Todo acerca de los comentarios en Google Sheets

Comentar en Google Sheets
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En este artículo hablamos de los comentarios en Google Sheets. Como incluirlos, como verlos, como editarlos, y mucho más.

Por que incluir comentarios en Google Sheets

Una de las principales caracteristicas de Google Sheets es la habilidad del trabajo colaborativo en tiempo real.

Esto hace aun mas vital la importancia de métodos de comunicación con los otros colaboradores.

Vamos a ver todas las maneras de comentar nuestro documento sea para nosotros mismos o con nuestros colaboradores, estudiantes o clientes.

Permisos

Antes de ver los tipos de comentarios, debemos saber que hay distintos tipos de usuarios en nuestras hojas de cálculo

Cuando uno comparte un archivo, hay 3 tipos de permisos:

  • Edición
  • Comentarios
  • Ver

En edición, los colaboradores pueden editar el documento y hacer comentarios, notas, responder y demás

En «Comentarios», los colaboradores no pueden editar los datos, pero si pueden hacer comentarios.

En «Ver», los colaboradores solo pueden ver el documento, sin comentar.

Notas

Las notas son la forma más fácil de adicionar algun comentario sobre una celda. Puede ser algun comentario sobre la formula, los supuestos, la fuente, etc.

Las notas solo se pueden editar en modo «Edición» pero se pueden ver en cualquier modo.

Comentarios

Si lo que queremos es dejar una anotación que cualquiera pueda ver es mejor hacerlo con notas.

Si, por el contrario queremos dejar un comentario para otra persona que este editando o nuestro jefe, pueden ser sugerencias, correcciones o más, entonces lo mejor son los comentarios.

Empecemos con el clásico comentario que tambien encontramos en Excel

Simplemente nos paramos sobre una celda, y hacemos alguna de estas 3 cosas:

  • Click derecho y «Comentario»
  • Menu > Insertar > Comentario
  • Damos click en el botón que tiene un +, en la barra de herramientas
  • Presionamos Ctrl + Alt + M
  • Damos click en el botón superior derecho con tres lineas, y despues en «Comentar»

Aqui podemos escribir lo que queramos acerca de la celda, y le damos click en el boton de «comentar»

Podemos identificar que una celda tiene un comentario, por que aparece una pequeña flecha amarilla en la esquina superior derecha de la celda

Cuando nos movemos encima de la celda nos aparecerá el comentario

Modificar, resolver o eliminar comentarios

Una vez «parados» sobre la celda, podemos seleccionar el comentario y hacer varias cosas

Responder

Si damos click en el campo «Responder…» podemos escribir una respuesta a ese comentario, para hacer una especie de cadena.

Despues si quiero puedo volver a responder, o alguien más puede responder sobre mi comentario o sobre alguna de las otras respuestas

Una vez alguien respondo, queda en el «historial de comentarios» de esa celda, y queda registrado la fecha y el usuario que hizo el comentario, como en cualquier red social.

Aparte de responder, también puedo modificar o eliminar alguno de mis comentarios. No puedo modificar o eliminar los comentarios de otro usuario o colaborador.

Eliminar comentario

Aparte de responder, también puedo modificar o eliminar alguno de mis comentarios. No puedo modificar o eliminar los comentarios de otro usuario o colaborador.

Si el comentario inicial lo hice yo, doy click en los tres puntos de la esquina superior del comentario y le doy click en Eliminar. Después me aparece un cuadro de diálogo para confirmar y elimino todo el comentario con cualquier respuesta que pueda tener.

Eliminar respuesta

Simplemente damos click en los tres puntos en la esquina superior de uno de mis comentarios o respuestas y escogemos eliminar para que lo quite de la cadena

Modifcar comentario o respuesta

Tambien puedo editar lo que escribí en algun comentario, pero solo si el comentario o respuesta es mia.

Recuerden que no puedo modificar o eliminar comentarios de otros, pero lo que si puedo hacer es eliminar un comentario mio, así tenga respuestas de otros.

Resolver comentarios

Lo último que puedo hacer con un comentario es resolverlos.

Simplemente doy click en «Resolver» a un comentario, así lo haya iniciado yo u otro colaborador.

Una vez resuelva un comentario, ya no va a aparecer el aviso en la celda.

Historial de comentarios

Hay una forma de ver todos los comentarios de un documento, y es mediante el historial de comentarios.

Para acceder, damos click en el boton superior derecho tipo «hamburguesa»

En este historial puedo ver todos los comentarios con sus respuestas.

Si damos click en el comentario, nos lleva a la celda sobre la cual se hizo.

Desde este historial también puedo responder, eliminar o resolver comentarios.

Reabrir comentarios

Algo adicional que solo podemos hacer desde este historial es reabrir comentarios que ya se habían resuelto. Cualquier comentario se puede reabrir menos los eliminados

Chat

Por último, hay otra forma de comunicarse con los colaboradores que tienen acceso a la base, sin importar el modo.

Entonces cuando tenemos comentarios generales del documento, y no sobre una celda especifica, el chat puede ser una buena manera de hacer una discusión sobre elementos de la hoja.

Conclusión

Como ven, aunque parecen simples, los comentarios tienen varias opciones, y dependiendo de lo que quieran lograr pueden preferir usar las notas, los chats, los comentarios.

