Guía completa introductoria de Google Sheets para principiantes

En esta entrada vemos una guía básica introductoria para familiarizarse con la herramienta de hojas de cálculo de Google Sheets.

Qué es Google Sheets

Google Sheets es una aplicación que nos permite crear y editar hojas de cálculo.

Una hoja de cálculo es un conjunto de celdas que nos permite fácilmente crear tablas y calcular múltiples operaciones matemáticas y lógicas.

Aquí pueden ver más acerca de qué es Google Sheets

En que se diferencia Sheets de Excel

El gran sinónimo de hojas de cálculo durante los últimos años ha sido Microsoft Excel, por tanto obligatoria e inevitablemente, Sheets se debe comparar con Excel.

Aunque las diferencias hoy en día son mucho menores que hace 5 años, siguen habiendo algunas que se basan en la naturaleza de los dos programas: Excel fue creado como un programa para el computador, mientras que Google Sheets fue creado como un programa para la nube.

Por otro lado, Excel fue creado como un programa de uso individual mientras que Sheets fue creado principalmente para el uso colaborativo.

Esto implica muchísimas cosas, entre ellas:

• Excel maneja archivos, mientras que Sheets maneja páginas web.
• Excel requiere que los archivos se guarden manualmente, mientras que Sheets guarda automáticamente
• Sheets es perfecto para trabajar con equipos, con actualizaciones en tiempo real, mientras que Excel no se comporta muy bien en ambientes colaborativos (aunque se ha ido mejorando).
• Excel requiere actualizaciones de software, mientras que Sheets se actualiza automáticamente.
• Excel requiere distintas instalaciones para distintos idiomas mientras que Sheets se “traduce” con un botón o automáticamente.
• Sheets depende del “poder de procesamiento” del Servidor, mientras que Excel depende del poder de procesamiento del computador en el que está instalado.
• Sheets tiene unas funciones muy poderosas con las que no cuenta Excel.
• Excel tiene muchos más libros, cursos y recursos (solo por el tiempo que lleva).
• Excel es el estándar (todo el mundo sabe se Excel, pocos saben de Sheets).
• Sheets tiene muchos nuevos fanáticos, adiciones y extensiones para aumentar sus funcionalidades
• Sheets es parte de G suite, lo que quiere decir que se integra muy bien con Google Forms, Google Docs, Gmail, Google Data Studio y otros.
• Sheets necesita obligatoriamente tener una cuenta de Google creada para poder usar todas sus funcionalidades.
• Una de las más importantes: Sheets es gratis. Aunque hay una versión corporativa que tiene una que otra funcionalidad adicional.
• Sheets se inicia desde un navegador.

Teniendo en cuenta lo anterior, podemos decir que ninguno es mejor que el otro, sino que todo depende de nuestra situación específica. Para alguno puede funcionar mejor Excel y para otros mejor Sheets.

Aquí pueden ver con mayor detalle las principales diferencias entre Excel y Sheets.

Nuestro primer archivo

Creando nuestra primera hoja de cálculo

Hay varias formas de crear una hoja de cálculo. Estas son algunas:

• Si estamos desde Google Drive, damos clic en el gran botón de más y escogemos nueva hoja de cálculo.
• Si estamos en un navegador, escribimos “sheets.new”, pero ya tenemos que estar en nuestra cuenta para que funcione correctamente.
• Si estamos en otro archivo de Sheets, nos vamos a “Archivo”>”Nuevo”>”Hoja de Cálculo”

Cambiando el nombre y Guardando

Una buena practica desde que empezamos a trabajar con Sheets es siempre dar un nombre a la hoja y guardarla de una vez en una carpeta.

La razón es que cada vez que creamos una hoja, Sheets la llama “Nueva Hoja De Calculo” y la guarda en nuestra raíz. Parece una bobada pero al cabo de un tiempo, cuando veamos 20 archivos con el mismo nombre y nuestra carpeta raíz llena de archivos, nos va a doler

Como ya lo mencioné, Sheets no guarda, por lo que no hay que preocuparse por estar guardando.

Lo que si pasa es que esta “auto guardando” constantemente nuevas versiones del mismo archivo por lo que es bueno conocer la funcionalidad de Historial de Versiones para poder recuperar cualquier versión anterior.

Aquí pueden ver todo acerca de guardar en Sheets y del Historial de Versiones.

