Ver el Historial de Cambios en Google Sheets

Historial de Cambios en Google Sheets (1)
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En esta entrada veremos como identificar quien ha modificado alguna hoja de cálculo, y que ha modificado exactamente. Todo gracias a la herramienta «Historial de cambios» de Google Sheets

Aquí pueden ver este tutorial en video

Introducción

Una de las funcionalidades más apreciadas de Google Sheets es la capacidad de compartir mis archivos en tiempo real con nuestros colaboradores, clientes, proveedores, usuarios, etc.

Otra de las funciones más útiles de Sheets es el autoguardado, es decir que automáticamente nos va guardando las versiones anteriores.

Hoy veremos como mezclar estas dos funcionalidades para hacer auditoria y ver quien de mis colaboradores ha modificado un libro y cuando.

No solo eso, sino que podemos recuperar cualquier versión anterior, o hacer una copia de la misma.

Por último, Sheets nos permite llegar hasta el detalle de ver celda por celda quien y cuando la ha modificado. No tiene tantas opciones, pero puede ser muy útil en casos muy específicos.

Historial de cambios general (Ver quien y cuando ha modificado algo del archivo)

Google Sheets nos permite ver todo el historial de mi archivo, incluyendo:

  • Fecha
  • Hora
  • Quien lo modificó
  • El archivo en si (Puedo entrar a ver todo el archivo)
  • Principales cambios con respecto a la versión actual

Esta funcionalidad solo nos permite ver el archivo, sin modificar nada. Pero si puedo realizar las siguientes opciones:

  • Restaurar una versión (Volverla la actual)
  • Ponerle un nombre a la versión (Para identificarla más fácil)
  • Duplicar la versión

Para acceder al historial de cambios, podemos:

  1. Dar clic en el aviso «Todos los cambios se han guardado en Drive» o,
  2. Dar clic en «Archivo» > «Historial de versiones» > «Ver el historial de versiones»
  3. Usar el comando de teclado «Ctrl» + «Alt» + «Shift» + «H»

Navegar por el Historial de Cambios

Una de las desventajas de este sistema de autoguardado es que son demasiados archivos, demasiadas versiones.

Cada vez que nosotros o nuestros colaboradores hacemos algun cambio, esto queda como una nueva versión

En un archivo concurrido esto implicaria docenas o cientos de versiones dirarias!

Por resto Sheets nos «consolida» una versión final diaria de un archivo (para los días donde hubo algún cambio), diciéndonos quien lo modifico ese día, y cuál fue la última hora de modificación. Y también nos los divide en meses

Las fechas que tienen una flecha a la izquierda, tienen más versiones que se hicieron durante ese día, por lo que el primer paso en la búsqueda de una versión antigua es identificar la fecha donde nuestra versión puede estar, y después entrar al detalle de las horas, dando clic en la flecha negra

Restaurar una versión

Lo primero que podemos hacer en nuestro Historial de Cambios, una vez encontramos una versión es restaurarla.

Esto hará que esa versión se vuelva la actual, pero las demás no se pierden, simplemente siguen quedando en las versiones anteriores

Para esto, escogemos la versión, y damos clic en el botón verde grande de la esquina superior izquierda que dice «Restaurar esta versión»

Darle un nombre

Como ya vimos, buscar una versión puede tomarnos algún tiempo si no tenemos una fecha o un usuario o alguna otra referencia que nos ayude.

Por eso, una buena práctica es darle nombres a las versiones cuando hagamos algún cambio mayor o significativo en nuestros archivos. Así nos va a ser mucho más fácil identificarlos en un futuro cuando queramos devolvernos

Para hacer esto nos ubicamos sobre una versión y en el menú de los 3 puntos de la esquina superior derecha escogemos «Poner nombre a esta versión

De ahí en adelante siempre nos aparecerá esta versión con su nombre

Adicionalmente, arriba podemos dar la opción de «Mostrar solo las versiones con nombre» para hacer la búsqueda más rápida aun

Hacer una copia

Algunas veces no vamos a querer necesariamente restaurar nuestro archivo sino hacer una copia de una versión antigua para otro proyecto

Sheets nos permite esto simplemente dando clic sobre los 3 puntos de la versión y escogiendo «Hacer una copia»

Reiniciar el historial

Una pregunta que me han hecho varias veces es como eliminar el historial, es decir no tener la opción de recuperar ninguna versión antigua

Esto puede ser muy útil cuando he hecho un proyecto con muchas versiones pero quiero pasarle a los clientes o a mi equipo una versión «limpia»

Sheets no nos da una opción para esto, pero un pequeño truco es simplemente hacer una copia del archivo.

Con esto, el Historial se «reinicia».

