Crear PDFs desde Google Sheets

En este artículo vemos como generar PDFs a partir de nuestro libro, hojas y rangos de nuestra hoja de cálculo, tanto de manera manual, como de manera automática con código.

Qué es un PDF

PDF son las siglas de Printable Document Format, un formato de archivo que tiene dos importantes características

• Tal como lo imprimimos, lo va a ver nuestro destinatario o público.
• No se puede modificar.

Por qué exportar a PDF

PDF ha sido un formato muy utilizado en los últimos años debido a su facilidad de compartir, y a que todos los computadores, exploradores y dispositivos.

Por eso es mucho más fácil enviar un PDF que un Excel o un Sheets

Exportar PDFs manualmente desde Google Sheets

Sheets, como muchos otros programas, nos da la opción de exportar nuestros Sheets cómo PDFs

Esto lo podemos hacer de dos maneras:

1. Vamos a “Archivo” > “Descargar” > “PDF”
2. Vamos a “Archivo” > “Imprimir”, y en “Siguiente”, y en “Destino”, seleccionamos “Guardar como PDF”

La diferencia entre los dos métodos es que al imprimir tenemos varias opciones de márgenes y ajuste, y así controlar un poco más la apariencia de nuestro PDF

Exportar PDFs con Google Apps Script

Tenemos varias maneras de crear PDFs desde Google Apps Script y Google Sheets

Entre otras podríamos hacer lo siguiente

• Crear un PDF de un libro
• Crear PDF de una hoja
• Crear PDF de un rango
• Crear PDF a partir de una fila y una plantilla (Docs, Slides, Html o Sheets)

Glosario

PDF: Formato de Archivo Imprimible

Blob: Archivo crudo que contiene un tamaño y un tipo

MimeType: El tipo de archivo del blob

“application/pdf”: El tipo de archivo de un pdf

Exportar el libro

Vamos a empezar con el método más sencillo: exportar un libro entero

Para esto debemos:

1. Conectarnos con el libro actual con SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()
2. Convertir el libro en un archivo blob con .getBlob()
3. Crear el PDF a partir del blob con DriveApp.createFile(blob)
4. Darle un nombre con .setName(nombre)

  //Conectar con el libro de Sheets
  var libro = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()


  //Crear el blob
  var blob=libro.getBlob()
  
  //Crear el pdf
  DriveApp.createFile(blob).setName("PDF ahora si con formato")

Exportar PDF con más opciones de formato

La anterior es una manera muy válida de exportar pero es poco flexible porque no podemos controlar el aspecto de nuestro PDF

Hay una manera un poco más complicada pero mucho más robusta y profesional

Estos son los pasos:

1. Conectarnos con el libro actual con SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()
2. Averiguamos la URL del libro con .getURL()
3. Le quitamos al URL el texto “edit”
4. Le agregamos a la URL, el texto “”export?exportFormat=pdf”
5. Creamos el objeto “parametros”
6. Creamos una respuesta HTML, llamando el método URLFetchApp.fetch() con la URL y los parámetros.
7. Convertimos la respuesta en un blob con el método .getAs()
8. Crear el PDF a partir del blob con DriveApp.createFile(blob)Darle un nombre con .setName(nombre)

function crearPDFPersonalizable() {

  var libro = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var url = libro.getUrl()

  var urlNuevo = url.replace("edit", "")
  urlNuevo += "export?exportFormat=pdf"
  var parametros = {
    muteHttpExceptions: true,
    headers: {
      Authorization: 'Bearer ' + ScriptApp.getOAuthToken(),
    }
  }
  var respuesta=UrlFetchApp.fetch(urlNuevo, parametros)
  var blob=respuesta.getAs("application/pdf")
  DriveApp.createFile(blob).setName("Nombre del PDF")
}

Insertar las opciones de Formato

Diras tu, pero que diferencia hay entre el primer método que vimos, y este mucho mas complicado, si el resultado es exactamente el mismo.

La diferencia radica en que podemos incluir opciones de parametrización y formato para nuestro HTML

Y lo único que debemos hacer es agregar a nuestra URL la opción que queremos modificar y el valor de la misma

Aquí les dejo el listado de todas las opciones.