Compartiendo hojas de cálculo

Una de las mejores funcionalidades de Sheets es la habilidad de compartir con colaboradores, bien sea para que puedan ver nuestros archivos actualizados en tiempo real sin que tengamos que estar enviándoles las nuevas versiones, o mejor aún, compartir con colaboradores, para que dos o más personas puedan trabajar en la misma hoja de cálculo al mismo tiempo.

Para compartir, simplemente nos vamos al gran botón verde en la esquina superior derecha, lo que nos lleva al panel de compartir.

Ahí simplemente escriben el correo electrónico de la persona con la que quieren compartir, y el permiso, si es editar, ver o comentar.

Aquí pueden ver todo acerca de compartir en Google Sheets.

Los bloques básicos de Google Sheets

Google Sheets es básicamente un conjunto de celdas. Entonces el bloque básico es la celda.

Un conjunto de más de una celda se conoce como un intervalo o rango.

Un conjunto de celdas organizado verticalmente se conoce como una columna.

Un conjunto de celdas organizado horizontalmente se conoce como una fila.

El conjunto de filas y columnas construyen la pestaña.

Una hoja de cálculo puede tener una o varias pestañas

Cada fila tiene un número. Empieza en 1 y va hasta el que queramos (Hay un máximo de celdas de 5.000.000), es decir aproximadamente unas 100,000 o 200,000 filas.

Cada columna a su vez tiene una letra que va de la A a la Z, y después de la Z empieza el AA hasta el AZ hasta llegar al AAA y después hasta ZZZ y así sucesivamente.

Esta nomenclatura está hecha de esa manera para que podamos identificar fácilmente una celda por la intersección entre una columna y una fila.

Entonces la celda D3 es diferente de la F5.

Esa dirección se conoce como la referencia de la celda

Las pestañas por su parte, también pueden tener nombres, pero dos pestañas no pueden tener el mismo nombre.

Los archivos por defecto vienen con una sola pestaña pero podemos crear las pestañas que quiera (máximo 200).

Así mismo puedo darle un color, para que sea más fácil identificarla, sobre todo si tengo varias pestañas en mi hoja.

Moviéndose por Sheets

Aunque parece obvio, aprender a moverse de manera eficiente por Sheets es de las mejores cosas que podemos hacer.

Una vez hacemos clic sobre cualquiera de las celdas de una hoja de cálculo, ya “estamos adentro”, quiere decir que nos podemos mover dentro de esta hoja de cálculo como queramos. Hay varias formas de movernos o desplazarnos por nuestras tablas.

Con el ratón

El ratón es la forma más fácil de movernos hacia cualquier celda: Simplemente podemos dar clic sobre cualquier celda para seleccionarla.

Y si la celda no está al alcance, es decir en “la pantalla”, podemos mover la rueda del ratón, o la barrita horizontal o vertical para desplazarnos hasta la fila o columna que queramos.

Sin embargo cuando nuestras bases empiezan a tener muchas filas o columnas, puede no ser tan eficiente movernos con el ratón.

Con el teclado

El teclado es una forma más eficiente de moverse, si sabemos como.

La forma más básica es con las flechas (arriba, abajo, derecha, izquierda).

También nos podemos mover con “Tab” para adelante y con “Shift + Tab” para atrás.Lo malo es que al principio puede ser muy lento, para esto necesitamos ayuda. Aquí es donde viene “Ctrl” o “Cmd” al rescate.

Cuando tenemos muchos datos (bien sea filas o columnas) podemos usar Ctrl + la flecha respectiva para ir directamente hasta el último dato.

Por ejemplo si tenemos una columna con 550 registros, simplemente con presionar “Ctrl” + abajo, vamos inmediatamente a seleccionar el registro número 550.

Nota: Si dentro de estos 550 registros, hay espacios en blanco, vamos a ir al próximo espacio en blanco, porque lo que hace “Ctrl” es buscar el próximo espacio en blanco. Si ya no hay más datos, y volvemos a presionar Ctrl + abajo, vamos a ir a la última fila.

Si no queremos ir al último registro, sino que “bajar de manera más rápida”, podemos usar la ayuda de “Pag Av” o “Pag Re”, estos botones que bajan o suben páginas, entonces puedo recorrer de manera más rápida mi documento. Lo único es que solo sirve para la dirección vertical (arriba – abajo).

Horizontalmente podemos usar la tecla fin, para ir a la última fila.

También podemos usar Ctrl + Fin para ir a la última celda (Última fila y última columna).