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Respuestas

  1. Avatar de Jokis202
    Jokis202

    ¿Cómo puedo borrar todos los comentarios resueltos? Es un file donde hemos dejado varios comments y ahora no nos deja dejar más y se bloquea. Pero no puedo crear un nuevo file, porque se alimenta de un form.

    ¿Alguien me puede ayudar?

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola!
      No los puedes eliminar?
      Deben ser muchísimos comentarios para que no te deje poner más
      Saludos!

  2. Avatar de mariano
    mariano

    Hola, hasta ahce una semana podiamos compartir los comietarios y les llegaba a las personas que lo haciamos un mail, ahora no llegan los mails, sabiras el motivo?

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola MAriano

      Al fin se te arregló el problema?

      Saludos!

  3. Avatar de Pau
    Pau

    Hola! Saben si hay alguna herramienta q te baje/agrupe los comentarios o asignaciones para hacer un seguimiento de pendientes?

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola!

      Creo que con GAS no se puede acceder a los comentarios, pero si a las notas, por ahí se podría hacer algo

      Saludos!

  4. Avatar de Alejandro
    Alejandro

    Juan muy buenas tus publicaciones pero tengo una duda,

    Sabes como hacer un comentario colocando el @ del correo de la otra persona y que le llegue al correo la notificación como cuando se hace manual pero haciéndolo en apps script de forma automática cuando se cambie una celda o enviar un correo con apps script y que le llegue el enlace del sheets y cuando le de lo dirija a la celda donde se le comento con el @.

    te agradecería mucho Crack!

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola Alejandro

      Interesante

      Hasta donde se, no hay mucho que se pueda hacer desde el código para comentarios, pero investigo

      Saludos!

  5. Avatar de Conchi
    Conchi

    Hola, buenas tardes!
    Quería preguntar si, además del Historial de Comentarios, existe el historial de Notas, para no tener que ir a buscar una por una y poderlas copiar todas a otro documento.

    Muchas gracias!

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola

      Hasta donde se, no se puede

      De pronto lo podríamos hacer con código

      Un gran saludo!

  6. Avatar de Inés
    Inés

    Hola! copie un archivo de un drive a otro y todo lo que era COMENTARIO se transformo en NOTA. Hay alguna manera de transformarlas todas en comentarios nuevamente? es un archivo mio solamente y quiero que los cometarios esten siempre disponibles y faciles de ver. Gracias

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola Inés

      Hasta donde se, los comentarios no se pueden pasar a otros archivos

      Saludos!

  7. Avatar de Roxana Hernández
    Roxana Hernández

    Hola buenas tardes, si hago una copia de un documento que tiene comentarios y no quedan los comentarios, como hago para que queden en la nueva copia.
    Me orientas por favor.
    Muchas gracias

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola Roxana

      Hasta donde se, no se puede

      Lo que te recomiendo es que uses Notas en vez de comentarios si quieres que se mantengan

      Un gran saludo!

  8. Avatar de ROGER

    Hola, se pueden importar en un archivo excel los comentarios o notas inscritas en una hoja de calculo?

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola Roger

      Yo creo que las notas se podrían con un código con getNote() o getNotes()

      No estoy seguro si los comentarios

      Un gran saludo!

  9. Avatar de Federico
    Federico

    Hola!

    Se puede lograr mediante código que copies la celda con su comentario y lo pegues en otra celda de otra hoja?

    Saludos!

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola Federico

      No estoy seguro si con los comentarios, pero con las notas si funciona

      Saludos!

  10. Avatar de Leandro
    Leandro

    Hay forma de ubicar un comentario específico son recorrer toda la hoja?
    En la pestaña de la hija veo que tengo un comentario sin resolver, pero la cantidad de datos es muy grande como para recorrer todo. Existe alguna forma más sencilla? Desde ya muchas gracias

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola Leandro

      Para eso esta el panel de comentarios a la derecha, para que no tengas que bajar hasta la celda

      Un gran saludo!

      1. Avatar de Joan Avalos
        Joan Avalos

        De igual manera necesito saber en que celda se encuentra, ya que necesito saber a que fila pertenece el comentario.

        1. Avatar de jsguzmanb
          jsguzmanb

          Hola Joan,

          Si le das clic al comentario te lleva a la celda, pero no hay ningun texto que te diga cual celda es

          Saludos!

  11. Avatar de Mario
    Mario

    Buenas tardes,

    Hay alguna forma rápida de poder copiar un comentario en varias celdas?

    Gracias.

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola!

      No se puede

      Tanto los comentarios como las notas se copian si copias toda la celda, pero no se puede solo copiar la nota o el comentario

      Al menos de que hagamos un código

      Saludos!

  12. Avatar de Hernan Gomez
    Hernan Gomez

    Buenas tardes, es posible copiar una celda con comentarios y notas, y que cuando se pegue en otra hoja de calculo quede pegada con los comentarios?

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola Hernan.

      Gracias por escribir

      Las notas sí. Desafortunadamente solo se copian si copias y pegas la celda entera (Ctrl C y Ctrl V). No existe un pegado especial solo para notas.

      Los comentarios son una propiedad de cada archivo y son por naturaleza temporales, por lo que no se pueden copiar.

      Espero te sirva.

      Saludos!

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