En este artículo vemos como hacer un dashboard básico y rápido en Google Sheets en 5 pasos
Ya hemos visto en artículos anteriores que es y para qué sirve un dashboard. Aquí les dejo ¿Qué es un dashboard?
Hoy vamos a entrar en la parte práctica y vamos a hacer nuestro primer dashboard en Google Sheets
- ¿Qué necesito para hacer un dashboard en Google Sheets?
- Paso 1: Conocer que datos tengo
- Paso 2: ¿Qué quiero obtener con mi dashboard?
- Paso 3: Alistar los datos
- Paso 4: Crear las fórmulas o tablas dinámicas y gráfica
- Paso 5
- Ejemplo práctico
- Conclusión
¿Qué necesito para hacer un dashboard en Google Sheets?
- Conocer que datos tengo y como están estructurados
- Hacerme las preguntas que voy a responder con mi dashboard
- Arreglar, reorganizar, agregar columnas, fórmulas y demás a los datos de origen
- Construir el dashboard funcional
- Formatear
Paso 1: Conocer que datos tengo
Para mí, los primeros dos pasos son los más importantes, ya que es entender que puedo y que quiero hacer con mi dashboard
El primer paso es saber que podría llegar a hacer con mi dashboard
Yo puedo querer saber cuantas ventas le hago a jóvenes entre 18 y 25, pero si dentro de los datos de venta no está la edad como campo (o la fecha de nacimiento), entonces lo podré querer mucho, pero nunca voy a poder llegar a esto ni con todas las fórmulas del mundo.
Paso 2: ¿Qué quiero obtener con mi dashboard?
Una vez se que datos tengo, puedo limitar mi lista de deseos para hacer las preguntas que me quiero responder
Lo más importante de este paso es que lo que me pregunte me lleve o a saber algo más de mi negocio o proyecto, y/o a tomar decisiones acerca del mismo
Aquí algunas posibles preguntas:
- ¿Cuánto vendí en un periodo determinado?
- ¿Comparar lo que vendí en dos periodos distintos (dos años por ejemplo)?
- ¿Comparar lo que vendí contra el presupuesto?
- ¿Cuánto vendí de cierto producto o productos o categoría?
- ¿Top 10 de ventas por producto, categoría, país o vendedor?
- ¿Cuánto vendió cada vendedor durante cada mes?
Paso 3: Alistar los datos
Un ejemplo sencillo:
Digamos que yo quiero comparar enero vs. febrero en mis ventas, y mi base de datos tiene fecha, pero no tiene mes.
Es totalmente posible hacer estos calculos dentro de la herramienta que usemos, por ejemplo con una tabla dinamica, pero en lo posible, yo siempre recomiendo agregar las columnas que creemos que vayamos a necesitar, a nuestra base de origen. Con eso nos complicamos menos a la hora de crear el dashboard
Sé que a veces no es posible, pero yo diría que en el 80% de los casos, cuando son nuestras bases, hay formas de crear estas columnas auxiliares
Paso 4: Crear las fórmulas o tablas dinámicas y gráfica
Esta es la parte interesante, y la que más nos gusta, pero fíjense que lo dejo de cuarta porque aunque parezca el más importante, de que sirve si no hemos aclarado bien los puntos anteriores vamos a arriesgarnos a perder el tiempo porque vamos a estar construyendo fórmulas y tablas sin tener muy claro lo que queremos
Es verdad que hay una parte que es de experimentación y de ver lo que me ofrece la herramienta, pero siempre es importante tener claro el objetivo del informe antes de hacerlo
Aquí es donde viene la parte técnica. Para hacer dashboards en Sheets, podemos usar entre otras las siguientes herramientas:
- Titulos
- Referencias simples
- Funciones Sencillas
- Funciones Intermedias
- Funciones Avanzadas
- Tablas dinámicas
- Gráficas
Aqui nos va a pasar a veces que tanto conocimiento es una carga, porque si sabemos usar todas esas herramientas no sabremos por donde empezar
Por eso vuelvo a recalcar la importancia de planear y de tener muy claras las preguntas para escoger la herramienta basada en la manera más fácil y efectiva de obtener las respuestas que requiero.
Paso 5
Por último, sabemos que todo entra por los ojos, entonces es importante organizar y formatear nuestro informe para que se resalte lo que mas queremos mostrar con el mismo
Ejemplo práctico
Vamos a hacer un ejemplo sencillo siguiendo los 5 pasos
Digamos que tenemos la siguiente base
Paso 1: Conocer mis datos
Viendo los campos o columnas que tiene la base podemos saber a qué tipo de información podemos llegar
Por ejemplo sabemos que hay una columna de fecha, entonces podríamos, si queremos, ver las ventas en un periodo específico
Tambien esta el nombre del producto entonces podemos comparar las ventas por producto
Por último tenemos tanto las unidades como el precio, por lo que podríamos hacer análisis de precios, y análisis comparativos de ventas tanto en unidades como en dinero
Paso 2: Preguntas
Ya sabiendo cuáles son los límites que tengo, ahora puedo hacer mi lista de deseos: A que información quiero llegar. Que información es útil para mi negocio, mi proyecto o mi área. Otra pregunta puede ser ¿Qué información me está pidiendo mi jefe? Sabiendo las limitaciones ya puedo saber si le puedo generar ese reporte o no
Para este ejemplo me voy a responder dos preguntas:
¿Cuánto ha crecido mi negocio entre 2018 y 2019?