Valores, formatos y formulas

Ingresando datos

Para ingresar datos, selecciono la celda donde queremos ingresar la información, y simplemente escribimos lo que queremos ingresar. Esto puede ser:

• Un texto cualquiera
• Un número
• Una fecha
• Una hora

Sheets va a “interpretarlo” de la mejor manera que pueda.

Para acabar de escribir simplemente presionamos “Enter”, lo que inmediatamente “guarda” el valor y nos mueve a la celda inferior

También podemos presionar “Tab”, lo que “guarda” el valor y nos mueve a la celda derecha.

También podemos simplemente dar click en otra celda, y el valor quedará guardado.

Seleccionando

Seleccionar múltiples celdas también es una habilidad básica que debemos dominar para poder ser altamente eficientes y efectivos en Sheets.

Está muy relacionado con moverse por las celdas, pero muchas veces no necesitamos seleccionar una, sino varias celdas al tiempo, bien sea para usar en una fórmula (lo veremos más adelante), para copiar y pegar o para aplicar un formato (lo que también veremos más adelante).

Al igual que moverse por una hoja de cálculo, seleccionar se puede hacer con el mouse, con el teclado, pero a diferencia de simplemente moverse, la combinación de mouse + teclado es extremadamente útil para seleccionar.

Con sólo el mouse

Aquí usamos la habilidad de “arrastrar”, es decir de hacer click y dejar presionado mientras movemos el mouse para seleccionar varias celdas al tiempo.

Es la forma más fácil, pero cuando tenemos muchas filas o columnas, se vuelve más lento.

Solo teclado

Aquí entra la mágica tecla Shift.

Si nos paramos sobre una celda, presionamos Shift y empezamos a movernos, van a ver que empezamos a seleccionar todo el rango por el que nos movemos.

Es una forma muy precisa de escoger rangos, pero para selecciones muy largas, nos demoraríamos mucho.

Aquí es donde combinamos Shift con Ctrl.

¿Se acuerdan que Ctrl nos sirve para movernos hasta el próximo espacio en blanco?

Bueno, pues si a esto le sumamos Shift, entonces seguimos yendo hasta el último dato llenado, pero esta vez seleccionamos.

Entonces la formula secreta es:

Ctrl + Shift + Flecha (Derecha, izquierda, arriba, o abajo)

También podríamos hacer Shift + Pg Re o Pg Av, para ir seleccionando páginas enteras.

Mouse + teclado

Seguimos usando Ctrl, pero esta vez combinado con el ratón.

Otra vez seleccionamos una primera celda, después nos movemos con el ratón (Sin hacer clic) hasta donde queramos y antes de hacer clic, presionamos Shift. Esto es muy útil para selecciones muy grandes.

Intervalos separados

Algunas veces vamos a querer seleccionar varios intervalos. Esto solo lo puedo hacer con la ayuda del mouse y el teclado al tiempo.

Para esto selecciono con el ratón cualquier intervalo, luego dejo presionado Ctrl, y escojo otro intervalo. Así sucesivamente para todos los que quiera.

Seleccionando filas o columnas

Para seleccionar una fila, simplemente me ubico sobre el número de la fila, y escojo toda la fila.

Para la columna es lo mismo: simplemente doy clic sobre la letra de la columna y escojo todas las celdas de esa columna.

Para filas y columnas aplica también los comandos Shift, para escoger múltiples columnas o filas seguidas, y Ctrl + clic para escoger columnas o filas separadas .

También puedo seleccionar todas las celdas, simplemente dando clic en la esquina superior izquierda (la intersección entre los nombres de las filas y los nombres de las columnas).

Moviéndose por una selección

Una última cosa en cuanto a selecciones y movimientos.

Una vez tengo seleccionado un intervalo, puedo usar Tab y Enter para moverme mucho más fácil por el mismo.

Con Tab es como si presionara la flecha derecha, con la diferencia de que cuando llegue a la última columna del intervalo seleccionado, y vuelvo a darle Tab, paso a la siguiente fila, y si es la última fila del intervalo, vuelvo a la primera. Mejor dicho, es una forma muy fácil de recorrer todo el intervalo con el teclado.

Y el inverso es Shift + Tab, es decir, me devuelvo por las celdas del intervalo.

Enter hace lo mismo, pero de manera vertical, es decir voy por toda la columna, y cuando se acaba la columna, paso a la siguiente columna, y si es la última columna del intervalo, vuelvo a empezar en la primera.

