Cómo crear una lista desplegable en Google Sheets

Listas desplegables en Google Sheets
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Las listas desplegables son una gran herramienta que ayudan al usuario y a su vez nos ayudan a nosotros como administradores de información.

En esta entrada vemos como crear una lista desplegable en Google Sheets con todas sus opciones.

¿Que es una lista desplegable?

Las listas desplegables las vemos en las páginas web, en los apps, en los formularios online y en los programas todo el tiempo.

Son básicamente una forma de ahorrar espacio y de diseñar interfaces amigables con el usuario.

Consiste en que el usuario en un campo da click en una flecha y tiene acceso a un rango de opciones para escoger.

Algo así:

Cuando son útiles las listas desplegables

Las listas desplegables son muy útiles cuando nuestra pregunta o campo tiene múltiples posibilidades de respuestas predeterminadas.

Es decir, cuando yo sé que no hay más de 3, 5 o 15 respuestas posibles.

También es muy útil porque permite asegurarnos que nuestras bases son confiables y robustas. Es decir, nos da la posibilidad de que el usuario no pueda ingresar otro valor diferente a los que yo le ofrezco

Listas desplegables en Google Sheets

Ya hablando específicamente de hojas de cálculo, la utilidad de las listas desplegables remonta en que la idea de usar Google Sheets o cualquier otro software, es poder obtener información, resumiendo los datos y sacando estadísticas.

Si dejamos muchos campos abiertos, en una base muy larga, vamos a terminar con muchos detalles pero muy pocas conclusiones.

Con las respuestas de selección múltiple con la ayuda de listas desplegables, podemos 1) limitar las opciones del usuario, y 2) después podemos resumir los datos, y sacar información relevante.

Ejemplos de lista desplegable

Tipos de lista desplegable en Sheets

Hay dos tipos de listas desplegables que podemos incluir en Google Sheets:

  1. Listas desplegables estáticas (Lista de Elementos)
  2. Listas desplegables dinámicas (Lista a partir de un intervalo)

En el primer tipo de lista, yo doy las opciones y estas se vuelven fijas.

En el segundo, la lista la «trae» de un intervalo de otra parte de Sheets (otra pestaña) o un rango de la misma pestaña.

Todo depende de que tanto creamos que debe cambiar nuestra lista.

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Como crear una lista desplegable en Google Sheets

La lista desplegable es una «subfuncionalidad» de la Validación de Datos.

La validación de datos es una manera de limitar o restringir el input de datos por parte del usuario, para asegurar unos mejores datos en nuestra base, y al mismo tiempo haciendo más fácil la «llenada» de nuestras bases.

Hay muchas formas de validación de datos, como las casillas de verificación (Aquí todo acerca de las casillas de verificación) o las formulas avanzadas.

Crear una lista desplegable estática

Para insertar una lista desplegable estática debemos:

  1. Escoger la celda o celdas donde queremos aplicarla
  2. Una de dos:
    1. Ir a Datos > Validación de Datos, o
    2. Clic derecho en la selección y escoger «Validación de Datos»
  3. En el campo criterio, escoger la opción «Lista de Elementos»
  4. En el campo del lado derecho del criterio, introducimos las distintas opciones que vamos a dar al usuario, separados por comas. Si son frases, incluirlas en comillas.
  5. Presionamos «Guardar»

Hay dos grandes desventajas de esta modalidad de lista desplegable:

  1. Si quiero cambiar, eliminar o adicionar una opción tengo que hacerlo de manera manual en todas las celdas donde aplique esta validación
  2. No puedo poner ciertos símbolos, como la coma dentro de mis opciones

Crear una lista desplegable dinámica

Para insertar una lista desplegable dinámica debemos:

  1. Escoger la celda o celdas donde queremos aplicarla
  2. Una de dos:
    1. Ir a Datos > Validación de Datos, o
    2. Clic derecho en la selección y escoger «Validación de Datos»
  3. En el campo «Criterio», escogemos la opción «Lista a partir de un intervalo» (que está seleccionada por defecto).
  4. En el campo del lado derecho del criterio, podemos dar clic y escoger manualmente el intervalo donde están los datos. También lo podríamos escribir directamente.

