda la eternidad. No va a generar errores. Tal como nos gusta.

Conclusión

Ene ste artículo aprendimos a crear o mover nuestra tabla a donde queramos, a crearla una sola vez y no volver a preocuparnos de que este cogiendo todos nuestros datos, y a solucionar el problema de que me salgan espacios vacios.

Nos faltan más cosas, pero poco a poco vamos dominando más nuestras tablas dinámicas