En esta entrada veremos una de las funcionalidades más útiles y usadas de Google Sheets: la habilidad de compartir mis hojas de cálculo con una o más personas para hacer más eficiente la colaboración (en tiempo real o no).
¿Qué es compartir una Hoja de Cálculo?
Compartir una hoja de calculo es darle acceso a una o mas personas para que puedan ver y/o editarla.
Lo interesante es que es colaboración en tiempo real, es decir que si yo comparto con alguien, esta persona puede ver en tiempo real todos los cambios que hago a la misma.
¿Que maneras de compartir existen?
Compartir puede implicar varias cosas y Sheets nos da algunas opciones. Estas son algunas de ellas:
- Compartir la edición implica que más personas aparte de mi pueden editar y ver mis cambios.
- Compartir puede implicar que mi jefe o algún colaborador vea el archivo pero no lo pueda editar, pero si lo pueda comentar.
- Compartir puede implicar que clientes o terceros vean mis hojas de calculo pero no puedan editar ni comenta
¿Cómo acceder al panel de compartir?
Aparte de lo útil, compartir archivos de Google es muy fácil y se puede hacer de varias maneras. Aquí algunas de ellas:
- Desde dentro del archivo de Sheets
- Con el gran botón verde que dice «Compartir»
- Desde la barra de herramientas vamos a «Archivo» > «Compartir»
- Desde Google Drive, seleccionamos el archivo y:
- Con la opción de compartir en la barra de herramientas
- Dando click derecho sobre el archivo e ir a la opción de «Compartir»
El panel de opciones para compartir
Una vez accedemos a compartir por alguna de las opciones mencionadas, tenemos una variedad de opciones. Aquí van las básicas:
Hay dos opciones básicas de compartir:
- Voy escribiendo los correos de las personas específicas con las que quiero compartir y le doy «Listo». Esto hace que les llegue un mail a esas personas donde pueden acceder al archivo
- Doy click en «Obtener vínculo para compartir». Esto hace que pueda yo escribir un mail a muchas personas con el enlace, y todas puedan acceder, sin tener que «invitarlas» o autorizarlas una por una
Ya vimos que tenemos distintos «modos» de compartir: Ver, editar o comentar.
En este mismo panel, sin importar la opción que escojamos (por vínculo por usuarios específicos), podemos «autorizar» cualquiera de los 3 modos.
¿Cómo acceden las otras personas a lo que les comparto?
Simplemente dando click sobre el link, o sobre el mail que llega automáticamente cuando a alguien le comparten un archivo, ya pueden acceder, sin tener que saber nada de Google Drive.
Sin embargo, si las personas manejan drive, pueden acceder a todos sus archivos compartidos desde la opción «Compartidos conmigo»
Como ven, compartir es extremadamente útil y extremadamente fácil y es una de las características que nos hace querer tanto este software.
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2 comentarios en “Compartir un archivo en Google Sheets”