Quitar una lista desplegable

Para eliminar una lista desplegable no basta con darle «Suprimir» o quitar el formato.

Tenemos que volver al cuadro de Validación de Datos, y dar clic en el botón «Quitar validación»

Copiar y pegar una lista desplegable

Podemos copiar y pegar una lista desplegable como copiamos normalmente cualquier cosa.

Lo único es que hay que tener cuidado, porque si ya tienen opciones seleccionadas, vamos a pegar las opciones, es decir el contenido de la celda.

Para pegar solo la lista desplegable:

  1. Copiamos la celda
  2. Escogemos donde queremos pegarla.
  3. Vamos a «Editar»>»Pegado Especial» > «Pegar solo la validación de datos»

Opciones avanzadas para las listas desplegables

Por ser un tutorial básico no vamos a entrar a fondo en todas las posibilidades de los menús desplegables, pero si vamos a recorrer las opciones para que puedan saber que más podemos hacer con esta funcionalidad.

Intervalos con Nombre

Algo que podemos hacer con nuestras listas desplegables es que en vez de un intervalo, puedo poner un Intervalo con Nombre.

Entonces en vez de poner A1:A20, podríamos poner «Países», y ya después yo escojo que intervalo va a tener «Países».

Rechazar entrada

Por defecto esta escogida la opción «Mostrar aviso» pero para poder sacar provecho de esta funcionalidad deberíamos escoger «Rechazar entrada», ya que esta no permite que el usuario escriba otra cosa diferente a las opciones que le damos.

Le saca un aviso de alerta y lo bueno es que podemos personalizar el mensaje que diga ese aviso en la opción «Apariencia» .

Opciones y tips avanzados para las listas desplegables dinámicas

Duplicados

En las listas desplegables con intervalos no tenemos que preocuparnos por los duplicados.

Las posibilidades de este punto son muy amplias, ya que podríamos vincular un rango por ejemplo de clientes, y sin importar que los clientes estén repetidos, en mi lista no aparecerán los duplicados.

Celdas vacías

Otra característica muy importante de los listados vinculados a un intervalo es que no toma en cuenta las celdas vacías.

La implicación positiva de esto, es que podemos dejar espacios vacíos previendo

Listas desplegables condicionales

A diferencia de Excel, en Sheets, desafortunadamente no podemos poner funciones directamente como validación de datos.

Nos toca «jugar» con filtros y otras funciones para poder hacer listas condicionales. Pero eso lo veremos en otro artículo.

Próximos Pasos

Hablando de listas desplegables condicionales, aquí les dejó artículos que nos van a ayudar a construirlas

Lista Desplegable Condicional

2 Listas desplegables condicionales en varias filas

3 Listas desplegables condicionales en varias filas

Y aquí te dejo un curso completo de aprender a crear listas desplegables dependientes en Google Sheets

Conclusión

Como ven, insertar una lista desplegable en Sheets no es difícil. Como todo, requiere de un poco de práctica, y después poco a poco podrán ir haciendo listas más complejas

Como siempre, cuéntenme si les ha servido, y si tienen preguntas o sugerencias adicionales

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Respuestas

  1. Avatar de Omar
    Omar

    Hola
    Es posible hacer que las listas desplegables de varios documentos diferentes (compartidos con diferentes usuarios) puedan «obtener» los datos del rango de otro documento aparte?

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Con código podría ser.
      Solo con formula, siempre tienes que traerlo a una hoja del libro actual con IMPORTRANGE
      Saludos!

  2. Avatar de Carlos
    Carlos

    Hola buen día, gracias por el artículo, tengo una lista desplegable con elemplos de ejemplo «Procesador ci5 10400 Intel», cuando busco en Chrome, en Windows, puedo poner cualquiera de las palabras a parte de la primera y me filtra, cuando busco en Android me salta a la aplicación de Drive y no puedo filtrar si no es por la primera palabra. Espero haber sido explícito. Hay una forma de filtrar en Android igual que en Windows?. Gracias.

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola!

      La verdad es que trabajar Sheets en celular es muy limitado

      No creo que se pueda

      Saludos!