Siéntete libre de agregar o eliminar el que necesites

function crearPDFPersonalizable() {

  var libro = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var url = libro.getUrl()

  var urlNuevo = url.replace("edit", "") +
  "export?exportFormat=pdf"+
  "&format=pdf"+ //Formato de exportación {pdf}
  "&size=LETTER" + //Tamaño de Papel {LETTER=carta, LEGAL=oficio}
  "&portrait=true" + //Orientación {true=vertical, false=horizontal}
  "&fitw=false" + //Ajustar al ancho {true=ajusta, false=no ajusta}
  "&scale=1" + //Ajustes {1=100%,2=Ancho,3=Alto,4=Página}
  "&gridlines=false" + //Lineas de cuadrícula {true=se muestran. false=no}
  "&fzr=true" + //Encabezados en todas las hojas {true=si, false=no}
  "&fzc=false"+ //Primera columna en todas las hojas {true=si, false=no}
  "&printtitle=true" + //Titulo en parte superior izq {true=si, false=no}
  "&pagenum=CENTER" + //Numeración pie de página {CENTER=si, UNDEFINED =no}
  "&sheetnames=true"+  //Nombre de la hoja superior derecha {true=si, false=no}
  "&top_margin=0.7"+
  "&bottom_margin=0.7"+
  "&left_margin=1"+
  "&right_margin=1" +  //Unidades de margenes, acepta decimales {0 es nada, 2 es mucho}
  "&horizontal_alignment=CENTER"+ //Alineación horizontal {LEFT,CENTER,RIGHT}
  "&vertical_alignment=BOTTOM"+ //Alineación vertical {TOP,MIDDLE,BOTTOM}
  "&printnotes=false" + //Imprimir notas {true=imprime (default), false=no imprime}
  "&pageorder=1" + // Orden si se desborda la tabla {1=Abajo y despues derecha, 2=Al revés}
  var parametros = {
    muteHttpExceptions: true,
    headers: {
      Authorization: 'Bearer ' + ScriptApp.getOAuthToken(),
    }
  }
  var respuesta=UrlFetchApp.fetch(urlNuevo, parametros)
  var blob=respuesta.getAs("application/pdf")
  DriveApp.createFile(blob).setName("Nombre del PDF")
}

Exportar una hoja de Google Sheets como PDF

Esta es una extensión del código anterior

Lo único adicional que debemos hacer es

1. Llamar a la hoja (En nuestro ejemplo va a ser la hoja activa)
2. Traer la ID de la pestaña que queremos exportar
3. Agregar esa id a la url con el parametro “&gid=”

Esto sería lo que agregaríamos

  var hoja=libro.getActiveSheet();
  var idHoja=hoja.getSheetId();
  .
  .
  .
  urlNuevo += "export?exportFormat=pdf" + "&gid=" + idHoja

Quedaría así el código total

function crearPDFPersonalizable() {

  var libro = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var url = libro.getUrl()

  var hoja=libro.getActiveSheet();
  var idHoja=hoja.getSheetId();

  var urlNuevo = url.replace("edit", "") +
     "export?exportFormat=pdf"+
     "&format=pdf"+ //Formato de exportación {pdf}
     "&size=LETTER" + //Tamaño de Papel {LETTER=carta, LEGAL=oficio}
     "&portrait=true" + //Orientación {true=vertical, false=horizontal}
     "&fitw=false" + //Ajustar al ancho {true=ajusta, false=no ajusta}
     "&scale=1" + //Ajustes {1=100%,2=Ancho,3=Alto,4=Página}
     "&gridlines=false" + //Lineas de cuadrícula {true=se muestran. false=no}
     "&fzr=true" + //Encabezados en todas las hojas {true=si, false=no}
     "&fzc=false"+ //Primera columna en todas las hojas {true=si, false=no}
     "&printtitle=true" + //Titulo en parte superior izq {true=si, false=no}
     "&pagenum=CENTER" + //Numeración pie de página {CENTER=si, UNDEFINED =no}
     "&sheetnames=true"+  //Nombre de la hoja superior derecha {true=si, false=no}
     "&top_margin=0.7"+
     "&bottom_margin=0.7"+
     "&left_margin=1"+
     "&right_margin=1" +  //Unidades de margenes, acepta decimales {0 es nada, 2 es mucho}
     "&horizontal_alignment=CENTER"+ //Alineación horizontal {LEFT,CENTER,RIGHT}
     "&vertical_alignment=BOTTOM"+ //Alineación vertical {TOP,MIDDLE,BOTTOM}
     "&printnotes=false" + //Imprimir notas {true=imprime (default), false=no imprime}
     "&pageorder=1" + // Orden si se desborda la tabla {1=Abajo y despues derecha, 2=Al revés}

  urlNuevo += "export?exportFormat=pdf" + "&gid=" + idHoja

  var parametros = {
    muteHttpExceptions: true,
    headers: {
      Authorization: 'Bearer ' + ScriptApp.getOAuthToken(),
    }
  }
  var respuesta=UrlFetchApp.fetch(urlNuevo, parametros)
  var blob=respuesta.getAs("application/pdf")
  DriveApp.createFile(blob).setName("Nombre del PDF")
}

