Ventajas y Desventajas de usar Google Sheets

Ventajas de usar Google Sheets
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En este artículo vemos las principales ventajas y desventajas de usar las hojas de cálculo de Google Sheets, especialmente frente a Microsoft Excel, software tradicional de manejo y gestión de hojas de cálculo.

Excel ha sido el referente en cuanto a software de gestión de hojas de cálculo por los últimos 30 años.

Sin embargo hace un poco más de 10 años, llegó un nuevo competidor con una propuesta novedosa, que fue ganando seguidores poco a poco, hasta el punto que hoy es una alternativa comparable y en algunos casos superior a Excel.

Vamos a listar a continuación todas las principales ventajas y desventajas de usar Sheets frente a usar Excel

En que se parecen Excel y Sheets

Excel y Google Sheets son aplicaciones que crean y gestionan hojas de cálculo. Aunque en principio, las hojas de cálculo se usaban solo para hacer cálculos simples, a medida que el poder de procesamiento de los computadores fue mejorando, se encontraron aplicaciones de manejo de mayor cantidad de datos y de cálculos mucho más complejos.

En su funcionamiento básico como hojas de cálculo, Sheets y Excel son iguales. Pero cuando empezamos a investigar en características especiales, ahí es donde empezamos a encontrar las diferencias

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Ventajas de Google Sheets frente a Excel

Costo

Sheets es gratis. Hay muy pocas características que necesitan una versión empresarial, y hay un límite superior de envíos de mails automáticos o similares características avanzadas, que normalmente no necesitamos.

Trabajo Colaborativo

Sheets se construyo sobre un modelo de trabajo colaborativo en la nube, por lo que es natural que sea mucho mejor a Excel en este sentido. Microsoft ha tratado de sumarse a este modelo con su Microsoft Office 365, pero así como Sheets nunca va a ser el mejor en trabajo offline y en potencia, Excel nunca va a ser el mejor en trabajo colaborativo. Tendría que cambiar todo su modelo. Igual Excel se anota puntos por avanzar en esta dimensión.

Facilidad de uso

Simplemente al ver las dos interfases graficas, notamos una gran diferencia.

Excel tiene muchos menus, y paneles y miles de opciones

Sheets por su lado también tiene varias opciones, pero la interfase es mucho más intuitiva y fácil de usar, particularmente para un usuario nuevo.

Manejo de versiones

Sheets es uno solo, no hay versión para Mac, no hay Sheets 2020, no hay versión especial de los archivos para celular. Los archivos son los mismos, y si el software se actualiza o mejora, como siempre se está haciendo, simplemente aparecen las nuevas funcionalidades:

  • Los archivos no cambian de extensión
  • No hay que comprar una nueva versión
  • No hay posibilidad de «equivocarse» de versión

De nuevo, Excel ha avanzado en esta característica y en la versión 365 también se manejan las versiones

Respaldos automáticos

Sheets va «guardando» automaticamente y guardando todas las versiones.

Esto significa que nunca vamos a perder información y no tenemos que guardar miles de versiones de un archivo, por si acaso el computador se apaga y no alcanzamos a guardar.

Al igual que el punto anterior, en Excel 365, ya encontramos también esta característica de autoguardado

Automatización

Una de las grandes características de Excel para los usuarios avanzados es la capacidad de automatizar operaciones repetitivas, a través de macros.

Sheets empezó sin esto, pero poco a poco ha ido alcanzando a Excel, particularmente por dos cosas:

  1. Está basado en idioma de programación JavaScript, el cual tiene ya un buen tiempo, muchas personas ya están familiarizadas y hay muchísimos recursos online, y hay muchas más bibliotecas.
  2. También tiene archivos HTML, por lo que podemos hacer interfases gráficas con este idioma de programación y hasta apps independientes.

La desventaja (la cual detallamos más adelante) es que las macros se ejecutan desde el servidor, es decir que necesitan de internet para que funcionen.

Conectar con otras aplicaciones

La magia de estar en la nube, es que fácilmente podemos usar APIs para conectarnos con cualquier otra aplicación.

Entonces en Sheets es relativamente sencillo (con código o complementos) conectarnos con Forms, Docs, Slides, Calendario, Google Maps, Google Drive y aplicaciones que no sean de Google

Extender las funcionalidades

Las macros no solo sirven para automatizar operaciones repetitivas, sino tambien para extender las funcionalidades y volverlo un programa mucho más completo.

Excel tiene los formularios que nos permiten fácilmente incluir información de manera amigable.

Sheets tambien los tiene pero con una aplicación separada, mucho más amigable.

Excel tiene programas que se pueden instalar, y así mismo Sheets tiene complementos para agregar más funcionalidades

La ventaja de Sheets, es que al usar javascript y poder conectarnos prácticamente con cualquier otra aplicación, las posibilidades son mayores.

Filtrar

Los filtros son muy similares en Sheets y Excel.

Sin embargo Sheets tienen las Vistas de Filtro: excelentes para trabajar en equipo sobre los mismos datos. Aquí les dejo un tutorial acerca de Vistas de Filtro

Así mismo, creo que los filtros avanzados son mas completos en Sheets ya que podemos usar formulas y patrones de texto complejos con Expresiones Regulares

La ventaja de filtrar por color que tenía Excel ya la tiene Sheets también.

Actualización: Excel ya cuenta con una característica similar a las Vistas de Filtro

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Desventajas de Google Sheets frente a Excel

Recursos

Solo por el tiempo que Excel le lleva a Sheets, la cantidad de cursos online, artículos de blog, noticias, y documentación en general es muy superior.

