En este artículo explicamos lo que es un dashboard o tablero de control, sus elementos, características y formas de crearlos.
Este tutorial tambien esta disponible en formato de video
“Dashboard” es un término que viene de los aviones y se refiere a la cantidad de botones, indicadores y pantallas que tiene un piloto en su cabina para controlar y monitorear el vuelo y el avión.
Al trasladarla al mundo empresarial o personal, un dashboard Es una herramienta cuyo objetivo es monitorear algo. Bien sea un proyecto, las ventas, las finanzas personales, los inventarios, las tareas, la expansión del COVID, el movimiento del dolar frente al Euro o lo que se les ocurra.
A diferencia de una tabla dinamica, un dashboard no es una sola cosa; no es una funcion, una grafica, una tabla o algo que se cree con un botón.
Un dashboard se crea a partir de la mezcla de las herramientas que ya conocemos (gráficas, tablas dinámicas, funciones, imagenes, textos y más)
Para que sirve un dashboard
Para mi, el objetivo principal de un dashboard es tomar decisiones.
En otras palabras, la información que se presente debe ser tan clara y completa que me permite tomar decisiones efectivas acerca de la información. Por ejemplo:
En un dashboard de finanzas personales, el dashboard me debe ayudar a tomar la decision se disminuir mi deuda, aumentar mi ahorro, o disminuir algun rubro de gastos.
En un dashboard de ventas, debo poder decidir que producto promocionar más, o dar de baja.
En un dashboard de inventario, debo poder decidir que tengo que comprar y abastecerme, o por el contrario que debo vender rápido porque ya se va a vencer.
Esta toma de decisiones llega mediante dos elementos: monitoreo y correlacion
Monitoreo es poder ver el comportamiento de una variable frente a alguna metrica. Esta metrica puede ser el mismo indicador del mes anterior, o del año anterior,o el presupuesto, o la meta, o el indicador de la competencia.
Por otro lado correlación se refiere a ver esa variable comparada a otra variable que pueda afectarla o que pueda dar otro punto de comparación. Por ejemplo: ventas vs. costos, venta producto X vs venta producto Y.
Tipos de Dashboard
Un dashboard puede ser desde algo que yo dibujo en un papel, hasta una super herramienta automatizada creada con un software especializado. Entonces podemos diferenciar tres tipos de dashboard:
- Manual
- Automatizado – estático
- Automatizado – dinámico
Manual
El ejemplo mas exagerado de un dashboard manual, es el que puedo crear en un tablero o papel para una reunión.
Pero un ejemplo más común es crear una diapositiva de una presentación de Slides o Powerpoint donde organizo mis indicadores, gráficas y tablas.
Excelente! El problema es que cada vez que quiera actualizarlo, tengo que actualizar cada gráfica, cada tabla y volverlo a pegar en mi presentación.
PAra presentaciones de proyectos de una sola vez, funciona muy bien.
Automatizado – estático
Si teng que presentar el mismo dashboard de manera frecuente, o yo soy el que toma las decisiones y quiero poder ver mi tablero de control, dia a dis o semana a semana, el manua no es una opcion ya que me quitaria mucho tiempo.
Aqui puedo usar un software (desde Excel, hasta Google Data Studio) para crear un conjunto de tablas, graficas y fichas que se actualicen automaticamente al ingresar nuevos datos (Por mucho tengo que arrastrar un par de formulas o presionar un par de botones)
Esto es muy util para el dashboard que voy a usar frecuentemente
Automatizado – dinámico
Una ultima clase de dashboard que podemos describir es el dinámico o interactivo
Muy parecido al anterior con un nuevo elemento: la interacción.
Entre los elementos de interacción se encuentran:
- Varias páginas o pestañas que puedo navegar
- Enlaces que me lleven a otros elementos
- Tooltips o cuadros de dialogo que aparecen cuando paso el mouse
- Listas desplegables que filtran la información por fecha u otra variable
Herramientas para crear un dashboard
Pero el dashboard no es algo exclusivo de Sheets o Excel. Hay muchas maneras de crear un dashboard, entre otras:
- En un cuaderno
- En un tablero
- En un word google doc
- En un powerpoint o slides
- En Excel o Sheets
- Programado en una página web
- Con software especializado (sea CRMs, ERPs, etc); la mayoría cuentan con funcionalidad de dashboard.
- Con Power BI o Google Data Studio (Software hecho para crear dashboards a partir de datos alimentados)
¿Cómo hacer un dashboard?
Antes de pasar a la parte táctica, debemos pensar en la parte estratégica.
Ya vimos que el dashboard es una herramienta o un concepto muy flexible y que depende en gran parte de nuestra creatividad.
Pero lo más importante de un dashboard es que desde el principio tengamos clarp el objetivo. cual es la pregunta o preguntas que me quiero responder con esta información.
La segunda pregunta que me tengo que hacer es ¿Con que datos cuento o puedo contar? Porque mi objetivo puede ser saber como se comparan mis ventas con las ventas de mi competidor, producto por producto, pero si no puedo acceder a los datos de mi competidor, pues no hay nada que hacer}
Teniendo claras estas dos cosas ya podemos escoger como hacerlo: Si vamos a buscar un software especializado, o puedo averiguar si el software que ya tengo lo hace por mi.
Una vez hayamos elegido, y si asi lo decidimos, podemos pasar al siguiente paso y es hacer un dashboard con Sheets o Google Data Studio.
Conclusión
El punto principal que quiero que les quede de este artículo es que un dashboard es mas un concepto que un aherramienta. Un dashboard pueden ser muchas cosas, y la mezcla de muchas herramientas o funcionalidades.
Lo más importante de saber antes de hacer un dashboard es tener claro nuestro objetivo, la pregunta que me quiero responder y los datos con los que cuento para hacerlo.
Pronto veremos ejemplos específicos hechos en Sheets
