Hoy les cuento como guarda los archivos Google Sheets y la diferencia con como los guarda Microsoft Excel
Nota: Tengan en cuenta que cuando me refiero a Excel, hablo de la versión tradicional de Excel que está en nuestros computadores instalados, y no de los intentos de parecerse a Sheets con las versiones online 365. La verdad es que no las conozco lo suficiente para hacer una evaluación objetiva.
Pueden ver este artículo en formato de video a continuación
Cómo se guardan archivos de la manera tradicional
No me voy a extender mucho. Todos guardamos múltiples veces en todas nuestras aplicaciones. El proceso consiste en almacenar en alguna parte (Sea nube o disco duro) las actualizaciones de un archivo.
Guardar implica la habilidad de «parar» de trabajar en nuestro archivo, para despues retomarlo, o compartirlo, o imprimirlo, o mostrarlo, sin perder los cambios hechos
Guardar en Excel y otras hojas de cálculo que no son Sheets
En Excel de escritorio, el guardado es como en cualquier software tradicional «antes de la nube». Es un guardado manual. Es decir, que yo decido cada vez que voy a guardar, y presiono un botón cuando decido hacerlo (esta parte de decidirlo es crucial).
Ventajas
- La ventaja principal de esta forma de guardar es que yo escojo cuando quiero guardar, sin necesidad de guardar una infinidad de cambios.
- Lo anterior implica que a veces puedo trabajar en un archivo o documento, y no querer guardar nada, ya que «la embarré», o «la cagué» (cometí muchos errores, descuadré las fórmulas, etc). Entonces, es cuestión de simplemente cerrar sin guardar y ya está.
Desventajas
- La principal desventaja la sufrimos muchos «early milennials» cuando llevábamos trabajando mucho tiempo, no guardábamos, y el computador se trababa, o se iba la luz. Nunca guardamos y perdimos todo el trabajo. Todavía se de personas a las que les pasa
- Por otro lado, a veces nos puede pasar lo contrario de «embarrarla», y es que cometemos algún error, y guardamos sin quererlo. Si no hemos hecho backups, nos puede implicar serios reprocesos.
Guardar en Google Sheets
Guardar en Google Sheets es un poco distinto. Aquí pueden ver cómo guardar en Google Sheets.
La gran diferencia es que no van a encontrar un botón que diga «Guardar»
La razón es que Google Sheets tiene la funcionalidad de «autoguardado» por defecto (y no se puede cambiar).
Es decir que cada vez ue hacemos un cambio, Sheets guarda automáticamente.
Al igual que en Excel esto tiene sus pros y sus contras.
Pero antes de ir a ellos debemos explicar que el autoguardado de Sheets va obligatoriamente vinculado a otra funcionalidad exclusiva de Google y es el historial de versiones.
Historial de Versiones
El historial de versiones de Google Sheets es una forma de poder retroceder si hicimos cambios que no queramos guardar.
También es una forma de «devolvernos en el tiempo a la versión del archivo de hace una semana, donde quiero ver los cambios de ese momento.
Ventajas
- La principal ventaja es que no tengo que preocuparme de estar guardando. Esto es difícil para los que ya nos acostumbramos a esto, pero al mismo tiempo es una gran liberación.
- Otra ventaja es que hace más fácil la «ubiquidad», es decir poder trabajar primero desde la casa, después desde la oficina, despues desde el celular, etc, y siempre con la versión más actualizada. Hay que tener en cuenta que esta ventaja la podemos tener en excel si tenemos un sistema de almacenamiento de archivos en la nube como Drive, Dropbox o OneDrive, pero igual tenemos que guardar antes de que se sincronice.
- Siempre va a quedar el historial de archivos, y no tengo que estar guardando versiones de respaldo «por si acaso». Me acuerdo cuando hacía mi trabajo de grado en la universidad haber llegado a la versión «41 esta si es final final»
- Cuando tenemos archivos compartidos, nos podemos olvidar de la vieja práctica de estar enviando por mail cada vez que hay un nuevo cambio, simplemente cada persona vuelve a entrar al archivo y podrá ver los últimos cambios. Esto hace el trabajo en equipo muchísimo más fácil. Aquí pueden ver más de compartir en Google Sheets.
Desventajas
- La gran desventaja es que no elijo cuando guardar, entonces si tuve errores que no quiero guardar, no hay nada que hacer. Esto se compensa con el Historial de Versiones ya mencionado.
- Cuando tenemos archivos compartidos, y alguien hace cambios, quedan automaticamente guardados, aumentando la posibilidad de que otros «dalen» los archivos (con o sin intención). Otra vez esto se puede deshacer, usando el Historial de Versioñnes.
Como ven, el ganador no es tan claro, y depende un poco más de su conveniencia. Personalmente, a mi que se me olvida todo, me parece que el «autoguardado» es el mejor invento desde el velcro. Prefiero tener que «devolverme» si algo pasa, a no tener ninguna posibilidad de recuperar mi trabajo si pasa algún evento infortunado. Pero habrá personas que preferirán depender de su habilidad de guardar sus archivos.
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