Exportar un rango

Una última cosa que podemos agregar al código anterior es la habilidad de exportar un rango específico. Para esto debemos adicionar lo siguiente:

1. Llamamos el rango deseado, en nuestro caso va a ser el rango activo
2. Extraemos la columna inicial y final, y la fila inicial y final del rango
3. Agregamos estos valores a nuestro url con los parámetros r1,r2,c1 y c2

Esto sería lo que agregaríamos:

  var columnaInicial = rango.getColumn() - 1;
  var filaInicial = rango.getRow() - 1;
  var columnaFinal = rango.getLastColumn();
  var filaFinal = rango.getLastRow();
  .
  .
  .
  urlNuevo += "&r1=" + filaInicial + //Fila de inicio (Ej: 0 es la fila 1)
              "&r2=" + filaFinal + //Fila de fin (Ej: # de la fila final)
              "&c1=" + columnaInicial + //Col de inicio  (Ej: 0 es la columna A)
              "&c2=" + columnaFinal // Col de fin (Ej: 2 es la columna B)

Así quedaría todo el código

function crearPDFPersonalizable() {

  var libro = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet(
  var url = libro.getUrl()

  var hoja=libro.getActiveSheet();
  var idHoja=hoja.getSheetId();

  var columnaInicial = rango.getColumn() - 1;
  var filaInicial = rango.getRow() - 1;
  var columnaFinal = rango.getLastColumn();
  var filaFinal = rango.getLastRow();

  var urlNuevo = url.replace("edit", "") +
     "export?exportFormat=pdf"+
     "&format=pdf"+ //Formato de exportación {pdf}
     "&size=LETTER" + //Tamaño de Papel {LETTER=carta, LEGAL=oficio}
     "&portrait=true" + //Orientación {true=vertical, false=horizontal}
     "&fitw=false" + //Ajustar al ancho {true=ajusta, false=no ajusta}
     "&scale=1" + //Ajustes {1=100%,2=Ancho,3=Alto,4=Página}
     "&gridlines=false" + //Lineas de cuadrícula {true=se muestran. false=no}
     "&fzr=true" + //Encabezados en todas las hojas {true=si, false=no}
     "&fzc=false"+ //Primera columna en todas las hojas {true=si, false=no}
     "&printtitle=true" + //Titulo en parte superior izq {true=si, false=no}
     "&pagenum=CENTER" + //Numeración pie de página {CENTER=si, UNDEFINED =no}
     "&sheetnames=true"+  //Nombre de la hoja superior derecha {true=si, false=no}
     "&top_margin=0.7"+
     "&bottom_margin=0.7"+
     "&left_margin=1"+
     "&right_margin=1" +  //Unidades de margenes, acepta decimales {0 es nada, 2 es mucho}
     "&horizontal_alignment=CENTER"+ //Alineación horizontal {LEFT,CENTER,RIGHT}
     "&vertical_alignment=BOTTOM"+ //Alineación vertical {TOP,MIDDLE,BOTTOM}
     "&printnotes=false" + //Imprimir notas {true=imprime (default), false=no imprime}
     "&pageorder=1" + // Orden si se desborda la tabla {1=Abajo y despues derecha, 2=Al revés}

  urlNuevo += "export?exportFormat=pdf" + "&gid=" + idHoja
  urlNuevo += "&r1=" + filaInicial + //Fila de inicio (Ej: 0 es la fila 1)
              "&r2=" + filaFinal + //Fila de fin (Ej: numero de la fila donde termina el rango)
              "&c1=" + columnaInicial + //Columna de inicio  (Ej: 0 es la columna A)
              "&c2=" + columnaFinal // Columna de fin (Ej: 2 es la columna B)

  var parametros = {
    muteHttpExceptions: true,
    headers: {
      Authorization: 'Bearer ' + ScriptApp.getOAuthToken(),
    }
  }
  var respuesta=UrlFetchApp.fetch(urlNuevo, parametros)
  var blob=respuesta.getAs("application/pdf")
  DriveApp.createFile(blob).setName("Nombre del PDF")
}

Conclusión

Como ves, no es tan difícil crear PDFs desde nuestros Sheets, con un poco de código

Y hasta ahora estamos tocando la punta del iceberg, porque hay muchas más cosas que podemos hacer con nuestras tablas para hacer informes automatizados en PDF