Como ordenar alfabéticamente en Google Sheets

Una de las tareas más repetitivas y útiles que hacemos en nuestro día a día con Google Sheets es ordenar datos de manera alfabética.

Aunque es una tarea fácil, hay varias maneras de hacerlo dependiendo de los tipos de datos que tengas.

Hoy veremos las distintas formas de ordenar alfabéticamente nuestros datos en hoja de cálculo de Google (Google Sheets).

Introducción

¿Por qué ordenar?

Podemos ordenar por varios motivos. Estos son los más comunes:

1. Para visualizar más fácilmente nuestros datos
2. Para encontrar datos de manera más fácil
3. Para preparar los datos para alguna operación (una fórmula, una tabla, una gráfica)

Sin importar la razón, es vital conocer las formas de ordenar rápidamente nuestras listas o tablas.

¿Qué entendemos exactamente por ordenar?

Ordenar es partir de una tabla, es decir de una serie de columnas y filas, y reorganizar estas filas basadas en una de ellas, bien sea en orden ascendente o descendente.

Ejemplos:

1. Tenemos una base de clientes y queremos organizarla del más antiguo al más nuevo
2. Tenemos una base de estudiantes y queremos organizarlos por notas, de las mejores a las peores.
3. Tenemos una lista de canciones y queremos verlas organizadas desde la más larga hasta la más corta.
4. Tenemos una lista de países y queremos verlos organizados de menor a mayor población.
5. Tenemos una lista de personas y queremos verlos organizados por su apellido por orden alfabético.

La anterior es la forma más básica de ordenar, pero podríamos ordenar de forma más compleja, por ejemplo:

1. Queremos organizar la base de clientes primero por ciudad (orden alfabético), después por valor de la compra (mayor a menor, o descendente).
2. Queremos organizar los estudiantes primero por nota (orden ascendente), y después por nombre (orden ascendente).
3. Queremos organizar las canciones primero por artista (orden ascendente) y después por disco (orden ascendente), y después por duración (orden descendente).
4. Queremos organizar los países (orden ascendente o alfabético), primero por continente (orden descendente), luego por idioma (ascendente), y por último por población (descendente).

Teniendo en cuenta la anterior, para ordenar datos necesitamos tres cosas:

1. Un intervalo de una o más columnas, y, por cada factor de ordenación:
2. La columna por la cual vamos a ordenar.
3. Si la ordenación es ascendente o descendente.

¿Cómo ordenar alfabéticamente en Google Sheets?

Hay muchas maneras de ordenar en Google Sheets. Hoy te voy a mostrar seis. El método que vayas a usar depende en gran medida de como quieras ordenar

1. Ordenar toda la hoja por una columna
2. Ordenar un intervalo por la primera o la última columna
3. Ordenar una tabla por alguna de sus columnas de manera rápida
4. Ordenar un intervalo o tabla por varias columnas
5. Ordenar un intervalo o tabla en una nueva hoja.
6. Ordenar con la función SORT.

Vamos a verlos todos uno por uno:

1. Ordenar toda la hoja por una columna

Este es el método más sencillo de ordenar, pero debes tener en cuenta que funciona en muy pocos casos.

Ventajas

• No tenemos que escoger ningún intervalo, ni nada.
• Funciona muy bien cuando tenemos un solo listado simple

Desventajas

• Sheets escoge la columna dependiendo de donde estamos parados.
• No funciona para listados con encabezados.

A continuación un caso en el que funciona muy bien este método:

Para organizar toda la hoja por columna:

1. Seleccionamos una o más celdas de la columna por la que queremos ordenar (o toda la columna).
2. Vamos a «Datos» > «Ordenar Hoja por Columna»
3. Escogemos que orden queremos:
   1. Ascendente (A-Z)
   2. Descendente (Z-A)

2. Ordenar un intervalo por la primera o la última columna

Similar al método anterior con la diferencia de que en esta ocasión si tenemos que escoger un intervalo antes de ordenar.

Esto nos serviría para tablas o listas con encabezados, simplemente tendríamos que escoger el intervalo sin encabezados.

Esta opción es ideal para tablas de 1 o 2 columnas con encabezados.

Ventajas

• Es muy rápido.
• Sirve para listas con encabezados

Desventajas

Solo podemos ordenar por la columna por la que empezamos nuestra selección, por lo que son muy limitadas las opciones

Para ordenar un intervalo por una columna:

1. Escogemos el intervalo que queremos ordenar (sin encabezados)
2. Vamos a «Datos» > «Ordenar intervalo por columna», y escogemos entre:
   1. Orden ascendente (A-Z)
   2. Orden descendente (Z-A)

3. Ordenar por cualquier columna de una tabla (filtros)

La forma más fácil y rápida de ordenar por una columna, implica usar los filtros.