Insertando, eliminando columnas y/o filas

Otra funcionalidad que vamos a estar usando todo el tiempo, es la habilidad de insertar y eliminar columnas o filas.

Es muy fácil en Sheets insertar una o varias columnas antes, o después de la columna que tengamos seleccionadas.

Simplemente con clic derecho y escogiendo la opción “Insertar columna a la derecha”, o “Insertar columna a la izquierda”, insertaremos nuevas columnas. Si seleccionamos 5 columnas, por ejemplo, vamos a insertar 5 columnas (bien sea a la izquierda o a la derecha).

Lo mismo pasa con las filas.

Hay que tener en cuenta que cuando insertemos filas o columnas desde una selección, va a aplicar el formato de las filas o columnas seleccionadas para las nuevas (más acerca de esto en la sección de formatos).

También tenemos el caso contrario, es decir eliminar filas o columnas. Simplemente escogiendo la fila (o filas) y dando clic derecho y escogiendo la opción “Eliminar filas seleccionadas”.

Nota: Con el comando de teclado Alt + Ctrl + –, podemos hacer esto más rápido.

Ocultar o mostrar filas

Otra cosa que podemos hacer desde el menú de columnas es ocultar las columnas seleccionadas. Esto es muy útil cuando tenemos muchas columnas y aunque necesitamos cierta información y no la queremos borrar, tampoco queremos verla todo el tiempo.

Copiar y Pegar

Vamos con otra de las cosas que más vamos a usar en Sheets: Copiar y Pegar.

Esto es prácticamente una práctica universal, entonces solo voy a dar unas anotaciones.

1. Cuando copio la celda estoy copiando todo lo que implica una celda, es decir:
   1. Los valores ingresados
   2. Sus formulas
   3. Sus formatos
   4. Sus formatos condicionales
   5. Sus validaciones

Después de que copian, desde el menú Editar > Pegado Especial se puede escoger lo que quiero pegar. Se pueden pegar solo los valores, solo el formato, solo las formulas, etc.

Por otro lado si yo copio un intervalo, por ejemplo de 10 celdas, y me ubico sobre otra celda y pego, me va a pegar las 10 celdas que copié.

Cortar y Pegar

Parecido a copiar y pegar, se refiere a mover celdas de un sitio a otro.

Esto lo puedo hacer también con el ratón simplemente seleccionando y después muevo el ratón por los bordes hasta que el cursor se convierte en una mano, ahí puedo volver a dar clic y arrastrarlo hasta donde quiera moverlo.

Lo mismo puedo hacer con filas o columnas enteras.

Autollenado

Muchas veces tendremos que llenar muchas celdas al tiempo o de manera muy rápida. Sheets entiende esto y nos da varias alternativas para hacer esto de manera más fácil y eficiente.

Uno es el clásico copiar + pegar, pero no siempre es tan eficiente, y no sirve en todos los casos.

Una alternativa al copiar y pegar, es el Ctrl + Enter, ya “famoso” en Excel. Si tenemos seleccionado un rango, y queremos llenar todo el rango con el mismo valor, hay 3 opciones:

1. Ingresamos el primer valor, lo copiamos y lo pegamos en todo el rango
2. Ingresamos el primer valor, y después seleccionamos el pequeño cuadro azul en la esquina inferior izquierda. Esto me cambia el cursor a una cruz. Es como entrar en el “modo de auto llenado”. Después simplemente arrastro hasta llenar toda la selección.
3. Escogemos toda la selección antes de ingresar. Ingresamos el primer valor, y damos Enter. Después presionamos Ctrl + Enter, y llena todo el intervalo.

Sheets nos ayuda para llenar más fácilmente las secuencias. Por ejemplo si queremos hacer una fila de los días de la semana, o de los meses del año, o por ejemplo queremos hacer una secuencia de 1 a 20, en vez de tener que escribir uno por uno podemos usar el auto llenado.

Si vamos a escribir varias fechas o días de la semana o meses, por ejemplo, simplemente:

1. Escribimos la primera fecha, mes o día.
2. Seleccionamos el pequeño cuadro azul en la esquina inferior izquierda.
3. Arrastramos al número de celdas que queramos.

Aquí pueden ver todo acerca del auto llenado de fechas.

Lo mismo podemos hacer para secuencias de números. La diferencia es que tenemos que ingresar los primeros dos valores, seleccionar los dos, y ahora si arrastrar desde el recuadro azul para que nos siga llenando la secuencia.

