Compartir un archivo en Google Sheets

Compartir archivos en Google Sheets
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En esta entrada veremos una de las funcionalidades más útiles y usadas de Google Sheets: la habilidad de compartir mis hojas de cálculo con una o más personas para hacer más eficiente la colaboración (en tiempo real o no).

¿Qué es compartir una Hoja de Cálculo?

Compartir una hoja de calculo es darle acceso a una o mas personas para que puedan ver y/o editarla.

Lo interesante es que es colaboración en tiempo real, es decir que si yo comparto con alguien, esta persona puede ver en tiempo real todos los cambios que hago a la misma.

¿Que maneras de compartir existen?

Compartir puede implicar varias cosas y Sheets nos da algunas opciones. Estas son algunas de ellas:

  1. Compartir la edición implica que más personas aparte de mi pueden editar y ver mis cambios.
  2. Compartir puede implicar que mi jefe o algún colaborador vea el archivo pero no lo pueda editar, pero si lo pueda comentar.
  3. Compartir puede implicar que clientes o terceros vean mis hojas de calculo pero no puedan editar ni comenta

¿Cómo acceder al panel de compartir?

Aparte de lo útil, compartir archivos de Google es muy fácil y se puede hacer de varias maneras. Aquí algunas de ellas:

  1. Desde dentro del archivo de Sheets
    1. Con el gran botón verde que dice «Compartir»
    2. Desde la barra de herramientas vamos a «Archivo» > «Compartir»
  2. Desde Google Drive, seleccionamos el archivo y:
    1. Con la opción de compartir en la barra de herramientas
    2. Dando click derecho sobre el archivo e ir a la opción de «Compartir»

El panel de opciones para compartir

Una vez accedemos a compartir por alguna de las opciones mencionadas, tenemos una variedad de opciones. Aquí van las básicas:

Hay dos opciones básicas de compartir:

  1. Voy escribiendo los correos de las personas específicas con las que quiero compartir y le doy «Listo». Esto hace que les llegue un mail a esas personas donde pueden acceder al archivo
  2. Doy click en «Obtener vínculo para compartir». Esto hace que pueda yo escribir un mail a muchas personas con el enlace, y todas puedan acceder, sin tener que «invitarlas» o autorizarlas una por una

Ya vimos que tenemos distintos «modos» de compartir: Ver, editar o comentar.

En este mismo panel, sin importar la opción que escojamos (por vínculo por usuarios específicos), podemos «autorizar» cualquiera de los 3 modos.

¿Cómo acceden las otras personas a lo que les comparto?

Simplemente dando click sobre el link, o sobre el mail que llega automáticamente cuando a alguien le comparten un archivo, ya pueden acceder, sin tener que saber nada de Google Drive.

Sin embargo, si las personas manejan drive, pueden acceder a todos sus archivos compartidos desde la opción «Compartidos conmigo»

Como ven, compartir es extremadamente útil y extremadamente fácil y es una de las características que nos hace querer tanto este software.

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Respuestas

  1. Avatar de Pere Puig
    Pere Puig

    Hola!
    Hace mucho que trabajo con Google Sheets y he ido aprendiendo de forma autodidacta y buscando por Internet todo lo que no sabía hacer.
    Hace unas semanas caí por casualidad en esta web y la encontré muy útil, muy bien explicada y muy completa, así que ya la tengo en mis Favoritos para usarla en mi día a día.
    Actualmente tengo un problema sin solución:
    Tengo una tabla de Google Sheets con muchos datos que quiero enviar a varias personas para que los acaben de rellenar. Son datos confidenciales y cada persona no debe ver los del resto, así que los he separado en diferentes hojas dentro del mismo documento.
    ¿Hay alguna forma de poder compartir únicamente una única hoja del documento con un solo usuario, otra solo con otro, y así sucesivamente, de forma que ningún usuario tenga permiso para ver el resto de hojas?
    La única solución que he encontrado es creando un documento nuevo y hacer un ‘IMPORTRANGE’, pero necesito que los usuarios puedan añadir información que falta en las tablas, no solo visualizarla. Y sería muy tedioso crear un documento nuevo único para cada usuario, ya que son unos cuantos y después tengo que unirlo todo en una misma tabla (la tabla origen) en el documento inicial.
    No sé si mediante Scripts se podría hacer, pero no he sabido encontrarlo por ninguna parte.
    Muchas gracias de antemano.
    Saludos cordiales.

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola!

      Creo que entiendo lo que quieres hacer.

      Voy a hacer un video de algo similar y lo publico y me cuentas

      Un gran saludo!

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