Cómo insertar casillas de verificación en Google Sheets

En esta entrada veremos que son las casillas de verificación, en que ocasiones son útiles, y distintas maneras de aplicarlas en Google Sheets.

Aquí tienen la explicación también en video

Que son las Casillas de Verificación

Las casillas de verificación básicamente son una representación visual de una variable binaria, es decir una variable con solo dos opciones: si o no, verdadero o falso, activado o desactivado.

Es una forma de hacer nuestras hojas de cálculo más amigables para el que la va a llenar y así mismo más fácil de llenar, ya que solo con un clic «activamos» o «desactivamos» el valor de la variable.

Cuando son utiles las casillas de verificacion

Piensen en sus bases y en variables que puedan tener solo dos valores. Ejemplos clásicos son:

• El usuario acepta los términos y condiciones: ¿Sí o No?
• El usuario está inscrito en el Newsletter ¿Sí o No?
• El cliente ha realizado una compra ¿Verdadero o Falso?
• La empresa es competencia ¿Verdadero o Falso?
• El estudiante aprobó el curso ¿Si o No?

Entonces podemos inferir que las casillas de verificación pueden ser útiles para variables que responden a una pregunta de si o no, o de verdadero y falso.

Cuando tengamos variables con dos opciones (que no son si o no), puede ser mejor tener una lista desplegable, ya que la casilla de verificación, mentalmente, responde a la pregunta mencionada.

Aquí les dejo una introducción a listas desplegables

Como insertar casillas de verificacion en Google Sheets

Hay dos formas de insertar casillas de verificación en Google Sheets.

1. Insertando una casilla de verificación (más rápido)
2. Aplicándola como una validación de datos (más flexible y con más opciones)

En realidad son dos caras de la misma moneda, porque en los dos casos estamos aplicando una validación de datos.

Insertar una casilla de verificación

Es muy fácil, simplemente nos ubicamos en la celda y luego vamos a la barra de herramientas a «Insertar» > «Casilla de verificación»

Al hacer esto en realidad estamos aplicando una validación de datos, pero con las opciones por defecto. Si nos vamos por la otra opción, tenemos más flexibilidad, ya que podemos editar todas las opciones

Aplicando validación de datos

Para aplicar la validación de datos escogemos la celda, celdas o columna) donde queremos insertar las casilla

Luego vamos a «Datos» > «Validación de datos»

Nos aparece un cuadro de opciones.

En el campo de criterios escogemos la opción «Casilla»

Si le damos guardar sin cambiar nada más, equivale a insertar una casilla de verificación como ya lo hicimos.

Pero hay más cosas que podemos cambiar para mejorar nuestras casillas.

Opciones avanzadas

Una vez dentro de la ventana de validación de datos podemos cambiar algunas opciones avanzadas de la casilla de verificación

Primero podemos chequear la opción de «Rechazar entrada» debajo del campo «Si los datos son válidos».

Esto hace que el usuario no pueda escribir sobre la celda cualquier otra cosa que no sea el «check».

Muy bueno para hacer más robusta nuestra tabla y evitar que nosotros o nuestros editores la podamos dañar sin querer

Lo otro que podemos cambiar es el valor del si y el valor del no.

En otras palabras, para cualquier estadística o informe que yo quiera generar, los valores de «Verdadero» o «Falso» no me dicen mucho. De pronto prefiero que las opciones sean «Activado» y «No activado», o «Compró» y «no compró» o lo que sea.

El usuario no va a ver ningún cambio, ya que el cambio es «detrás de las cortinas». El usuario sigue viendo un cuadro y un chulo. La diferencia es que si da clic el valor de la celda no va a ser «verdadero», sino lo que le hayamos puesto.

Tips

Aquí van algunos trucos finales para la implementación correcta y efectiva de las casillas de verificación

• Si se ubican sobre una casilla de verificación sin chequear y presionan espacio o la barra espaciadora la chequean
• Así mismo, si la casilla esta chequeada y presionan «espacio», la «deschequean»
• Esto también funciona para selecciones múltiples, es decir que pueden seleccionar una columna entera de casillas de verificación y con espacio se activan todas, y con otro espacio se desactivan todas
• Pueden personalizar y darle un poco de formato a las casillas, ampliando el tamaño de fuente, usando el color de texto y la alineación

Conclusión

Como pueden ver las casillas de verificación son una rápida opción para mejorar el input en nuestras hojas de cálculo.