IMPORTRANGE es una de las funciones más importantes de Google Sheets, la cual responde a una de las preguntas más frecuentes entre los nuevos usuarios de Sheets: ¿Cómo traigo información de otras hojas en Google Sheets?
Hoy te muestro de que se trata IMPORTRANGE para Google Sheets, como usarla, y uno que otro consejo y trucos, así como sus principales falencias y errores.
La diferencia básica entre los archivos de Excel y los de Sheets
Los que hemos trabajado con Excel sabemos que es muy fácil referenciar a otro archivo. Simplemente tenemos los dos archivos abiertos, le damos «=», nos vamos al otro archivo, y como por arte de magia Excel nos trae la ruta del archivo de origen en la referencia. Queda algo así como:
='[Prueba 1.xlsx]Hoja1′!$B$3
Y si esta en otra carpeta queda:
=’C:\Users\sebastian.guzman\Downloads\prueba 1[Prueba 1.xlsx]Sheet1′!$B$3
Si los dos están en la misma carpeta no pasa nada, o si el archivo nunca se cambia de ubicación, pero una vez movemos el archivo de carpeta, la referencia se pierde.
Esto nos muestra una de las grandes diferencias en cuanto a archivos entre Sheets y Excel
Los archivos en Excel se identifican por su ubicación y su nombre.
Mientras que en Google Sheets, el nombre y la ubicación no importan. En Sheets, lo importante es la identificación del archivo, la cual se encuentra en la URL del archivo
Por esto mismo, en Sheets no podemos simplemente incluir en la referencia el nombre del archivo.
Necesitamos una función que nos ayude.
Presentando IMPORTRANGE para Google Sheets
IMPORTRANGE es la función que nos permite conectar hojas de cálculo y traer datos desde otra hoja.
Solo tiene 2 argumentos:
- Archivo de Origen: La identificación del archivo de donde vamos a traer la información
- Referencia: La hoja y rango donde se encuentra nuestra información
Para la identificación podemos hacer una de dos cosas:
- Copiar la página completa que les aparece en la URL de su archivo (Pro tip: con F6 o Ctrl + L lo pueden hacer rápidamente)
- Solo copiar el número de identificación del archivo.
Esta URL o ID siempre va a ir en comillas
Para la referencia, lo haces como si estuvieras referenciando la pestaña, lo único es que también lo vas a poner dentro de comillas (Pro tip: Párense en otra pestaña del archivo base y referencien la pestaña que quieren, después copian la fórmula, sin el «=» y lo ponen dentro de comillas.)
Ejemplo de uso de IMPORTRANGE
Veamos todo el proceso en un ejemplo.
Paso 1: Vamos al archivo de origen y seleccionamos y copiamos la identificación del mismo. Si quieres pégalo en cualquier celda mientras tanto, para tenerlo a mano
Paso 2. Traemos la referencia (incluyendo la pestaña)
Paso 3. Armas tu función IMPORTRANGE con los dos datos anteriores. Primero la URL y después la referencia. Los dos entre comillas.
=IMPORTRANGE(«1jedECSj95ejNIquVbE1eEWiP4ZmBX7Mh9Rd2gAn18cs»;»‘Ventas de Productos’!A1:J148″)
Nota: Si tu hoja de origen solo tiene una pestaña, o si la pestaña requerida es la primera, no se necesita poner el nombre de la pestaña. La escribiríamos así: =IMPORTRANGE(«1jedECSj95ejNIquVbE1eEWiP4ZmBX7Mh9Rd2gAn18cs»;»A1:J148″)
La primera vez que conectes hojas, te va a dar un error, porque no has dado permisos.
Paso 4. Tienes que ubicarte sobre la celda donde escribiste la fórmula donde verás el siguiente mensaje:
Das clic en «Permitir acceso»
¡Y ya está!
Ahora, aquí hicimos el ejemplo trayendo todo un rango, pero yo podría incluir este IMPORTRANGE como un argumento dentro de un BUSCARV, un QUERY, un FILTER, un UNIQUE, y muchas otras funciones.
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IMPORTRANGE con otras funciones
IMPORTRANGE y QUERY
Podemos filtrar la base de origen y hasta esconder ciertas columnas o reordenarlas con la ayuda de QUERY.
Aquí te dejo una introducción a la maravillosa función QUERY
Podemos anidar IMPORTRANGE dentro de un QUERY, así:
=QUERY(IMPORTRANGE("1tij0ZAtgwg3L0u78-YWD-BWKSP1OGJBVPOrYHl8zM70";"'Hoja 1'!A1:C");"SELECT Col1,Col2 WHERE Col2='Producto 3'";1)Si ya han trabajado con QUERY antes se darán cuenta de que en vez de las columnas A,B, etc. debemos usar la notación Col1,Col2, Col3. De resto todo funciona igual.
