Siempre hablamos de filtrar filas por alguna condición, pero muy poco se habla de filtrar columnas. Hoy vamos a ver varios métodos para “filtrar” u ocultar columnas de nuestras tablas de Google Sheets, sin necesidad de usar código
Aquí les dejo el video de este tema, por si lo prefieren
Filtrar vs ocultar
Cuando nos referimos a filtrar, normalmente hablamos de filas, y hablamos de tener una condición o de poder escoger por valores las filas que queremos filtrar. En este caso como no vamos a tener valores (Eso lo podemos hacer con código, y lo dejo para otro artículo), podemos referirnos de manera intercambiable a filtrar u ocultar.
Método 1: Ocultar columnas
La manera más fácil de filtrar columnas, es con la funcionalidad de ocultar que se habilita al seleccionar una o varias columnas.
Una columna
Si solo queremos ocultar una columna, es tan sencillo como seguir estos pasos:
- Selecionar la columna dando clic en la la letra de la columna (o seleccionando una celda de la columna y presionando Ctrl + Espacio)
- Clic derecho (Podemos evitar el paso 1, dando clic derecho directamente sobre la letra)
- Escoger la opción “Ocultar columna” (Alternativamente podemos ir al icono de lupa ubicado en la esquina superior izquierda y escribir “ocultar”, para que aparezca rápidamente la opción de Ocultar columna)
Varias columnas seguidas
Si queremos ocultar varias columnas consecutivas, los pasos van a ser muy similares, pero podemos usar varios métodos para seleccionar las columnas
Método 1. Dar clic en la primera columna, dejar presionado el ratón e ir hasta la última columna deseada
Método 2. Seleccionar la primera columna, presionar Shift y dar clic en la última columna de la selección
Método 3. Seleccionar la primera columna. Presionar shift, y mientras se deja presionado, ir avanzando con las flechas (derecha o izquierda) para escoger más columnas
Varias columnas que puede que no estén seguidas
Al igual que los otros casos, lo único que cambia de los métodos anteriores, es la manera en que se seleccionan las columnas
En este caso, se debe seleccionar la primera columna, dejar presionado Ctrl e ir seleccionando con el ratón las demás columnas, que pueden ser individuales o grupos (para grupos, se presiona el mouse sobre la primera columna del grupo y sin dejar de presionar se va hasta la última).
Una vez seleccionadas, damos clic derecho (sobre cualquiera de las celdas seleccionadas) y buscamos la opción “Ocultar columnas”
Método 2: Agrupar columnas
Una alternativa interesante a ocultar columnas es agruparlas. Es parecido, con la diferencia que las agrupamos bajo un mismo “botón”, y a futuro nos permite rápidamente “plegar” y “desplegar” el grupo. En otras palabras, “recuerda” lo que se oculto, mientras que al ocultar como vimos antes, no se acuerda las columnas que se ocultaron
Este método funciona muy bien si las columnas tienen alguna relación entre si. Por ejemplo, si tengo 5 campos referentes a los datos de un cliente (nombre, teléfono, email, dirección, edad), puedo agruparlos.
Al agrupar, un botón de más aparece encima, lo que me permite esconder o mostrar el grupo.
Para agrupar columnas, seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar por lo menos dos columnas seguidas (La B y la C, por ejemplo) usando el método de selección de columnas seguidas que vimos al ocultar
- USar algunos de los siguientes métodos para agrupar
- Opción 1
- Damos clic derecho
- Vamos a la opción “Ver más acciones de columna” > “Agrupar columnas B-C” (Que cambiará dependiendo de las columnas escogidas)
- Opción 2
- Del menú de opciones vamos a “Ver” > “Grupo” > “Agrupar”
- Opción 3
- Usar la combinación de teclado Alt + Shift + -> (flecha derecha)
- Opción 4
- En la lupa ubicada en la esquina superior izquierda, empezar a escribir “Agrupa…” para obtener acceso rápido a la opción de Ocultar columnas
- Opción 1
Una cosa a tener en cuenta al agrupar es que si escogemos por ejemplo las columnas B a D y las agrupamos, va a esconder toda la selección (en nuestro ejemplo, la B), y el botón de mostrar queda encima de la columna a la izquierda de la selección (en nuestro caso la A). En otras palabras, esta columna adyacente, es como “el padre” del grupo. Dado lo anterior, no podemos agrupar una selección de columnas que empiece en la columna A.
Lo bueno de estos dos métodos (ocultar y agrupar) es que no necesito crear hojas adicionales, y por tanto puedo seguir ediatndo los datos sin ningún problema.
Los siguientes métodos que veremos implican “hacer una copia” de la tabla, por lo tanto no podremos hacer modificaciones en las tablas. Funcionan muy bien como consulta
Método 3: Arreglos
Una gran manera de ocultar columnas es creando nuevas tablas donde podemos personalizar como queramos que columnas y que filas queremos ver, e inclusive, agregar nuevas columnas.
Hay varias formas de hacer esto. La más sencilla es usar los “Array Literals” o arreglos, que no es mas que rangos que estan dentro de corchetes.
Estos se construyen igual que cualquier fórmula pero se caracterizan por estar dentro de corchetes (Ejemplo ={A2:C}
Lo interesante de los arreglos es que podemos “concatenar” filas o columnas de manera muy flexible. Para concatenar columnas vamos a usar el operador \ (o en algunos países, el operador , (coma)).
Por ejemplo digamos que tengo una tabla de 3 columnas (A:C), y quiero solo ver la A y luego la C, sería tan sencillo como ={A:A\C:C}
De esta manera puedo crear arreglos mas complejos donde me salte columnas o reordene columnas de la manera que yo quiera.
Método 4: Función CHOOSECOLS
La función CHOOSECOLS es parte de la nueva generación de funciones de Sheets que nos permiten trabajar con arreglos y rangos de manera mas sencilla
En este caso es tan simple como darle el rango y decirle que columnas queremos ver de ese rango
Para el ejemplo que venimos trabajando, lo haríamos con CHOOSECOLS así
=CHOOSECOLS(A:C;1;3)
Mucho más sencillo, y sin tener que “enredarnos” con los corchetes y operadores raros que a veces nos confunden más.
Método 5: Función QUERY
Por más de que CHOOSECOLS sea una forma rápida y fácil de lograr esta sencilla tarea, hay una función mucho más poderosa que nos permite hacer muchas más cosas. Si lo que quieren es simplemente esconder un par de columnas de una tabla pequeña, CHOOSECOLS es la opción, pero si después van a querer ordenar, o también filtrar por filas, o si tienen muchas columnas y no quieren tener que contar a ver que número de columna es la AA (la 27 para los curiosos), les recomiendo probar con QUERY.
QUERY es una función bien avanzada como para explicar en un par de párrafos, para eso les dejo una lista de reproducción de mi canal de Yotube que creo hará un mejor trabajo. Si nunca la han escuchado, es una función que me permite reorganizar y resumir tablas
En nuestro caso puntual, así quedaría con la función QUERY
=QUERY(A:C;”SELECT A,C”)
Como pueden ver, no me tengo que preocupar por el número de las columnas, sino que puedo decirle las letras de las columnas que quiero.
Conclusión
Seguramente hay más maneras de ocultar o filtrar columnas, particularmente si trabajamos código (Cuña: Tengo un curso en la academia donde creamos un sistema muy interesante de ocultar columnas y filas con Google Apps Script), pero con las 5 que vimos hoy ya tienen un espectro de posibilidades que espero se pueda adaptar a su situación específica
