En esta entrada veremos como identificar quien ha modificado alguna hoja de cálculo, y que ha modificado exactamente. Todo gracias a la herramienta «Historial de cambios» de Google Sheets
Aquí pueden ver este tutorial en video
Introducción
Una de las funcionalidades más apreciadas de Google Sheets es la capacidad de compartir mis archivos en tiempo real con nuestros colaboradores, clientes, proveedores, usuarios, etc.
Otra de las funciones más útiles de Sheets es el autoguardado, es decir que automáticamente nos va guardando las versiones anteriores.
Hoy veremos como mezclar estas dos funcionalidades para hacer auditoria y ver quien de mis colaboradores ha modificado un libro y cuando.
No solo eso, sino que podemos recuperar cualquier versión anterior, o hacer una copia de la misma.
Por último, Sheets nos permite llegar hasta el detalle de ver celda por celda quien y cuando la ha modificado. No tiene tantas opciones, pero puede ser muy útil en casos muy específicos.
Historial de cambios general (Ver quien y cuando ha modificado algo del archivo)
Google Sheets nos permite ver todo el historial de mi archivo, incluyendo:
- Fecha
- Hora
- Quien lo modificó
- El archivo en si (Puedo entrar a ver todo el archivo)
- Principales cambios con respecto a la versión actual
Esta funcionalidad solo nos permite ver el archivo, sin modificar nada. Pero si puedo realizar las siguientes opciones:
- Restaurar una versión (Volverla la actual)
- Ponerle un nombre a la versión (Para identificarla más fácil)
- Duplicar la versión
Para acceder al historial de cambios, podemos:
- Dar clic en el aviso «Todos los cambios se han guardado en Drive» o,
- Dar clic en «Archivo» > «Historial de versiones» > «Ver el historial de versiones»
- Usar el comando de teclado «Ctrl» + «Alt» + «Shift» + «H»
Navegar por el Historial de Cambios
Una de las desventajas de este sistema de autoguardado es que son demasiados archivos, demasiadas versiones.
Cada vez que nosotros o nuestros colaboradores hacemos algun cambio, esto queda como una nueva versión
En un archivo concurrido esto implicaria docenas o cientos de versiones dirarias!
Por resto Sheets nos «consolida» una versión final diaria de un archivo (para los días donde hubo algún cambio), diciéndonos quien lo modifico ese día, y cuál fue la última hora de modificación. Y también nos los divide en meses
Las fechas que tienen una flecha a la izquierda, tienen más versiones que se hicieron durante ese día, por lo que el primer paso en la búsqueda de una versión antigua es identificar la fecha donde nuestra versión puede estar, y después entrar al detalle de las horas, dando clic en la flecha negra
Restaurar una versión
Lo primero que podemos hacer en nuestro Historial de Cambios, una vez encontramos una versión es restaurarla.
Esto hará que esa versión se vuelva la actual, pero las demás no se pierden, simplemente siguen quedando en las versiones anteriores
Para esto, escogemos la versión, y damos clic en el botón verde grande de la esquina superior izquierda que dice «Restaurar esta versión»
Darle un nombre
Como ya vimos, buscar una versión puede tomarnos algún tiempo si no tenemos una fecha o un usuario o alguna otra referencia que nos ayude.
Por eso, una buena práctica es darle nombres a las versiones cuando hagamos algún cambio mayor o significativo en nuestros archivos. Así nos va a ser mucho más fácil identificarlos en un futuro cuando queramos devolvernos
Para hacer esto nos ubicamos sobre una versión y en el menú de los 3 puntos de la esquina superior derecha escogemos «Poner nombre a esta versión
De ahí en adelante siempre nos aparecerá esta versión con su nombre
Adicionalmente, arriba podemos dar la opción de «Mostrar solo las versiones con nombre» para hacer la búsqueda más rápida aun
Hacer una copia
Algunas veces no vamos a querer necesariamente restaurar nuestro archivo sino hacer una copia de una versión antigua para otro proyecto
Sheets nos permite esto simplemente dando clic sobre los 3 puntos de la versión y escogiendo «Hacer una copia»
Reiniciar el historial
Una pregunta que me han hecho varias veces es como eliminar el historial, es decir no tener la opción de recuperar ninguna versión antigua
Esto puede ser muy útil cuando he hecho un proyecto con muchas versiones pero quiero pasarle a los clientes o a mi equipo una versión «limpia»
Sheets no nos da una opción para esto, pero un pequeño truco es simplemente hacer una copia del archivo.
Con esto, el Historial se «reinicia».
Historial de cambios de una celda
Una reciente funcionalidad de Sheets es la habilidad de ver quien ha modificado una celda específica y cuando.
Es básicamente lo mismo pero personalizado para cada celda. ¡Increíble!
Esto es muy útil para realizar auditoria a un archivo (En otras palabras, encontrar quien lo dañó, o quien hizo un cambio a un cliente o en alguna columna específica y en que fecha)
Para esto, debemos realizar los siguientes pasos:
- Damos clic derecho en la celda que queremos auditar.
- Nos aparece un menú contextual. Damos clic sobre la opción «Mostrar historial de Cambios»
- Nos aparece un recuadro con el último cambio. Aquí podemos «movernos» para atrás, o adelante y revisar todos los cambios que se le han hecho a la celda. Lo mejor es que podemos ver la fecha y hora exacta así como quien hizo el cambio.
Conclusión
Como pudimos ver, Sheets nos permite de manera fácil y rápida acceder a versiones antiguas de nuestros archivos o libros, y recuperar modificaciones antiguas que nosotros u otros colaboradores pudieron haber hecho en algún momento.
Como siempre, cuéntenme en los comentarios si tienen alguna duda específica.
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