¿Cuáles son mis productos más exitosos (los que más venden)?
Fíjense que dadas las limitaciones encontradas en el paso 1, ya sé también que preguntas no me puedo responder aun (al menos de que tenga la información en otras fuentes y pueda traerlas, pero ese es tema para otro artículo)
Por ejemplo una pregunta que es muy interesante, pero no me puedo responder con la data actual es ¿Cuál es el producto más rentable?, o ¿Cómo va mi cumplimiento del presupuesto?
Paso 3: Alistar los datos
Ya teniendo las preguntas claras, es decir el objetivo de mi informe, puedo adaptar los datos a mis necesidades
Por ejemplo para responder la pregunta cuanto ha crecido mi negocio de un año a otro, necesito tener alguna columna que me diga el año.
Así mismo para definir el crecimiento, necesitamos tener un campo de ventas. Actualmente tengo tanto el precio como las unidades, pero me falta un campo donde tenga explicitas las ventas
Entonces vamos a crear dos columnas nuevas
Primero vamos a crear la columna ventas con la siguiente fórmula, que multiplica el precio por las unidades vendidas
=B2*C2La segunda columna que vamos a crear es «Año» donde voy a usar la fórmula que extrae el año de una fecha
=AÑO(A2)Por último arrastramos las formulas hasta el ultimo dato
Veamos como se verian las formulas
Paso 4: Crear el dashboard
Ya teniendo mis preguntas claras y los datos listos, ahora si podemos pasar a hacer nuestro informe:
Esto también viene con sus pasos, pero que cambian mucho dependiendo del caso o proyecto. Vamos a ver los que tomaríamos en este ejemplo
Paso 1: Crear una nueva pestaña
La podemos llamar dashboard, informe, reporte o como quieran
Paso 2 : Ingresar un título
Normalmente uso la fila 1 para incluir un título
Paso 3: Pregunta 1 – Crecimiento en ventas
Hay indicadores o respuestas que van mejor solas, pero hay otras que necesitan un contexto o datos adicionales para que el reporte se entienda mejor.
En este ejemplo, queremos el dato de crecimiento entre un año y otro pero, serviria mucho el contexto de cuanto fueron las ventas en los dos años, para que se vea todo el panorama
Para esto vamos a usar formulas intermedias
Vamos a sumar las ventas de cada año con SUMAR.SI
Por ultimo vamos a hacer la formula de crecimiento en otra celda
Y estas son las fórmulas
Paso 4: Pregunta complementaria: ¿Por qué el decrecimiento?
En este ejemplo, al ver este decrecimiento, tenemos que preguntarnos lo que se preguntaria el usuario final: ¿Por que decreció tanto? (o por que crecio tanto)
A veces solo el dato o el indicador no es suficiente y podemos complementar con otras herramientas.
En nuestro ejemplo podriamos por ejemplo desagregar los datos de las ventas por mes o por producto, para ver donde esta el problema
Vamos a hacerlo por mes, y aunque hay varias maneras, lo vamos a hacer con una tabla dinámica en nuestro caso
En nuestro ejmplo, descurbimos algo nuevo con esta tabla y es que solo tenemos ventas hasta agosto de 2018, bie nsea por que nos falta traer mas ventaws, o porque no se regitraron ventas despues de agosto o porque estamos ubicados en septiembre de 2018
Lo cierto es que estamos «comparando peras con manzanas»
Un mejor analisis solo tendria en cuenta las ventas de enero a agosto
Aqui podriamos incluir una formula al lado de la tabla dinamica con las ventas acumuladas mes a mes
Esto me da una mejor idea de lo que en realidad pasó hasta agosto
Estos datos de venta se prestan para hacer una gráfica histórica
Paso 5: Pregunta 2 – Cuáles son mis productos más exitosos
Esto tambien lo podemos resolver con una tabla dinámica donde veamos las ventas por producto
Así como en la anterior pregunta, podemos hacer una pregunta complementaria, y es cuantas unidades se vendieron por producto, que es básicamente la misma tabla pero resumiendo por unidades en vez de por valores
Es importante tener estas dos tablas porque a pesar de que el saxofon es el rey, hay instrumentos que venden bastante pero por que sean los que mas unidades tienen sino porque tienen un buen presio como la trompeta o la bateria
Estas tablas tambien podrian ir acompañadas de gráficas tipo pastel para ver graficamente cuales on los productos que mas venden, tanto en valor como en unidades
Así se ve mi dashboard hasta ahora
Lo que me lleva al paso 5
Paso 5: Formatear y Ordenar
Podemos empezar por darle mas protagonismo al título
Por otro lado podemos darle mas protagonismo a los valores de ventas y crecimiento combinando celdas y aumentando el tamaño de la fuente de los valores
PAra las tablas dinamicas vamos a unificar formatos y dar formatos de moneda
Por ultimo vamos a eliminar las columnas y filas sobrantes y a quitar las lineas de cuadricula
Y así quedaría nuestra primera versión del dashboard
Le digo primera versión porque esto se va a ir refinando con el tiempo y personalizando dependiendo de sus necesidades y gustos
Conclusión
Hacer un dashboard es un proceso largo pero que más alla de tener que construir graficas y tablas y formulas implica planeación y pensar previamente que quiero hacer con mi dashboard, entender mi proyecto o mi negocio y lo que quiere ver el gerente, cliente o yo mismo.