En versiones anteriores de Google Sheets, se podían presentar problemas cuando escribíamos esta función, porque no nos pedía los permisos de IMPORTRANGE, pero ya solucionaron ese problema. Sin embargo a veces pasa, y lo veremos en los principales errores del IMPORTRANGE, más adelante.
Aquí te dejo un artículo completo donde consolidamos libros con IMPORTRANGE y QUERY
IMPORTRANGE y BUSCARV
Podemos ir a buscar valores en otro archivo juntando IMPORTRANGE con BUSCARV, así:
=BUSCARV(A2;IMPORTRANGE("1hR6CydDGNeYZhsgvGXwEXNUPK5IWuntiVG-w1TsBG28";"B1:C");2;0)Aquí te dejo un artículo introductorio a BUSCARV en Google Sheets
IMPORTRANGE y Arreglos {}
Podemos juntar varios archivos adicionales usando arreglos además de los correspondientes IMPORTRANGE
={IMPORTRANGE("1T4vPMFfN5qmyNdUtSIvmVaKtdETl0NxJUSUSGMOD07g";"a2:B10");IMPORTRANGE("1XqT184ClEymEhTaqouG3wzZ9Nvrd08HfvuPYwXtKZ6M";"a2:B10")} Mucho cuidado aquí, porque tienes que escribir cada IMPORTRANGE por aparte primero, dar los permisos, y ahí si, juntarlas.
IMPORTRANGE y SI.ERROR
Podemos usar la función SI.ERROR para cuando puede no tener datos la base de origen.
=SI.ERROR(importrange("1QFvaC6pENr_BCQ5gbH9VPjt8P1h9KnFx9xQZN4xGx4o";"A:B");"")Esto funciona muy bien en conjunto con el anterior ejemplo. Es decir que podemos juntar varias tablas distintas, y prevenir que si alguna de ellas no tiene datos, no tengamos problemas.
Con esta combinación de funciones podemos encontrar el problema que mencioné antes y es que el permiso de IMPORTRANGE nunca nos lo va a pedir. Queda como «escondido» detrás del SI.ERROR.
La solución a este problema es primero escribir el IMPORTRANGE solo, y después si incluirlo dentro del SI.ERROR
Cosas a tener en cuenta con IMPORTRANGE
Aquí algunos consejos u observaciones para tener en cuenta a la hora de usar IMPORTRANGE:
- Cuando IMPORTRANGE está anidada dentro de otra función, muchas veces no va a funcionar
- IMPORTRANGE no funciona en los archivos Excel que trabajamos desde Sheets
- En algunos casos, como en el de SI.ERROR, puede que no nos funcione el IMPORTRANGE porque no nos pide los permisos directamente. Aquí tenemos que «desmembrar» cada IMPORTRANGE por aparte y dar los permisos individuales.
Principales errores del IMPORTRANGE y como solucionarlos
Error #N/A
Mensaje: Número incorrecto de argumentos para IMPORTRANGE. Se esperaban 2 argumentos, pero hay 1.
Posible causa: Te falta incluir el segundo argumento, es decir el rango.
Solución: Incluir dentro de comillas el rango
Mensaje: Error de análisis de fórmula.
Posible causa: El id o url no está entre comillas
Solución: Incluir dentro de comillas el rango
Mensaje: Error interno de importación
Posible causa: El rango no está entre comillas
Solución: Incluir dentro de comillas el rango
Error: #¡REF!
Mensaje: La matriz de resultados no se ha extendido porque se sobreescribirían los datos de A48.
Posible causa: Tienes datos escritos en una de las celdas que necesita IMPORTRANGE para escribir sus datos
Solución: Asegúrate de eliminar cualquier valor o fórmula que hayas escrito en la celda que te dice el mensaje
Mensaje: Debes conectar estas hojas.
Posible causa: No has dado permiso a la hoja para conectarse
Solución: Haz clic en el botón azul que dice «Permitir acceso»
Mensaje: No tienes permiso para acceder a esta hoja
Posible causa: No tienes permiso de editor para acceder a esta hoja, o bien el archivo es un .xls
Solución: Si es de otro usuario tuyo, ve a «Compartir» y dale cualquier permiso (Edición, Lectura, Comentador) a tu otro usuario. Si es de otra persona, pídele que te comparta el archivo. Si es un excel, debes convertirlo primero a Google Sheets
Conclusión
Como ves, IMPORTRANGE es una función vital si quieres acceder a todo el potencial que ofrece Google Sheets.
La primera vez que uno lo hace es un poco raro, pero poco a poco se va acostumbrando, hasta que se te vuelve indispensable.
Como siempre, pruébalo, cuéntame que problemas has tenido con esta función, o que más quieres saber de esta y otras funciones de Sheets.
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