En esta entrada vemos una de las funcionalidades estrella de Google Sheets que nos permite facilitar el trabajo colaborativo en un mismo archivo al mismo tiempo.
También encuentran a continuación este tema en formato videotutorial, si así lo prefieren.
¿Qué es un filtro?
Un filtro es una herramienta que encontramos en Sheets o Excel para acortar una tabla o lista, de acuerdo a uno o varios parámetros específicos, y así ver la información que necesitamos en ese momento.
Por ejemplo, en nuestra base de ventas podemos querer ver en un momento las ventas de cierta región, cierta ciudad, o cierto año.
Podemos ir más allá con filtros complejos y ver las ventas entre dos fechas, mayores o menores a ciertos valores, o filtros más avanzados como el máximo o mínimo de ventas o que cumplan ciertas condiciones. Aquí nuestra creatividad es la que manda. Por ejemplo podría ver las ventas en fechas impares o para clientes cuyo nombre empiece por la letra M. Podemos filtrar por casi lo que queramos.
Así mismo con los filtros podemos rápidamente ordenar por alguna columna y facilitar aún más nuestra exploración de la base, y así encontrar información de manera efectiva.
¿Qué es una vista de filtro?
Hasta aquí no hemos visto nada nuevo. Los filtros son muy usados no solo en Sheets, sino en Excel y en muchos otros programas para hacer un “zoom” en información específica de manera rápida y sencilla.
Cuando tenemos bases muy largas podemos llegar a tener filtros complejos (3 o 4 o más columnas, filtros por fórmulas, ordenados y demás).
Algo interesante sería tener una forma de guardar estos filtros. Como una especie de búsqueda personalizada guardada.
Aquí es donde entran las Vistas de Filtro
Estas nos permiten crear las vistas que queramos, y guardarlas con un nombre, y así tener todas las que queramos para acceder después.
Otro problema que tienen los filtros es que nos “desordenan” los datos.
Esto no es problema cuando trabajamos solos, ya que simplemente quitamos los filtros y ya está. (Aunque a veces no nos acordamos del orden original y después si queremos volver a este puede ser complicado si no imposible)
Pero que pasa cuando tenemos una hoja de cálculo compartida con varias personas y con filtros?
Si estamos trabajando dos o más personas al tiempo en una base y quiero hacer un filtro, la otra persona obligatoriamente va a verse afectada y va a ver mi filtro.
Aquí entra la Vista de Filtro a jugar también, ya que esta solo afecta al usuario que la aplica. Esto quiere decir que 5 personas pueden estar viendo la misma base con 5 vistas de filtro distintas, cada una viendo los datos de manera distinta.
Excelente ¿no les parece?
¿Cómo aplicar una vista de filtro?
A diferencia de los filtros comunes, la vista de filtro tiene varias opciones. Vamos a verlas todas a continuación.
Crear una vista de filtro
Para crear una vista de filtro:
- Nos ubicamos en el botón donde normalmente aplicamos filtros (sin dar clic)
- Damos clic en la flecha del lado derecho
- Escogemos la opción “Crear una nueva vista de filtro”
Una vez la creamos, vemos que la pantalla cambia a un fondo negro, para indicarnos que hemos “entrado” a la Vista de Filtro.
Cambiar el nombre a la vista de Filtro
Una vez creamos una vista de filtro, lo primero que deberíamos hacer es asignarle un nombre
Esto se hace en la esquina superior izquierda del fondo negro de la vista de filtro, simplemente dando clic.
Modificar el rango de la vista de Filtro
Así como cambiamos el nombre, también podemos cambiar el rango, sin tener que eliminar el filtro.
Aplicar una vista de filtro existente
Una vez tengamos una o más vistas de filtros, podemos escoger la que queramos de manera muy fácil.
Simplemente nos vamos al menú de filtro, y escogemos el nombre de la vista que queremos. No importa que la hayamos creado nosotros u otro colaborador de este archivo.
Salir de la Vista de Filtro
Podemos salir de la vista de filtro por dos caminos:
- Por el menú de filtro
- Nos vamos al menú de filtro, y damos clic en la flecha
- Escogemos la opción “Ninguno”
- Damos clic en la “X” en la esquina superior derecha.
Conclusión
Como ven, las vistas de filtro es una herramienta muy poderosa para guardar nuestros filtros, y para no “dañar” como nuestros colaboradores ven nuestras hojas de cálculo.
En la empresa donde trabajo somos más o menos 12 personas manejando una base de datos, estaba pasando que se corría la información de un celda a otra, decidimos conectarnos virtualmente y eliminar las vistas de filtro creadas porque habían muchas sin nombre y crearlas nuevamente, al momento de hacerlo a todos se nos bloqueó la página, a que se debe este suceso y saber si hay forma de rescatar la base de datos ya que ahora no le aparece nada a esa pestaña.
Hola!
Muy extraño
ERan demasiadas vistas?
Saludos!
Es posible seleccionar ciertas columnas a ver en la vista de filtro y que otras no se vean?
Lo podrías hacer con código, o usando una función como QUERY
Saludos!
Cómo podría ser posible compartir una vista de filtro? Es decir: yo le mando una vista a alguien, y quiero que esa persona, cada que clickee el link, entre directamente a su vista.
Quizás también si exista una manera de que solo pueda usar esa vista de filtro y nada más esa.