Aquí pueden ver todo acerca del auto llenado de valores.

Duplicar

Una última funcionalidad no tan conocida en cuanto al llenado de datos es el comando duplicar o Ctrl D

Es muy similar a copiar + pegar, pero nos ahorramos un comando.

Funciona para selecciones: Digamos que tengo un valor y quiero replicarlo en una selección más grande como toda una fila, una columna o un rango. Lo puedo hacer con copiar y pegar, pero si escribo el dato y después hago la selección (asegurándome que el primer elemento de mi selección sea el dato, con Ctrl D, duplico el valor en toda la selección

Formulas y Funciones

Una fórmula es básicamente una operación o serie de operaciones que podemos introducir en nuestra celda, para que nos arroje un resultado. Este resultado es lo que se mostrará en la celda.

Las formulas siempre empiezan con “=”, o con “+”. Esta es la forma de “avisarle” a Sheets que vamos a introducir una fórmula.

Por ejemplo, si ponemos “=5+7”, en la celda se verá el valor “12”.

Aquí es donde es útil la barra de fórmulas, ya que siempre que nos ubiquemos sobre una celda, si esta tiene una fórmula, la podremos ver en la barra de fórmulas.

En el ejemplo anterior usamos Sheets como una calculadora. En este caso usamos números y operadores básicos, como +, – * /^.

Deben tener cuidado con las prioridades, ya que no es lo mismo poner =5+6*7 que =(5+6)*7

Sheets no “lee” las fórmulas de izquierda a derecha sino por prioridades. Las prioridades son las siguientes:

1. “(” o “)”
2. ^
3. *. /
4. + o –

Tengan en cuenta esto cuando estén construyendo sus fórmulas.

Referencias

Una de las cosas más importantes a aprender en Google Sheets es a manejar referencias, ya que esto es lo que diferencia a Sheets de una calculadora.

Ya dijimos que las celdas tienen una dirección o referencia que se identifica como la letra de la columna y el número de la fila.

Entonces, si quiero sumar 5 + 6, puedo hacerlo de varias formas.

La primera es la que ya vimos: =5+6. Pero esto es una calculadora. Para cálculos extremadamente fáciles está bien, pero esto lo podemos hacer con Google Chrome también.

La segunda opción, y más interesante es:

1. Abrimos una nueva hoja de cálculo de Sheets
2. Seleccionamos la celda A1
3. Escribimos el número 5
4. Seleccionamos la celda A2
5. Escribimos el número 6
6. Seleccionamos la celda A3
7. Escribimos la fórmula =A1+A2

Entonces, en vez de sumar números constantes, estoy sumando referencias, estoy sumando variables.

Si vuelvo a la celda A1 y cambio el 5 por 9, entonces la formula en la celda A3 se modifica automáticamente.

Aquí es donde podemos empezar a ver el verdadero potencial de Sheets.

Todas las operaciones que vimos (paréntesis, más, menos, multiplicación, división, exponencial) las podríamos hacer con referencias.

Por ejemplo, una fórmula compleja puede ser:

(((A2+B2)^C2)*E2)/(A3-A4)^2

Funciones

Esta muy bien manejar las fórmulas, y es completamente necesario. Sin embargo el siguiente paso es manejar las funciones.

Las funciones son fórmulas muy complejas, que nos demoraríamos mucho (o a veces necesitaríamos macros) haciéndolas “a mano”.

Insertando Funciones fácilmente con el panel de explorar

Aquí vamos a introducir una gran ayuda que nos da Sheets y es el panel “Explorar” ya que dependiendo de lo que haya en mi hoja de cálculo y de lo que tenga seleccionado me va a sugerir ciertas cosas.

En el caso específico de las funciones, antes de aprender a construirlas, podemos insertarlas de manera muy fácil ayudados por el panel Explorar.

Cuando escogemos un rango, y damos clic en el panel Explorar, nos sugiere las funciones más comunes para ese rango: SUMAR, PROMEDIO, MÁXIMO.

Entonces simplemente arrastramos la función a la celda que queremos y ya esta.

Si lo queremos hacer un poco más manual, también hay varias maneras.

La primera es ayudarnos de la barra de funciones.

La segunda es empezar a escribir la función, y Sheets nos “autocompleta” de las posibles funciones de su librería. Y hasta a veces nos sugiere con que datos llenarla.

