¿Qué es Google Forms y para qué sirve?

Google Forms es un programa que nos trae Google y que nos permite fácilmente crear y publicar formularios, útiles para encuestas, exámenes, asistencias a cursos o capacitaciones y mucho más, permitiéndonos también ver los resultados de manera gráfica

Hoy les hago un recorrido por Forms y por todo lo que podemos hacer con esta gran aplicación

¿Qué es Google Forms?

Google Forms o Formularios de Google es una de las herramientas de Google Workspace (Antes conocido como Gsuite), la cual nos ayuda a crear formularios simples y rápidos.

En principio pensaríamos que es simplemente una herramienta para hacer encuestas, pero la verdad es que puede llegar a ser extremadamente útil para otras cosas como registros de asistencia, exámenes que se califiquen solos y muchísimo más.

Si a esto le sumamos que podemos conectarla con Google Sheets y a través de código o complementos, expandir su funcionalidad, estamos ante una gran herramienta para aprender a usar.

¿Para que sirve Google Forms?

Google Forms nos puede servir en muchos casos que necesitemos ingreso de información

Aquí algunos ejemplos donde nos puede ser útil esta herramienta

• Hacer encuestas
• Crear registros para un evento
• Hacer reservas para un evento o para algún servicio
• Hacer exámenes o cuestionarios
• Hacer exámenes que se califiquen automáticamente
• Crear formularios de ingreso de ventas o de costos
• Crear formularios para ingresar cualquier tipo de información a una base de datos de Google Sheets

Ventajas de usar Google Forms

A continuación algunas de las ventajas de usar Google Forms:

• Es totalmente gratis
• Múltiples usuarios pueden crear respuestas al mismo tiempo
• Fácil acceder desde el celular
• No se necesita ninguna aplicación extra para ingresar los datos
• Se ingresa con un vínculo
• Interfaz amigable para responder
• Fácil de ver los resultados
• Fácil conectar con Google Sheets para hacer cálculos avanzados con las respuestas
• Podemos ampliar las funcionalidades manualmente con Google Apps Script o a través de Complementos

Desventajas de Google Forms

La simplicidad de Google Forms también trae algunas desventajas o limitaciones, entre otras:

• Para algunas opciones avanzadas, los usuarios deben ser usuarios de Gmail
• Aunque es personalizable a través de código, es limitado lo que se puede hacer
• Aunque podemos ampliar las funcionalidades con código o complementos, algunos de estos son pagos.

Opciones adicionales o valor agregado

Además del ingreso de datos, Google Forms nos da muchas opciones que nos pueden generar eficiencia y efectividad en nuestros procesos. Entre otras opciones tenemos

• Incluir imágenes o video en nuestros formularios
• Dar un estilo personalizado al formulario
• Insertar el formulario en nuestra página web
• Poder compartir el formulario al correo y hasta permitir que el usuario lo diligencie desde su correo
• Estadísticas de respuesta
• Correos de notificación al usuario y al administrador una vez se diligencia el formulario
• Enviar formularios prellenados
• Crear formularios con secciones donde pueda ir viendo el progreso
• Tener validaciones de datos
• Compartir el formulario de manera colaborativa con varios administradores
• Poder hacer formularios que se puedan llenar una sola vez, o varias veces, según la necesidad

Como acceder a Google Forms

Como la mayoría de herramientas de Google, Google Forms es gratis. Lo único que necesitamos es tener una cuenta de Google, es decir haber abierto un correo de Gmail.

Entonces, los requisitos para entrar a Google Forms son:

• Conexión a internet
• Cuenta de Google
• Tener un navegador web

Si no tienen una cuenta de Google, aquí la pueden crear.

Puedes acceder a Google Forms desde la siguiente URL

forms.google.com

Como crear un formulario

Podemos crear nuevos formularios de varias maneras

• Crearlo desde forms.google.com
• Crearlo desde nuestro Google Drive
• Crearlo con la url form.new o forms.new

Aquí te dejo un tutorial de 9 pasos para crear un Cuestionario en Google Forms

Tipos de Pregunta

Una vez dentro de Google Forms podemos llenar nuestro formulario con diferente tipo de preguntas. Entre otras, podemos incluir:

• Respuestas de texto
• Selección múltiple
• Desplegables
• Fecha
• Archivos

También tenemos la posibilidad de incluir preguntas un poco más complejas de una sola selección o de selección múltiple

Publicar un formulario

Una vez hemos terminado nuestro formulario, Google Forms nos brinda una URL con la cual podemos compartir el formulario a través de nuestra página, de correo electrónico, de redes sociales o como queramos

Este va a ser el vínculo que vamos a enviar a nuestros clientes o equipo para poder recolectar las respuestas

Almacenar Respuestas

Todas las respuestas que van ingresando los usuarios van quedando almacenadas y puedes acceder a las respuestas individuales o bien ver un estadístico total o por pregunta

Adicionalmente puedes conectar tu formulario con una hoja de cálculo de Google Sheets para después usar esa información de otras maneras creativas

Usos Avanzados

Puede seguir pareciéndote que Forms es solo para encuestas o exámenes, pero podemos hacer muchas más cosas.

Por ejemplo, podrías crear facturas o archivos PDFs que después envías a tus clientes

También podrías tener formularios de ventas con desplegables a partir de tus productos

Tambien podrías tener un archivo de control de inventarios usando Google Forms y Google Sheets

Conclusión

Google Forms es una aplicación simple, muy útil y fácil de usar.

Pero detrás de esa aparente simplicidad hay un poderoso sistema de ingreso de información que si lo sabemos usar, nos puede ayudar en la automatización de nuestros procesos