Todo acerca de los comentarios en Google Sheets

En este artículo hablamos de los comentarios en Google Sheets. Como incluirlos, como verlos, como editarlos, y mucho más.

Por que incluir comentarios en Google Sheets

Una de las principales caracteristicas de Google Sheets es la habilidad del trabajo colaborativo en tiempo real.

Esto hace aun mas vital la importancia de métodos de comunicación con los otros colaboradores.

Vamos a ver todas las maneras de comentar nuestro documento sea para nosotros mismos o con nuestros colaboradores, estudiantes o clientes.

Permisos

Antes de ver los tipos de comentarios, debemos saber que hay distintos tipos de usuarios en nuestras hojas de cálculo

Cuando uno comparte un archivo, hay 3 tipos de permisos:

• Edición
• Comentarios
• Ver

En edición, los colaboradores pueden editar el documento y hacer comentarios, notas, responder y demás

En «Comentarios», los colaboradores no pueden editar los datos, pero si pueden hacer comentarios.

En «Ver», los colaboradores solo pueden ver el documento, sin comentar.

Notas

Las notas son la forma más fácil de adicionar algun comentario sobre una celda. Puede ser algun comentario sobre la formula, los supuestos, la fuente, etc.

Las notas solo se pueden editar en modo «Edición» pero se pueden ver en cualquier modo.

Comentarios

Si lo que queremos es dejar una anotación que cualquiera pueda ver es mejor hacerlo con notas.

Si, por el contrario queremos dejar un comentario para otra persona que este editando o nuestro jefe, pueden ser sugerencias, correcciones o más, entonces lo mejor son los comentarios.

Empecemos con el clásico comentario que tambien encontramos en Excel

Simplemente nos paramos sobre una celda, y hacemos alguna de estas 3 cosas:

• Click derecho y «Comentario»

• Menu > Insertar > Comentario

• Damos click en el botón que tiene un +, en la barra de herramientas

• Presionamos Ctrl + Alt + M
• Damos click en el botón superior derecho con tres lineas, y despues en «Comentar»

Aqui podemos escribir lo que queramos acerca de la celda, y le damos click en el boton de «comentar»

Podemos identificar que una celda tiene un comentario, por que aparece una pequeña flecha amarilla en la esquina superior derecha de la celda

Cuando nos movemos encima de la celda nos aparecerá el comentario

Modificar, resolver o eliminar comentarios

Una vez «parados» sobre la celda, podemos seleccionar el comentario y hacer varias cosas

Responder

Si damos click en el campo «Responder…» podemos escribir una respuesta a ese comentario, para hacer una especie de cadena.

Despues si quiero puedo volver a responder, o alguien más puede responder sobre mi comentario o sobre alguna de las otras respuestas

Una vez alguien respondo, queda en el «historial de comentarios» de esa celda, y queda registrado la fecha y el usuario que hizo el comentario, como en cualquier red social.

Aparte de responder, también puedo modificar o eliminar alguno de mis comentarios. No puedo modificar o eliminar los comentarios de otro usuario o colaborador.

Eliminar comentario

Aparte de responder, también puedo modificar o eliminar alguno de mis comentarios. No puedo modificar o eliminar los comentarios de otro usuario o colaborador.

Si el comentario inicial lo hice yo, doy click en los tres puntos de la esquina superior del comentario y le doy click en Eliminar. Después me aparece un cuadro de diálogo para confirmar y elimino todo el comentario con cualquier respuesta que pueda tener.

Eliminar respuesta

Simplemente damos click en los tres puntos en la esquina superior de uno de mis comentarios o respuestas y escogemos eliminar para que lo quite de la cadena

Modifcar comentario o respuesta

Tambien puedo editar lo que escribí en algun comentario, pero solo si el comentario o respuesta es mia.

Recuerden que no puedo modificar o eliminar comentarios de otros, pero lo que si puedo hacer es eliminar un comentario mio, así tenga respuestas de otros.

Resolver comentarios

Lo último que puedo hacer con un comentario es resolverlos.

Simplemente doy click en «Resolver» a un comentario, así lo haya iniciado yo u otro colaborador.

Una vez resuelva un comentario, ya no va a aparecer el aviso en la celda.

Historial de comentarios

Hay una forma de ver todos los comentarios de un documento, y es mediante el historial de comentarios.

Para acceder, damos click en el boton superior derecho tipo «hamburguesa»

En este historial puedo ver todos los comentarios con sus respuestas.

Si damos click en el comentario, nos lleva a la celda sobre la cual se hizo.

Desde este historial también puedo responder, eliminar o resolver comentarios.

Reabrir comentarios

Algo adicional que solo podemos hacer desde este historial es reabrir comentarios que ya se habían resuelto. Cualquier comentario se puede reabrir menos los eliminados

Chat

Por último, hay otra forma de comunicarse con los colaboradores que tienen acceso a la base, sin importar el modo.

Entonces cuando tenemos comentarios generales del documento, y no sobre una celda especifica, el chat puede ser una buena manera de hacer una discusión sobre elementos de la hoja.

Conclusión

Como ven, aunque parecen simples, los comentarios tienen varias opciones, y dependiendo de lo que quieran lograr pueden preferir usar las notas, los chats, los comentarios.