La ultima es escribirla manualmente

Sintaxis de una función

Recuerden que las funciones son fórmulas complejas, entonces al igual que las formulas, deben comenzar con “=” (o “+”).

Después siempre va el nombre de la función en mayúsculas, puede ser “SUMA”, “PROMEDIO”, “BUSCARV” o cualquier otra función. La mayoría de funciones tienen nombres en ingles y en español (y en más idiomas), pero no se preocupen porque Sheets lo detecta, y si escriben “VLOOKUP”, detecta que es BUSCARV y automáticamente lo cambia. Después del nombre va el paréntesis de apertura.

Aquí todo acerca de las traducciones de fórmulas.

La mayoría de funciones tienen argumentos. Los argumentos pueden ser constantes (bien sea números o texto), también pueden ser referencias a celdas o rangos. Entonces si solo se tiene un argumento, lo escribimos y ya. Si tiene más de un argumento se separa con “;” si están en América, o con “,” si están en Europa. Igual si están acostumbrados a uno u otro, siempre pueden cambiar la configuración regional.

Algunos ejemplos:

=SUMA(A5:A60)

=SI(A5>6;A6″;”No aplica”)

=BUSCARV(B1;A1:A100;1;0)

=AHORA()

Funciones Básicas

SUMA

Suma es probablemente la función más usada tanto en Google Sheets como en Excel.

Ya vimos que con fórmulas podríamos sumar una serie de datos con una fórmula con lo siguiente:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7

Sin embargo para muchos datos, sería poco conveniente. Aquí es donde entra la función SUMA.

Como lo dice su nombre, SUMA adiciona los valores que entran, la diferencia es que puedo incluir constantes, variables y rangos.

Entonces la misma formula del ejemplo la podemos reescribir con la función SUMA así:

=SUMA(A1;A2;A3;A4;A5;A6;A7)

O mejor aún, dado que es un rango continuo, la podemos escribir más fácil de la siguiente manera:

=SUMA(A1:A7)

PROMEDIO

Promedio es muy similar a suma, en todos los aspectos. En realidad es una suma que al final se divide por el número de valores.

Entonces en fórmula podría ser algo así:

=(A1+A2+A3+A4)/4

La reemplazamos por función así:

=PROMEDIO(A1;A2;A3;A4)

O mejor aún:

=PROMEDIO(A1:A4)

La gran diferencia en este caso es que hay un argumento adicional, una constante, que con la función no la necesitamos.

Entonces si agregáramos un nuevo valor en A5, a la fórmula tendríamos que agregar A5, y adicionalmente cambiar el 4 por un 5, así:

=(A1+A2+A3+A4+A5)/5

En cambio en la función, solo cambiaríamos el fin del intervalo de A4 a A5:

=PROMEDIO(A1:A5)

Tip intermedio 1: Podemos automatizar un poco más nuestras funciones de varias maneras. La primera es acostumbrarnos a insertar los nuevos datos no al final sino en la mitad de los otros datos. Si yo inserto una nueva fila encima de la fila 3, por ejemplo, la función promedio (o cualquier función) automáticamente lo detecta, y amplia el rango, entonces sin haber hecho nada, la función quedaría =PROMEDIO(A1:A6). Otra de las ventajas de las funciones.

Tip intermedio 2: Si preferimos, ingresar datos siempre al final de mis datos actuales, una alternativa es siempre dejar las funciones con rangos más amplios. Entonces dejaríamos =PROMEDIO(A1:A20), con esto, si incluimos nuevos datos, no tengo que actualizar la función.

Tip avanzado 1: Podemos usar ArrayFormula para evitarnos el tema de arrastrar fórmula, pero si no se sienten cómodos aun con las fórmulas básicas, mejor dejarlo para después.

HOY

Como ya lo vimos, hay funciones que no tienen argumentos. Simplemente generan alguna información específica. Las más comunes son HOY(), AHORA() y ALEATORIO()

HOY() trae la fecha del día de hoy de manera dinámica. Entonces si abrimos la hoja de cálculo hoy, aparecerá como resultado 01/11/2019. Pero si la abrimos en una semana, aparecerá 07/11/2019.

Por su naturaleza, HOY() no requiere ningún argumento.

Ayudas de funciones.

Si quieren entrar más al mundo de las funciones o están buscando alguna que haga algo específico pueden consultar el listado de funciones de Sheets en español aquí.