Una búsqueda en Google de «Excel Tutorial» nos trae 368 millones de resultados.

La misma búsqueda pero para «Google Sheets Tutorial», nos trae 60 Millones. Lo que demuestra que es mucho menor pero cada vez creciendo.

Gráficas

Las gráficas son una de las grandes fortalezas de Excel, funcionalidad que ha ido mejorando y potencializando con cada versión.

Sheets por su parte empezó con unas gráficas muy pobres que poco a poco ha ido mejorando, pero sigue estando por debajo de todas las opciones que ofrece Excel.

Sin embargo Sheets tiene algunas gráficas muy interesantes, como es el caso de los mapas.

Trabajo Offline o Sin Conexión

Excel nació como un software offline. Simplemente por eso, Excel es superior en el trabajo offline: Está hecho para eso.

Sheets tiene una opción con Google Drive para trabajo offline, pero no todo funciona. Las macros por ejemplo no van a funcionar, y tampoco las funciones que necesitan conectarse a internet como GOOGLETRANSLATE o IMPORTRANGE.

Procesamiento

Sheets procesa todo desde los servidores de Google. No depende del poder de procesamiento de nuestro computador. Esto hace que su poder se disminuya bastante.

Pero, al menos de que hablemos de una base con cientos de miles de filas o con decenas de tablas dinámicas y fórmulas, Sheets procesa muy bien los datos.

En este sentido, Excel es mejor para manejar muchas filas y columnas.

Tablas Dinámicas

Solo por la ventaja en tiempo, Excel ha tenido mucho más espacio para profundizar sus tablas dinámicas y ofrecer muchas más opciones en cuanto a sus tablas dinámicas

La única característica que es mejor en Sheets que en Excel es que no hay que actualizarlas, ya que se actualiza automáticamente. Para lograr esto en Excel necesitamos usar una macro. Aunque a veces, sobre todo en bases muy grandes, también se convierte en una desventaja que se actualice automáticamente

Otra funcionalidad reciente en Sheets son los controles de filtros que permiten a dos o más personas «jugar» con filtros de tablas dinámicas al mismo tiempo sin «dañar» la vista del otro. Además pueden aplicarse a todas las tablas dinámicas de una hoja. Similar a los «slicers» de Excel. Aquí les dejo un artículo acerca de los slicers en Google Sheets.

Fórmulas 3d

Excel tiene una posibilidad de hacer operaciones con la misma celda en varias hojas con una sola fórmula, a esto se le denomina fórmulas 3d. Es una avanzada y útil herramienta que Sheets desafortunadamente no puede replicar.

Con macros podemos hacer algo similar. Aquí les dejo un video para replicar la función de suma en varias hojas

Conclusión

Estamos en un punto en que Google Sheets no tiene mucho que envidiarle a Excel. Es una competencia que ha fortalecido los dos programas y el ganador en últimas es el usuario. Yo digo que hoy en día hay que saber manejar las dos. Sin embargo pienso que es más fácil volverse un «experto» en Sheets, ya que Excel tiene demasiadas cosas, y requiere una curva de aprendizaje más larga para dominarlo

Si lo que quieren es facilidad de uso y manejo colaborativo y gratis, así como mayores posibilidades de automatización, Sheets es la opción.

Si quieren manejar grandes cantidades de datos desde su computador, y muchas más opciones para gráficas y tablas dinámicas, la mejor alternativa es Excel.

Nota: Hace mucho tiempo no trabajo Excel a profundidad, por lo que puede que algún «power user» de Excel pueda refutar o confirmar algunas de las cosas que digo en cuanto a Excel

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Respuestas

  1. Avatar de Jorge Andrés
    Jorge Andrés

    Trabajando con Hoja de Calculo de Google encuentro que el «Hacer una copia» no copia el Código GAS y los botones macro y dejaban sin funcionar mientras Excel puedes copiar el archivo y se va con todas sus configuraciones incluyendo el código de las macro.

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola!

      No se si cambió, pero ahora te da la opción de copiar con o sin las macros

      Saludos!

  2. Avatar de Jeremias
    Jeremias

    Es posible ocultar columnas y que no sea posible desolcultar ni visualizar, sin permiso? o que esté protegido?

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola!

      No, desafortunadamente tendrias que proteger toda la hoja

      Saludos!

  3. Avatar de luis
    luis

    Hola un cordial Saludo.
    desde hace poco estoy viendo sus videos y son muy buenos.. excelente trabajo.

    mas que un comentario, es una pregunta.. que tan confiable es google Sheets para el manejo de multiusuarios, ya que se podrían estar truncando los datos si dos o más usuarios están trabajando simultaneamente en el mismo archivo?como se controlaría esto?

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola Luis

      Tienes razón

      Si vas a tener muchos usuarios al tiempo te recomiendo que trabajes con Google Forms o con formularios HTML

      Saludos!

      Un gran saludo!

  4. Avatar de Cotidiano y Al Grano

    En Excel podemos trabajar en 3D pero en la hoja de google no.

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola.

      Tienes razón.

      En Excel podemos, de manera muy fácil hablar de un nuevo tipo de rangos: las pestañas como rango.

      Entonces ya no solo hablaríamos de columnas y filas, sino también de pestañas, y seria muy fácil cuando tenemos varias pestañas por areas, o por años, referenciar una misma celda en muchas pestañas al tiempo.

      Para hacer esto en Sheets, tenemos que hacer trucos con la ayuda de otras funciones como INDIRECTO.

      Un gran saludo!

      PS. A eso te refieres con 3D, cierto?

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