Introducción a Validación de datos en Google Sheets

VALIDACIÓN DE DATOS EN GOOGLE SHEETS
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En este artículo explicamos que es la validación de datos en Google Sheets, como hacerlo y las opciones más usadas y más útiles.

Que es validación de datos

La validación de datos es una forma que nos da Sheets para asegurarnos que lo que nosotros o algún usuario ingrese en una celda cumpla con las reglas que queramos

En otras palabras, nos evita desgastes futuros limpiando bases de datos.

Aunque también puede cumplir con otros objetivos como alertarnos de algo que esté pasando con alguna de nuestras celdas

Como incluir validaciones de datos

Para agregar una validación de datos en Google Sheets, escogemos la celda o celdas que queremos validar y:

Clic derecho y «Validación de datos, o

Ir a «Datos» > «Validación de Datos»

LA validación de datos tiene 3 partes o componentes:

  1. El rango al que voy a aplicarlo
  2. El tipo de validación
  3. Como ejecutar la validación

El rango es sencillamente las celdas donde las vamos a aplicar.

Veamos las siguientes dos partes con más detalle:

Tipos de Validación

Hay múltiples formas de validación, pero todas siguen el mismo patrón.

Evalúa que lo que se ingresa en la celda cumpla una condición.

Esta condición puede ser un número, un texto, una fórmula y más.

Vamos a ver en detalle las distintas formas de validación.

Validación de números

Una de las validaciones más usadas es sencillamente permitir que una celda solo tenga números, pero puedo ir más allá, y permitir que solo tenga ciertos números. Estas son algunas de las cosas que puedo hacer:

  • Menor: Valida que el número ingresado sea menor a algún valor dado
  • Mayor: Valida que el número ingresado sea mayor a algún valor dado
  • Entre: Valida que el número ingresado se encuentre entre dos valores dados
  • Igual: Valida que el número ingresado sea igual a algún valor específico
  • No igual: Valida que el número ingresado sea diferente a algún valor específico.

Validación de texto

En cuanto a texto, también podemos permitir que nuestra celda coincida con cadenas de texto especificas. Por ejemplo podemos:

  • Que contenga un texto específico
  • Que no contenga un texto específico
  • Que coincida exactamente con un texto
  • Es un correo electrónico
  • Es una página web

Fecha

Al igual que los números, podemos permitir que las fechas sean iguales a alguna específica, menor a alguna, mayor a alguna, o que esté entre dos fechas. Pero una de las que más me gusta por su simpleza, es simplemente que permita fechas válidas, sin importar que fechas es.

Aquí las opciones de validación de fechas

  • Es una fecha
  • Es una fecha exacta
  • Fecha antes de
  • Fecha después de
  • Dentro de un rango
  • Fuera de un rango

Casilla de verificación (Validación binaria)

La casilla de verificación es una forma de validación binaria, es decir que valida que la celda cumpla con uno de dos valores. Puede ser Verdadero o Falos, Si y no, Aceptado y Rechazado o cualquier otro.

Aquí pueden ver todo acerca de casillas de verificación

Validación por listas

La validación por listas es una forma de asegurarme (o sugerir) que una celda tenga ciertos valores predeterminados.

Es lo que conocemos como selección múltiple o lista desplegable.

Previamente le he dado unos valores y cuando el usuario da clic sobre la celda le permite escoger solo esos valores. Estos valores pueden ser fijos o dinámicos.

Aquí pueden ver todo acerca de las listas desplegables.

Lista de elementos (lista fija)

Yo podría desde la validación de datos, ingresar cuáles datos van a ir en mi lista.

Esto funciona muy bien cuando no es una lista que vaya a cambiar con el tiempo

Por ejemplo si mis valores son Si y No, o Si, No y No aplica.

Estas son 2 o 3 opciones cerradas que nunca van a cambiar

Lista a partir de un intervalo

¿Pero qué pasa si tengo un listado de clientes, o de países, o de años, que puede cambiar con el tiempo?