Hola José Juan,
Cada vez que creas una vista de filtro, podrás ver que se agrega un codigo de numeros al final de la URL de la hoja de cálculo que estás trabajando. Por ejemplo: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Ykrjbb1rtsgsfQBMKS16Gse2qbmEqu1gNfgwp0enM/edit#gid=0&fvid=1808337978
Si le compartes ese enlace con esos numeros al final a otra persona, le estarás compartiendo la vista de filtro que creaste; es decir, cuándo ella abra el enlace automáticamente se le abrirá el libro con los datos filtrados por los parametros que definiste en tu vista de filtro. Espero que ésta respuesta sea de tu ayuda.
Gracias por el aporte Mauricio!
Saludos!
He creado una serie de filtros en una hoja, pero cuando se genera una fila nueva, esta aparece en todos los filtros que había creado ¿ Cómo puedo evitar esto?
Podrias crear una condicion en el filtro que no acepte vacias en algua columna
Saludos!
Hay manera de eliminar una vista de filtro creada por error o que simplemente no la usas mas y queres eliminarla del listado de vistas de filtro?
Hola Carolina
Claro que si
Escoge la vista de filtro que quieres eliminar
Das clic sobre la ruedita de configuración en la barr negra de la vista de filtro
Seleccionas eliminar
Me cuentas si te sirve
Saludos!
a que se debe que es demasiado lento la hoja de calculo de sheets
en cambio el Excel convencional es rápido
Hola!
Tienes razón. sheets, dependiendo de tu computador y el internet puede ser lento para algunas personas. Todavia no te podria decir los requerimientos exactos para que corra “rápido” pero si se que en algunos casos se pone muy lento
Saludos!
Se puede ocultar hojas y que solo mi vista de filtro lo pueda ver? Es decir, que otros integrantes no vean que oculte hojas?
HOla Gilberto
No creo que se pueda
Lo que si puedes hacer es crear un archivo “mascara” con la ayuda de IMPORTRANGE y QUERY para esconder hojas y columnas
Un gran saludo!
He generado un campo en excel con la concatenaciòn de varios còdigos de 7 caracteres separados por un separador cualquiera y que me permite filtrar todos los casos que contienen ese còdigo especìfico en cualquier posiciòn de la cadena de caracteres.Sin embargo cuando subo el excel a hojas google, los filtros o vistas de filtro de google no seleccionan los registros cuando el còdigo no esta en la primera posiciòn de la cadena. Es una limitaciòn de hojas google o existe alguna salida que no implique crear una columna adicional en la que se use una funciòn que busque el codigo deseado dentro de la cadena?
Hola Miguel
Los filtros en Excel y en Sheets funcionan de manera diferente
Te tocaría hacer una condición especial con formula
Un gran saludo!
Tengo aplicado restricciones en una hoja y tengo habilitado algunas excepciones a un rango donde tengo unos filtros, pero quienes no puedem editar, no puede utilizar el filtro, aun habiendo dado la excepcion para ellos en esos rangos con filtros. Esto por que ocurreo? como pueden ellos utilizar los filtros?
Hola Edwin
Lo mejor en estos casos es usar un QUERY o algo similar para hacer una hoja de consulta sin protección para que puedan usar los filtros sin problemas
Un gran saludo!
Hola, necesito usar la vista de filtro desde unos celulares android e ios, he probado desde android enviando la dirección des la vista de filtro pero la vista de filtro no se aplica en el celular, alguien me pueda dar un tip o decir si esto es posible
Gracias
Hola Ivan
Efectivamente, los filtros no son una buena idea en el celular
Has pensado en otra opción, como tener desplegables de opciones y despues filtrar los datos con una fórmula FILTER o QUERY?
Saludos!
Tengo una duda… tengo a 5 personas trabajando en una misma hoja, cada una usa su vista de filtro, si ellos o yo realizamos una modificación en los datos esta se aplica genera?
Hola Cristian
Si señor.
Nadie ve la vista del filtro del otro, pero si cambias datos, insertas o eliminas columnas o filas se ve reflejado para todos.
Saludos!
La ventaja de la vista de filtro se ve a la hora de trabajar en un documento compartido:el filtro nativo afecta a la vista de todos los que estén trabajando en el documento, mientras que la vista de Filtro afecta solo la pantalla del que lo aplica.
Ademas, de manera individual puedes definir varios filtros y acceder a ellos facilmente por nombre.
A mi me parece una excelente herramienta.
Totalmente de acuerdo
Uno se demora en acostumbrarse a usarlo, pero el hecho de que no te “dañe” o desordene la base me encanta
Y como tu dices, para trabajo en equipo es ideal.
Saludos!
Saludos!
yo creo que google se la cagó, no sé porque no pueden innovar herramientas, dejando a su vez las herramientas anteriores y que sea el usuario el que dependiendo de su gusto utilice una u otra. con la entrada de la “Vista de Filtro” han eliminado el tener el filtro siempre visible. Yo trabajo con muchas tablas con filtro, antes solo filtraba con un clic, ahora cada vez que deseo hacer un filtro, primero debo ir a habilitar la vista de filtro…..tres pasos para lo que se hacía en uno….. y si es por temas de protección, para eso existe la protección de celdas y hojas….
Hola!
Es cierto que a veces tanto en Excel como en Sheets hay decisiones que uno no entiende, la harán con encuestas o pensando en ciertos usuarios.
Igual, si estas trabajando en una base individual, siempre podrás usar el filtro normal, sin tener que usar las vistas de filtro sólo con el botón.
Un gran saludo!