Ventajas

• Fácilmente podemos ordenar por cualquier columna.
• Podemos filtrar por algún valor y después ordenar. Puede ser útil para ciertas ocasiones.
• Podemos filtrar por múltiples valores
• Podemos filtrar usando fórmulas y condiciones complejas

Desventajas

• Sólo funciona para listas con encabezados
• Las listas pueden estar filtradas, entonces hay que tener cuidado.
• A pesar de que puedo tener múltiples filtros, solo puedo ordenar por una columna a la vez lo que limita su poder como ordenador.

Para ordenar con la ayuda de filtros:

1. Escogemos el intervalo o tabla
2. Vamos a «Datos» > «Crear un filtro»
3. Nos vamos a la flecha en la parte superior de la columna por la que queremos ordenar.
4. Escogemos el tipo de orden (ascendente o descendente)

Variación de filtros: Ordenar sólo para mi

Lo que acabamos de hacer en el último ejemplo también lo podemos hacer «solo para mí», es decir que yo puedo ordenar un rango de alguna manera, y si este archivo lo tengo compartido con más personas, las demás personas ni se van a dar por enterados que yo ordene de esta manera. Esto lo haríamos con Vistas de Filtro.

Aquí todo lo que quieren saber acerca de las Vistas de Filtro

Cómo ordenar por varias columnas

Ahora nos vamos a poner un poco más complejos.

Queremos tener dos criterios de organización. Por ejemplo organizar primero por continente y después por país.

Ninguno de los métodos anteriores me permiten hacer esto.

Para esto usamos la opción «Ordenar intervalo».

Para ordenar por varias columnas

1. Escogemos el intervalo que queremos ordenar (con o sin encabezados)
2. Vamos a «Datos» > «Ordenar intervalo». Esto nos abre el panel de ordenar.
3. Ahora escogemos las opciones de ordenación:
   1. ¿Tiene encabezados?
   2. Por que columna queremos ordenar
   3. Que tipo de orden (ascendente o descendente)
   4. Si queremos añadir una nueva columna, damos clic en el botón «Añadir nueva columna» y,
   5. Repetir paso 2 y 3 para todos las columnas por las que queramos ordenar. Nota: Tener en cuenta el orden, ya que primero va a ordenar por la primera columna escogida, después por la segunda, y así sucesivamente.

Ordenar en una hoja aparte

Una última forma de ordenar que les voy a mostrar es mediante fórmulas.

Lo que hacemos es referenciar un intervalo en una fórmula, para ordenarlo en otro intervalo aparte.

Esto es muy útil cuando no queremos (o podemos) modificar la base original.

Para esto hacemos uso de la fórmula SORT.

SORT hace lo mismo que «Ordenar intervalo» pero desde una fórmula.

SORT tiene 3 argumentos obligatorios, y muchos más opcionales. Los obligatorios son:

1. El intervalo
2. El número de la columna por la que vamos a ordenar de primero
3. El tipo de ordenación (0 para descendente, 1 para ascendente).

Los opcionales serian si queremos tener más criterios de ordenación.

Hagamos el mismo ejemplo que el anterior, pero descendente

=SORT(A1:C198;3;0;1;0)

Veamos el ejemplo gráfico:

Pero eso no es todo, lo poderoso de SORT es que podemos ordenar por varias condiciones como hicimos antes, pero lo interesante, que no tienen nigun otro metodo es que podemos ordenar por lo que se nos ocurra.

Digamos por ejemplo que tengo un listado de meses y unidades así:

¿Que pasa si quiero ordenar por los meses, en su orden cronológico?

Como Sheets no reconoce estos como fechas (a menos que fueran fechas «disfrazadas de texto» con el uso de formatos), entonces tengo que darle una ayuda.

Necesitaría «darle» un listado del orden correcto de los meses, y después decir que lo ordene con base en este orden personalizado.

Usaríamos la formula:

=sort(A2:B13;G2:G13;VERDADERO)

Donde G2:G13 es el orden personalizado

Quedaría así:

Desafortunadamente esto solo funciona si no hay valores repetidos, ya que el tamaño del rango a ordenar y el del orden personalizado tiene que ser el mismo.

Algo muy interesante pero que solo funciona en casos muy específicos.

Conclusión

Como ves, aunque es simple, hay muchas maneras de ordenar y todo depende de nuestros objetivos.

¿Algún caso que no haya tenido en cuenta?