Arrastrando formulas

Así como vimos que Sheets nos ayuda “autollenando” datos cuando trabajamos con números o fechas, también nos ayuda mucho cuando trabajamos con fórmulas o funciones.

Imagínense que tuviera una tabla con 100 filas y dos columnas, la A y la B, y escribo una formula en la primera fila de la columna C, promediando los valores en A y B. Ahora quiero copiar y pegar esta formula a las otras 99 filas ¿Que hago?

La primera opción (muy intuitiva), es copiar A3, después seleccionar el rango (Con las técnicas que vimos más arriba) y pegar. Muy válido.

Otra opción, es arrastrar, así como arrastramos cuando autollenamos fechas, posicionando el mouse sobre la esquina inferior derecha hasta que el cursor se convierta en una cruz, y simplemente arrastramos hasta la celda 100.

Otra opción, es muy parecida a la primera y es con Ctrl + D.

La última opción, la más eficiente, es pararse otra vez sobre el recuadro azul de la esquina inferior izquierda, pero en vez de arrastrar, damos doble click. Esto funciona excelentemente en casos como el ejemplo, en el que ya tengo varias filas llenas y quiero arrastrar la siguiente columna hasta donde las otras están llenas.

En artículos avanzados hablaremos de las referencias fijas, por ahora con lo que saben ya pueden “atacar” el 80% de los casos.

Formatos basicos

Ya hemos visto como ingresar valores y como introducir formulas. Nos queda el último nivel de una celda, que es el estético: el formato.

El formato se refiere a como se va a ver la celda. Este formato tiene dos niveles. Uno es el formato de celda el cual es puramente estético, es decir, la letra, el tamaño, los colores.

El otro es una mezcla entre fondo y forma, y es el formato de número o fecha. Es distinto ver una fecha como 11/22/2018, a como 22 de noviembre, a martes, 22 de noviembre. Todo depende de lo que queramos mostrar.

También es diferente mostrar 0,22567653 a 22%

O 34,987,765 a $35M

Formato de celda

Formato de celda es todo lo que se refiere a cambiar como se ven nuestras celdas, filas o columnas. Veamos lo que podemos cambiar:

Celda

Lo que normalmente modificamos es el color de fondo de la celda, los bordes o el tamaño de la misma

El color lo modificamos con el balde en la barra de herramientas.

En los bordes tengo varias opciones, puedo escoger que bordes. Si es una sola celda: el superior, el inferior, el derecho o el izquierdo. Si es un rango, adicionalmente puedo escoger si solo los bordes externos, los internos, los internos verticales, o los internos horizontales.

Adicionalmente puedo escoger el grosor o estilo y el color de esos bordes.

Para modificar el tamaño, obligatoriamente tengo que modificar el tamaño de toda la fila o toda la columna. Entonces me voy al borde derecho del encabezado de la columna, y cuando el cursor del ratón se convierta en una flecha direccional puedo arrastrar para agrandar o achicar la columna. Lo mismo con las filas.

Hay una opción muy útil y usada que es “autoajustar”. En ese mismo punto en que el cursor se convierte en una fecha bidireccional puedo dar doble clic y la columna o fila se ajusta automáticamente al texto más largo que haya en alguna de las filas.

Texto

Ahora, en cuanto al texto, puedo cambiar lo que normalmente cambio en cualquier procesador de texto, es decir, el tamaño en píxeles, la fuente, el color, el estilo (negrita, itálica). Todo esto se hace desde la barra de herramientas.

Celda + texto

Adicionalmente puedo cambiar la alineación del texto (tanto vertical como horizontal), y la orientación (vertical, horizontal o inclinada)

Formateando los numeros

Ahora veamos el formato de números.

Veamos este ejemplo. Resulta que tenemos un número 0,78978968796, pero quiero verlo como un porcentaje. Yo podría escribir directamente 78.9%, pero muchas veces el número va a ser el resultado de una fórmula entonces no voy a poder escribirlo directamente como un porcentaje.

O en el caso de hablar de dinero, quiero poder verlo con el símbolo correspondiente “$” o el símbolo de la moneda específica.

Sheets nos ofrece múltiples opciones de mostrar nuestros números o fechas. Las más conocidas son:

• Porcentaje.
• Con signo de dinero.
• Con más o menos cifras decimales.

Y algunas mas avanzadas como:

• Mostrar menos ceros.
• Cambiar de color si es positivo o negativo.

