Cómo manejar fechas en Google Sheets

Hoy vemos como Sheets y Excel manejan las fechas y como manipularlas, transformarlas y convertirlas en información relevante para nuestros informes

Como interpreta una fecha sheets

Para Sheets, una fecha es un número con un formato especial

Si escribimos el número 10000 en una celda, y despues vamos a Formato > Número > Fecha, vamos a ver la fecha 18/5/1927.

Sin embargo, como los usuarios casuales no saben esto, no se van a poner a buscar el número correspondiente a una fecha

Simplemente van a tratar de escribir la fecha como se les ocurre.

Aquí algunos ejemplos de como yo escribiría una fecha

• 22/4/2022
• 21/5
• enero 5
• 25-6
• 25-6-22
• enero 5 de 2022

Todas esas formas de escribir las fechas, a excepción de la última, son válidas, y al escribirlas, Sheets las interpreta como una fecha y “detrás de cámaras” las convierte al número de fecha con el formato que el usuario escribió. En particular, las fechas que se escriben sin año, Sheets lo interpreta como que son del año actual.

Como insertar una fecha

Aparte de las anteriores maneras, todas válidas, a continuación algunos trucos para insertar fechas

Con Ctrl + ‘ , pueden insertar la fecha de hoy rápidamente

Si ya hay una fecha en la celda y solo quieren modificarla, pueden dar doble clic y les aparecerá un calendario que fácilmente permite escoger una nueva fecha

Formulas para insertar fechas

Hay muchas funciones que nos permiten insertar fechas. Aquí les muestro algunas de las más usadas

HOY() – Inserta la fecha actual. Cada día se actualizará con el día actual

AHORA() – Devuelve la fecha y hora actuales, cada vez que haya un cambio en la hoja o que la volvemos a abrir, se actualizará con la fecha, hora y minutos actuales.

FECHA(año,mes,día) – Devuelve una fecha recibiendo tres argumentos numéricos: el día, el mes y el año.

Google Apps Script – También podemos usar una macro para incluir un timestamp o registro de fecha automático. Aquí les dejo el tutorial de como hacerlo.

Operaciones básicas de fechas

Al ser esencialmente números, yo puedo hacer operaciones básicas numéricas con mis fechas. A continuación algunas de las operaciones más comunes:

Sumar días: Yo puedo sumarle un número entero a cualquier fecha para saber que fecha será en 5,10 o 100 días. Ejemplo: FECHA(2022;4;10)+5 me resultará en el 15 de abril

Restar días: Así mismo, puedo restar un número exacto para saber que fecha era 3, 7 o 21 días antes de mi referencia. Ejemplo: FECHA(2022;4;10)-5 me resultará en el 15 de abril

Diferencia entre fechas: También podemos saber los días que hay entre dos fechas, solo restándolas. Ejemplo: =FECHA(2022;4;10)-FECHA(2022;4;5) resultará en 5.

Funciones de extracción

A partir de una fecha, yo puedo extraer datos específicos que me puedan servir. A continuación algunos ejemplos muy usados:

AÑO(fecha): Devuelve el año de una fecha como un valor numérico

MES(fecha): Devuelve el mes de una fecha como un valor numérico

SEMANA(fecha): Devuelve el número de la semana de una fecha como un valor numérico

DIASEM(fecha): Devuelve el número del día de la semana como un valor numérico

TEXTO: Me permite devolver el nombre del mes, el nombre del día, e inclusive, personalizar lo que quiero, por ejemplo, quiero que me devuelva algo así como “martes 24 de enero”, lo puedo hace con TEXTO

Otras funciones

Existen muchas más funciones para manipular, extraer o hacer operaciones entre fechas. A continuación algunas de ellas:

• TO_DATE
• FECHA
• DIAS ENTRE

Formateando Fechas

Sin importar de que manera se ingresen las fechas, podemos “decirle” a Google Sheets como queremos que muestre nuestras fechas. Esto se realiza a través de los formatos.

Por ejemplo, puedo querer ver la fecha separada por guiones, o separada por barras, o con espacios, o solo ver el mes y el año.

Todo esto y mucho más lo puedo solucionar con los formatos

Para formatear una fecha, seguimos los siguientes pasos:

• Escogemos la celda o celdas que contienen (o contendrán) las fechas.
• Vamos al menú Formato y buscamos la opción Número.
• Si buscamos la opción Fecha, nos trae el formato más común para mostrar las fechas (26/9/2008)
• Pero, si seguimos buscando, llegaremos a una opción que dice “Fecha y horas personalizadas”
• Esto nos abre una ventana donde fácilmente y de manera muy visual puedo escoger como mostrar mis fechas. Tengo muchos ejemplos, para escoger, pero si ninguno me satisface, puedo armar el formato de fecha tal como yo quiera, incluyendo lo que quiera y en el orden que quiera

Conclusión

Las fechas son de los elementos que más vamos a usar en Sheets o en Excel, por eso aprender a usarlas debería ser una de nuestras primeras tareas al comenzar nuestro camino en hojas de cálculo.

Como se pudieron dar cuenta hay muchas cosas que podemos hacer con las fechas, desde insertarlas fácilmente, hacer cálculos entre ellas, extraer el mes, el año o la semana, y mostrarlas como yo quiera usando funciones o formatos.

Ahora ustedes, cuentenme ¿Que problemas han tenido con las fechas en sus proyectos?