Proteger Rangos en Google Sheets

En este artículo vemos todo lo que se puede y no se puede hacer en cuanto a proteger rangos en Google Sheets así como celdas individuales, pestañas y archivos enteros.

Aquí pueden ver el tutorial en video

Que es «proteger» rangos

Es importante tener clara la definición a la que nos referimos, porque de esto dependen los métodos o herramientas que podemos usar. Aquí algunas de las cosas a las que nos podemos referir:

1. No poder editar nada (cambiar los datos, o las formulas de ninguna celda de ninguna pestaña)
2. No poder editar ciertos datos.
3. No poder ver la fórmula
4. No poder copiar el valor.

Como la dos y la 3 son más avanzadas, yo diría que la 1 es la que buscamos en la mayoría de los casos, por lo que vamos a empezar por esa, y vamos a ver varias formas de hacerlo.

Pero antes de entrar en los detalles, es importante entender que Sheets es muy diferente a Excel y lo digo porque muchos de ustedes vienen de Excel y esperan poder hacer las cosas iguales o parecidas a Excel, y en muchas funcionalidades es así.

Pero a la hora de proteger datos hay que entender primero una de las funcionalidades básicas de Sheets: la habilidad de compartir, y más específicamente la habilidad de compartir en modo lectura o comentarios.

Aquí pueden ver todo acerca de compartir en Sheets

Ahora si podemos ver las diferentes maneras de proteger nuestros datos.

Evitar la edición de los datos totales

Hay varias maneras en que podemos evitar la edición de los datos, pero la más fácil de todas es simplemente quitando el modo «Edición» a la hora de compartir. Con esto las personas con las que comparto pueden ver todos los valores y las formulas.

Si damos permiso de «lector», nuestro usuario podrá:

• Ver los resultados
• Ver las fórmulas
• Copiar y pegar
• Imprimir

Si adicionalmente le damos permiso de «Comentador» el usuario podrá hacer comentarios adicional a lo anterior

Con este método protegemos todas las pestañas y todas las celdas

Evitar la edición de algunos rangos o celdas, o algunas pestañas

A veces podemos querer dar permiso de edición, para que los usuarios puedan ingresar ciertos datos, pero no queremos que puedan modificar las fórmulas por ejemplo.

Aquí vamos a usar la opción de «Proteger datos».

Para esto, escogemos los datos que queremos proteger y hacemos alguna de las siguientes alternativas.

Clic derecho: Proteger intervalo

Clic en la pestaña actual > Proteger Hoja

Datos > Hojas e Intervalos protegidos

Con esto nos aparece el panel de «Hojas e Intervalos Protegidos» donde podemos darle un título a nuestro intervalo, verificar nuestro intervalo y dar clic en «proteger»

Al hacer esto la primera vez me va a llevar al cuadro de permisos, y aquí puedo definir quien si puede editar esas celdas, si solo yo, o algún otro «administrador»

Al igual que al compartir como lector, el usuario puede ver las fórmulas, copiarlas y demás.

Proteger las fórmulas

A veces queremos no solo que no puedan modificar las fórmulas sino que no las puedan ver los usuarios, ni copiarlas.

La verdad es que a diferencia de Excel no hay forma de hacerlo directamente.

Pero podemos hacer un truco

El truco es tener una base fantasma

Básicamente hacer otro archivo que sea igual al original.

Esto no solo nos quitaría el problema de que puedan modificar sino que también podríamos asegurarnos que los usuarios no vean el «know-how» o el «detrás de cámaras» de nuestro archivo original. Así mismo podríamos no solo ocultar sino «eliminar» para el usuario ciertas pestañas, columnas o filas

Esto lo podemos hacer copiando y pegando como valores, pero es un problema porque cuando el original se actualice tendríamos que estar actualizando la copia. Y si tenemos muchos datos y muchas pestañas es una labor dispendiosa.

Lo que podemos hacer es hacer una copia dinámica, es decir usar formulas para que siempre esté trayendo los datos actualizados

Esto lo podemos hacer de varias maneras:

Opción 1: Referencia celda por celda

Esta es la primera que se nos ocurre. Que la celda A1 de nuestra copia referencia la celda A1 del original y después arrastrar.

El problema de esto es que Sheets no funciona como Excel en el sentido de poder vincular de manera directa archivos. En Sheets usamos la función IMPORTRANGE la cual usa la referencia como una cadena de texto, lo que quiere decir que no se podría arrastrar. Nos tocaría una por una.

Se puede hacer pero nos requiere mucho tiempo. Seria algo así:

=IMPORTRANGE(«jklsfdjklasfk»;»‘Hoja 1’!A1″)

Opción 2: Arreglo

Otra opción más sencilla es con un arreglo. También necesitamos IMPORTRANGE, pero solo necesitamos una fórmula

Un arreglo en su forma más sencilla es:

={IMPORTRANGE(«jklsfdjklasfk»;»‘Hoja 1’!A1:K»)}

Opción 3: Query

Al igual que e arreglo, solo necesitamos una fórmula, pero la ventaja adicional de Query es que podemos hacer opciones adicionales, como por ejemplo ocultar ciertas columnas, y hasta ciertas filas que cumplan con algunas condiciones.

Query en su versión más sencilla sería así:

=QUERY(IMPORTRANGE(«jklsfdjklasfk»;»‘Hoja 1’!A1:K»))

Puede que estas metodologías suenen complejas pero en realidad son una muy buena manera de mostrar información sin revelar lo que no queramos revelar.

Y si queremos que no puedan ver las fórmulas, pero al mismo tiempo puedan ingresar datos, sería más complicado. Mi recomendación sería usar formularios.

Protección para archivos de Excel

Tengan cuidado cuando estén trabajando con archivos de Excel desde Sheets porque ni les va a funcionar la protección nativa de Excel ni tampoco les permitirá acceder al menú de proteger intervalos y hojas de Sheets.

Para poder hacer esto tienen que obligatoriamente convertir el archivo a Sheets

Opciones avanzadas

Desafortunadamente Sheets no tiene tantas opciones de protección como las tiene Excel. Entre las cosas que no se pueden hacer en Sheets están;

• Impedir imprimir
• Protección por código
• Protección de funcionalidades específicas como formatos, columnas

Conclusión

Como pueden ver hay varias maneras de proteger nuestros datos en Sheets. Todo depende de su objetivo final. Puede que la versatilidad no sea la misma de Excel, pero en el 0% de los casos lo podemos hacer.