En cuanto a fechas tenemos también una gran cantidad de formas de mostrarlas, por ejemplo

• dd/mm/aaaa
• mm/dd/aaaa
• Mostrar el día de la semana
• No mostrar el año
• Y más

Copiar formatos

Una vez nos demoramos un tiempo dejando nuestra celda lista como la queremos con todos los formatos que ya vimos, no queremos tener que volver a aplicar cosa por cosa.

Así como en las fórmulas podemos simplemente copiar y pegar.

Pero si se acuerdan, como les decía al comienzo del artículo, si copian y pegan, copian y pegan todo, es decir formulas, valores y demás.

Y la mayoría de veces solo quiero copiar y pegar el formato sin dañar el valor o la formula.

Hay dos formas de hacer esto

La primera es con pegado especial:

1. Copiamos con “Ctrl + C” o click derecho, copiar
2. Vamos a Edición > Pegado Especial > Pegar solo formatos (Ctrl + Alt + V)

La otra opción es con el maravilloso pincel de pegar formato, así

1. Seleccionamos la celda (o celdas) de las que queremos copiar el formato
2. Damos click en el botón de Copiar Formato (Como un rodillo de pintura en la esquina superior derecha)
3. Damos click sobre la celda (o celdas) en la que queremos pegar el formato.

Eliminar formato

A veces queremos simplemente borrar los formatos de algunas celdas, pero si damos clic en Borrar o Suprimir solo borrará el contenido más no el formato.

Para esto escojo las celdas que quiero y voy a “Formato” y a la última opción “Borrar Formato”. También puedo usar el copiado de formato, copiando de una celda “vacía” y pegando en las celdas que quiero “resetear”

Combinar celdas

Otra funcionalidad muy usada, sobre todo cuando estamos haciendo informes o paneles de control, es combinar las celdas.

Esto es muy útil cuando quiero poner títulos que queden centrados bien sea horizontal o verticalmente.

Para esto deben escoger las celdas que quieren combinar e ir al botón combinar celdas en la barra de herramientas.

Personalizando nuestra Vista

Unas últimas notas acerca de ajustar nuestro espacio de trabajo a como lo queremos.

Zoom

Hay dos tipos de Zoom.

Como Sheets siempre se ve desde un navegador (ojalá Chrome), yo puedo hacer Zoom desde Chrome (lo que me vuelve más pequeño todo). Los menús, los títulos, y las celdas.

Para esto pueden usar Ctrl + para hacer zoom in o Ctrl – para zoom out, o irse al menú de opciones en la esquina superior derecho y cuadrar el zoom como quieran desde ahí.

Otra opción es el zoom directo desde Sheets. Esto vuelve más pequeño o más grande solo el espacio de las celdas. Para esto podemos hacer zoom in o zoom out fácil escogiendo el menú desplegable que dice 100%. Aquí podemos escoger el porcentaje que queremos. Menos a 100% lo vuelve más pequeño. Más de 100% lo vuelve más grande.

Aquí pueden experimentar dependiendo del caso para que puedan ver lo mayor posible en cada pantalla

Fijando filas o columnas

Otra opción muy usada es querer inmovilizar o fijar filas o columnas. Por ejemplo cuando tengo muchas filas pero quiero dejar fijas la fila 1 para siempre poder ver el título de cada columna sin importar hasta donde baje.

Lo mismo puede pasar para las columnas, cuando tengo muchas, y quiero ver a que referencia o nombre se refiere, puedo querer fijar la primera o las dos primeras columnas.

Para hacer esto me voy al menú ver y escojo si quiero inmovilizar filas o columnas

Sheets me da la opción de escoger la primera o las dos primeras filas o columnas que es lo que normalmente es más usado.

Pero a veces quiero fijar 5, 6 o más columnas.

Para esto me voy a la columna hasta la que quiero que quede fijo. (Por ejemplo si quiero que siempre se vean las columnas A, B, C, D y E, me pararía en la E) y voy a la opción Ver > Inmovilizar > Hasta la columna actual

Lo mismo para las filas.

Quitando las líneas

Con un solo botón puedo volver mis informes más atractivos y que se vean más profesionales

Váyanse a “Ver” y quiten la opción “Línea de cuadrículas”.

Esto queda muy bien para paneles de control o informes

Y eso es, un breve resumen para los principiantes. Con lo que hay acá ya pueden hacer sus primeras hojas de cálculo. Y a medida que vayan avanzando se irán encontrando con problemas más avanzados