Historial de cambios de una celda

Una reciente funcionalidad de Sheets es la habilidad de ver quien ha modificado una celda específica y cuando.

Es básicamente lo mismo pero personalizado para cada celda. ¡Increíble!

Esto es muy útil para realizar auditoria a un archivo (En otras palabras, encontrar quien lo dañó, o quien hizo un cambio a un cliente o en alguna columna específica y en que fecha)

Para esto, debemos realizar los siguientes pasos:

  1. Damos clic derecho en la celda que queremos auditar.
  2. Nos aparece un menú contextual. Damos clic sobre la opción «Mostrar historial de Cambios»
  3. Nos aparece un recuadro con el último cambio. Aquí podemos «movernos» para atrás, o adelante y revisar todos los cambios que se le han hecho a la celda. Lo mejor es que podemos ver la fecha y hora exacta así como quien hizo el cambio.

Conclusión

Como pudimos ver, Sheets nos permite de manera fácil y rápida acceder a versiones antiguas de nuestros archivos o libros, y recuperar modificaciones antiguas que nosotros u otros colaboradores pudieron haber hecho en algún momento.

Como siempre, cuéntenme en los comentarios si tienen alguna duda específica.

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Respuestas

  1. Avatar de Gregory Toledo
    Gregory Toledo

    Hola Juan. un favor tengo una coumna con registro en 10000 celdas.
    Deseo un script que me permita generar una columna al costado con la fecha de la ultima actualizacion y otra columna de quien fue el ultimo usuario que realizo el cambio.
    Espero me puedas ayudar.
    Gracias.

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola!
      Lo del ultimo usuario solo se puede si estamos hablando de usuarios de tu organizacion workspace
      Saludos!

  2. Avatar de Greg Toledo
    Greg Toledo

    Hola , tengo una columna con 5000 celdas ya digitadas . Cómo puedo obtener en la celda de al lado la última fecha en que se realizó el cambio y quien lo realizó ?
    Una forma seria revisar celda por celda pero sería muy tedioso. Debe haber un script que me permita realizar esta oeracion. Gracias.

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola!
      Si lo hay, pero lo de «quien lo realizó» no siempre es tánfácil, no siempre te va a traer el nombre, al menos de que sean usuarios de tu organización y tengas workspace
      Saludos!

  3. Avatar de Jose
    Jose

    Hola habrá manera de que se borre información y no se detecte quien realizo este movimiento???

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hmmm
      interesante. Solo se me ocurre, haciendo copias

      Saludos!

  4. Avatar de Cristian
    Cristian

    Hola, primero que nada, darte las gracias por compartir tu conocimiento el cual es muy bueno, mi consulta: Existe una formula en hojas de calculo en drive que me devuelva la fecha de la ultima modificación o acceso de otra hoja de calculo en drive?

    Saludos!

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola Cristian

      No hay una fórmula

      Te tocaría hacer un registro manual con la ayuda de Google Apps Script

      Saludos!

      Un gran saludo!

      1. Avatar de wil
        wil

        Hola, sabes si hay algún método para traer información del historial de versiones de google sheet como por ejemplo la fecha en la que se hizo el cambio, se puede hacer desde Google App Script?

        1. Avatar de jsguzmanb
          jsguzmanb

          Hola!
          Hasta donde sé, no se puede
          Saludos!

      2. Avatar de Abraham Cañon
        Abraham Cañon

        Hola! como podría acceder al dato de la modificación que muestra al darle clic derecho y lo pueda poner en una celda aparte, se que es por app script pero no se que función usar alguna idea?

        1. Avatar de jsguzmanb
          jsguzmanb

          Hola Abraham

          La verdad no creo que se pueda

          Pero si pudiste, agradezco el dato, jaja

          Saludos!

  5. Avatar de Luis Alberto
    Luis Alberto

    cuantas versiones de un documento, permite grabar.

  6. Avatar de Carlos Alvarado
    Carlos Alvarado

    Hola Dr. Juan, es usted una luz para todos los autodidactas de este mundo.

    Dr. Juan hay alguna forma de saber quien eliminó una fila en google sheets?

  7. Avatar de Avena
    Avena

    Una consulta, cómo puedo ver qué cambios hizo una persona?
    La hoja de cálculo me permite ver quién hizo el cambio, pero si la hoja es demasiado extensa es difícil reconocer qué cambios realizó.

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola!

      Es verdad

      Pero en el historial de cambios te sale quien lo cambio y le da un color.

      Si navegas la hoja te salen con ese mismo color las celdas que se modificaron

      Un gran saludo!