Sería mejor poder tener una lista más dinámica, que a medida que pase el tiempo y tenga más clientes esta lista se pueda cambiar de manera más fácil que teniendo que ir a Validación de datos y cambiar mis valores de la lista

Para eso está la lista desplegable basada en un intervalo

Aquí puedo tener una pestaña o una columna o un rango reservado a mis opciones y que este rango sea mi intervalo

Yo ya veré después si este rango lo actualizo de manera manual o es una fórmula, pero lo importante aquí es que mi validación siempre va a tomarla de este rango.

Formulas avanzadas

Por último, también puedo tener fórmulas avanzadas de validación. Lo importante de estas fórmulas es que siempre devuelvan un VERDADERO o FALSO, para que Sheets sepa cuando permite y cuando no permite que el valor sea ingresado.

Aquí algunos ejemplos:

Solo permitir números pares:

 =ES.PAR(A2)

Solo permitir número enteros:

=ENTERO(A2)=A2

No permitir números repetidos en esa columna:

=CONTAR.SI(A:A;A7)>1)

Cómo ejecutar la validación

Aparte de la condición, podemos decirle a Sheets que tan estricto sea con la misma. Hay dos opciones: Que la permita pero con un aviso o advertencia, o que simplemente no permita que se ingresen valores que no cumplan con la condición

Además también podemos personalizar el mensaje para que sea más claro para el usuario porque no aceptamos lo que ingresó en la celda.

Conclusión

La validación de datos es una gran manera de mejorar la calidad de nuestros datos, o simplemente una manera de cerciorarnos que no haya datos erróneos o inconsistentes con nuestra base.

También es una práctica que deberíamos incluir en nuestras bases desde el principio para hacer nuestros datos y tablas lo más robusto posibles.

¿Alguna idea de validación compleja que no hayamos cubierto? Cuéntenme en los comentarios.

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Respuestas

  1. Avatar de José
    José

    Hola, muy útil el artículo. Una consulta, quiero usar validación de datos para una lista fija que al seleccionar un valor me de una nueva lista de opciones, por ejemplo: si selecciono un país en una primera lista, que en otra lista me de opciones de los estados que puedo escoger.

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola!
      Esto se conoce como listas desplegables condicionales
      Aquí te dejo una playlist del tema
      https://www.youtube.com/playlist?list=PLvrIQ0wr2BTLMju7Iz5WkbyPi621WqFCt
      Saludos!

  2. Avatar de Ebarragam
    Ebarragam

    La embarraron con ese cambio.
    Es imposible agregar un item al grupo de datos.
    ¿Cómo se introduce un nuevo elemento en el grupo de datos a validar?

    1. Avatar de ebarraganm
      ebarraganm

      Siempre sale el error:
      Los valores desplegables deben ser únicos. Elimina los duplicados.

    2. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola!
      Dejala abierta

      A2:A por ejemplo

      Solo cambia el rango y las opciones se actualizan

      Saludos!

  3. Avatar de Javier Abella
    Javier Abella

    Hola
    He intentado aplicar en Sheets la función desref como en Excel para una lista de validación que puede variar y me da error ¿Sabes si se puede usar o hay otra alternativa?

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      DESREF sirve en Sheets, pero no se si exactamente igual que en Excel
      La verdad todavía no la entiendo al 100%
      Se que es muy poderosa
      Saludos!

  4. Avatar de David
    David

    Hola Juan buen día.
    Sabes si se puede hacer una validación de datos con Fórmula Personalizada pero usando un IMPORTRANGE?

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola David
      Creo que no entiendo la intención
      Lo que pasa es que el importrange ya trae datos escritos, por lo que la validación no aplicaría
      Me imagino que te refieres a comparar tus valors con valors en otro archivo
      Hasta donde se, no se puede
      Saludos!

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