En esta entrada vemos una de las funcionalidades estrella de Google Sheets que nos permite facilitar el trabajo colaborativo en un mismo archivo al mismo tiempo.
También encuentran a continuación este tema en formato videotutorial, si así lo prefieren.
¿Qué es un filtro?
Un filtro es una herramienta que encontramos en Sheets o Excel para acortar una tabla o lista, de acuerdo a uno o varios parámetros específicos, y así ver la información que necesitamos en ese momento.
Por ejemplo, en nuestra base de ventas podemos querer ver en un momento las ventas de cierta región, cierta ciudad, o cierto año.
Podemos ir más allá con filtros complejos y ver las ventas entre dos fechas, mayores o menores a ciertos valores, o filtros más avanzados como el máximo o mínimo de ventas o que cumplan ciertas condiciones. Aquí nuestra creatividad es la que manda. Por ejemplo podría ver las ventas en fechas impares o para clientes cuyo nombre empiece por la letra M. Podemos filtrar por casi lo que queramos.
Así mismo con los filtros podemos rápidamente ordenar por alguna columna y facilitar aún más nuestra exploración de la base, y así encontrar información de manera efectiva.
¿Qué es una vista de filtro?
Hasta aquí no hemos visto nada nuevo. Los filtros son muy usados no solo en Sheets, sino en Excel y en muchos otros programas para hacer un «zoom» en información específica de manera rápida y sencilla.
Cuando tenemos bases muy largas podemos llegar a tener filtros complejos (3 o 4 o más columnas, filtros por fórmulas, ordenados y demás).
Algo interesante sería tener una forma de guardar estos filtros. Como una especie de búsqueda personalizada guardada.
Aquí es donde entran las Vistas de Filtro
Estas nos permiten crear las vistas que queramos, y guardarlas con un nombre, y así tener todas las que queramos para acceder después.
Otro problema que tienen los filtros es que nos «desordenan» los datos.
Esto no es problema cuando trabajamos solos, ya que simplemente quitamos los filtros y ya está. (Aunque a veces no nos acordamos del orden original y después si queremos volver a este puede ser complicado si no imposible)
Pero que pasa cuando tenemos una hoja de cálculo compartida con varias personas y con filtros?
Si estamos trabajando dos o más personas al tiempo en una base y quiero hacer un filtro, la otra persona obligatoriamente va a verse afectada y va a ver mi filtro.
Aquí entra la Vista de Filtro a jugar también, ya que esta solo afecta al usuario que la aplica. Esto quiere decir que 5 personas pueden estar viendo la misma base con 5 vistas de filtro distintas, cada una viendo los datos de manera distinta.
Excelente ¿no les parece?
¿Cómo aplicar una vista de filtro?
A diferencia de los filtros comunes, la vista de filtro tiene varias opciones. Vamos a verlas todas a continuación.
Crear una vista de filtro
Para crear una vista de filtro:
- Nos ubicamos en el botón donde normalmente aplicamos filtros (sin dar clic)
- Damos clic en la flecha del lado derecho
- Escogemos la opción «Crear una nueva vista de filtro»
Una vez la creamos, vemos que la pantalla cambia a un fondo negro, para indicarnos que hemos «entrado» a la Vista de Filtro.


Cambiar el nombre a la vista de Filtro
Una vez creamos una vista de filtro, lo primero que deberíamos hacer es asignarle un nombre
Esto se hace en la esquina superior izquierda del fondo negro de la vista de filtro, simplemente dando clic.

Modificar el rango de la vista de Filtro
Así como cambiamos el nombre, también podemos cambiar el rango, sin tener que eliminar el filtro.

Aplicar una vista de filtro existente
Una vez tengamos una o más vistas de filtros, podemos escoger la que queramos de manera muy fácil.
Simplemente nos vamos al menú de filtro, y escogemos el nombre de la vista que queremos. No importa que la hayamos creado nosotros u otro colaborador de este archivo.

Salir de la Vista de Filtro
Podemos salir de la vista de filtro por dos caminos:
- Por el menú de filtro
- Nos vamos al menú de filtro, y damos clic en la flecha
- Escogemos la opción «Ninguno»
- Damos clic en la «X» en la esquina superior derecha.


Conclusión
Como ven, las vistas de filtro es una herramienta muy poderosa para guardar nuestros filtros, y para no «dañar» como nuestros colaboradores ven nuestras hojas de cálculo.
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