    2. Avatar de Daniela
      Daniela

      Buen día.
      Tengo un problema, decidí cambiar una hoja y terminé modificando todo el libro, al restaurarlo no puedo ver las modificaciones en las celdas por la restauración que hice. Hay manera de revertir eso?
      Agradezco su respuesta ya que es muy importante recuperar lo que perdí.

      1. Avatar de jsguzmanb
        jsguzmanb

        Hola Daniela

        No se si pudiste recuperar, pero en principio, si lo recuperas, te deben quedar las demas modificaciones

        Saludos!

  8. Avatar de Anthony
    Anthony

    Hola muy buenas tardes, mi consulta seria la siguiente: Al cargar una versión anterior del documento (hoja de calculo) se pierde el historial de cambios de las celdas, ya que muestra que todas fueron modificadas el día de la restauración según puedo ver, me aparece el mensaje ( Este cambio es el resultado de una versión anterior restaurada) mas no muestra ningún datos adicional de la fecha y hora de la modificación, en todas las celdas que hago la consulta del historial de cambios. Esto es Normal? digo que se pierde por completo la funcionalidad de dicha opción en este caso. Hay alguna manera de volver atrás para ver el historial sin que pase esto? muchas gracias

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola Anthony

      Lo ideal en esos casos es hacer una copia, y desde el Historial te permite hacerlo.

      Un gran saludo!

  9. Avatar de Leo
    Leo

    buenas tardes, existe alguna manera en la cual al cambiar el valor de una celda, en otra celda me devuelva el usuario que la edito. ejemplo: usuario edita A1, en B1 corre algún script donde escribe el correo del editor ósea B1= xxxx@gmail.com .

    Gracias.

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola Leo

      Si la hay

      Seria algo asi como

      onEdit(e){

      Logger.log(e.user)

      }

      donde e.user es el mail del usuario actual

      Un gran saludo!

      1. Avatar de Francisco
        Francisco

        podrias profundizar en esto, me parece muy interesante registrar el correo o cuenta de quien edita en una celda.

        1. Avatar de jsguzmanb
          jsguzmanb

          Hola!

          Interesante

          Sin embargo hacerlo con código es un poco complicado por el tema de permisos

          Saludos!

  10. Avatar de Marlon
    Marlon

    Muy buenos tips. Me estaba volviendo loco porque no me aparecía la opción de ver los cambios de la celda y lo único que debía hacer era refrescar la página jejeje.

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Excelente que te haya servido!

  11. Avatar de Juan Manuel

    Así como para acceder al Historial de Versiones con Ctrl + Alt + Shift + H

    Hay algún comando o acceso rápido mediante teclado para poder acceder a Historial de Cambios, es decir las modificaciones de cada celda ?
    v’:

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola Juan Manuel

      La verdad, aunque es una super funcionalidad siento que todavia le falta desarrollo

      Hasta donde se no hay atajo de teclado

      Saudos!

  12. Avatar de Facundo
    Facundo

    Hola. Conoces alguna forma de que el historial de cambios quede guardado al cortar una fila y cambiarla de hoja?
    Trabajo con una hoja de legajos activos y otra de archivados. Al pasar un legajo activo a un legajo archivado, automáticamente pierdo toda la información de los cambios realizados.
    Entiendo que hay otras formas de resolverlo menos rústicas que la que intento pero estoy aprendiendo recién. De hecho, estoy pensando en hacer que las observaciones realizadas en cada legajo se puedan armar en una lista desplegable y supongo que sería mejor. Me sirven una banda tus videos. Muchas gracias.

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola Facundo

      Muy buena pregunta!

      Nunca me la habia planteado

      Encontre este codigo que usa un API para hacerlo

      https://sites.google.com/site/appsscripttutorial/urlfetch-and-oauth/get-the-revision-history-of-a-resource-using-docslist-api

      No se si te sirva.

      Un gran saludo!

      1. Avatar de Martin
        Martin

        Hola bestia del sheets! gracias por tus aportes, no estoy seguro si esta es la respuesta a lo que busco.

        igualmente no se como usar esa api. lol

        quiero que pegue en una columna ese historia de cambio de una celda especifica en otra hoja para hacer un grafico.

        Gracias como siempre!

      2. Avatar de Martin
        Martin

        Otra seria que en esa hoja nueva vaya copiando en una columna las fechas de ese dia que se modifica la celda. y al lado el la otra columna la celda modificada.

  13. Avatar de Pablo
    Pablo

    como veo quien y a que hora MODIFICO o elimino un comentario en la celda??

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola!

      Para los comentarios, puedes verlos parándote sobre la celda que los contiene.

      Otra opción es ver el historial de comentarios, en la esquina superior derecha (También puedes acceder con Ctrl + Alt + Shift + A)

      Un gran saludo!

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