  3. Avatar de Guillermo
    Guillermo

    Hola, muy bueno tu tutorial. Fue de gran ayuda
    Me surgio una duda, se puede crear una lista desplegable de seleccion multiple? Es decir, seleccionar dos o mas variables de la lista
    En excel si lo logre hacer, pero en google sheets todavia no
    gracias!

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola!
      Se puede con un poco de creatividad
      Aquí te dejo un video
      https://youtu.be/LL5CnCYsjBM
      Saludos!

  4. Avatar de Jesus L.
    Jesus L.

    Buen día. Generé una lista desplegable a partir de un intervalo de celdas. Dejé absolutas las referencias, para que al crear capas, todas las capas tengan las opciones de la lista. Sin embargo al reordenar de A-Z una columna, me inhabilita las opciones de la lista. ¿Sabes si estoy omitiendo algo?

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola Jesus

      Que columna estas reordenando

      La de los datos

      O donde esta el desplegable?

      Saludos!

  5. Avatar de Matias
    Matias

    Buenas tardes.

    Tengo una duda, me gustaria saber si es posible hacer una, Lista Desplegable Con Múltiples Casillas De Verificación en Google Sheet.

    Ya que no encuentro esa opcion por ningun lado.

    Gracias.

    Saludos.

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola Matias

      Desafortunadamente no existe en el momento esta opción

      Un gran saludo!

  6. Avatar de miguel
    miguel

    buenas! muy interesante tu artículo, me está ayudando mucho 🙂
    tengo una duda sobre algo que yo creo que se puede hacer pero no sé cómo: en mi caso uso las listas para llevar un registro de compras de varios establecimientos a través de una web. la lista sigue un orden de fecha y por tanto los establecimientos se mezclan tipo:
    local1 – 1/1/21 – 26€
    local1 – 1/1/21 – 21€
    local6 – 1/1/21 – 33€
    local2 – 1/1/21 – 15€
    local1 – 1/1/21 – 84€
    Etc.
    Me gustaría poder ordenarlos en otra hoja de forma automática, haciendo que cada fila del elemento de la lista se vaya copiando cada vez que lo elija en otra hoja, y así poder automatizar el trabajo. no sé si me he explicado.
    Me podrías decir cómo puedo hacerlo, o si hay algún artículo donde lo expliques y lo pueda leer? gracias!!

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola Miguel

      Mil gracias por el comentario

      Yo creo que lo puedes hacer con un SORT o un QUERY

      Aquí te dejo un video acerca de ordenar

      https://youtu.be/08sobzFcW8g

      Ojalá te sirva

      Un gran saludo!

  7. Avatar de Gerardo García

    Agradezco tu trabajo, Juan. Me resultado de gran utilidad.

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Mil gracias Gerardo.

      Me alegro mucho que te sirva

      Saludos!

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Mil gracias Carlos!

  8. Avatar de Paola Andrea Jaramillo
    Paola Andrea Jaramillo

    Hola, vi tu tutorial de lista desplegable condicional y me gusto mucho, yo había hecho una par con ayuda de tablas dinámicas y otro con trucos ayudado de la formula Indirecto. Pero tengo una duda, no se si lo sepas, es que necesitamos que la validación por lista desplegable sea en una lista donde se realizan llamadas y se deben diligenciar dos columnas y la primer lista desplegable es sencilla, pero en la segunda columna, esta es dependiente del valor de la primer columna. No sé si me hago entender y no sé si tengas la solución o idea de ella.

    1. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Halo Paola

      Gracias por escribir

      Si te entiendo

      Lo que quieres es un desplegable condicional pero en cada una de las filas o de los registros.

      Esto solo se puede lograr con código.

      La próxima semana voy a publicar un video con la solución.

      Te la comparto una vez lo tenga.

      Un gran saludo!

    2. Avatar de jsguzmanb
      jsguzmanb

      Hola Paola

      Te cuento que acabo de publicar un video con la solución al problema que me planteas.

      https://youtu.be/2IzjPpQVV58

      Me cuentas si te sirve.

      Saludos!

      Saludos!

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