Validar datos en Google Forms

Una de las ventajas que nos dan los formularios de Google Forms es que podemos validar las respuestas, para que los usuarios llenen como yo quiero, o con los formatos que yo quiero mi información

Hoy vemos que tipos de validación de datos nos ofrece Forms y como las construimos

Que es validación de datos

La validación de datos es una manera de asegurarnos que los usuarios que llenan mi formulario, lo hagan bajo ciertos parámetros y que no pueden poner «lo que ellos quieran». Por ejemplo en un campo «edad» no quiero que puedan poner un texto o una fecha, y así mismo, en el campo email, no quiero que pongan su dirección física

Para que la validación de datos en Google Forms

La validación tiene dos objetivos: El primero es hacerle la vida más fácil al usuario, ya que limito sus posibilidades y le ayudo con avisos para decirle que le falto llenar o que diligenció de manera errónea o incompleta

El segundo, es que me asegura la integridad de mis datos, es decir que no voy a mezclar números con textos, ni fechas con párrafos. Después me va a hacer la vida más fácil cuando quiera realizar resúmenes o informes

Cómo se realiza la validación de datos en Google Forms

Forms nos presta multiples herramientas para realizar las validaciones de datos.

Algunas están en su configuración, otras en cada tipo de pregunta y otras en unas opciones específicas de validación.

Hoy las veremos todas

Validar que una respuesta sea llenada

Esta es la validación más básica y es hacer un campo obligatorio o requerido. Cuando el usuario no llena este campo, el formulario no se deja enviar y debajo de la pregunta aparece un aviso rojo diciendo que el campo es requerido

Para volver una pregunta obligatoria, simplemente nos dirigimos a la esquina inferior derecha e esa pregunta y chequeamos el marcador «Obligatoria» con un botón morado

Una vez en el formulario el usuario verá un asterisco rojo al lado de la pregunta lo que indica que es obligatoria

Todos los tipos de pregunta tienen esta opción

Validar con una respuesta específica de opción múltiple

La segunda manera de validar también es muy sencilla y son las preguntas de opción múltiple, con estas podemos limitar el número de opciones que tiene el usuario y como las escoge, me aseguro que la respuesta sea correcta y no hay que corregirle nada

Validar con varias respuestas específicas de opción múltiple

Hay 3 tipos de preguntas de opción múltiple simple: Opción múltiple, Casillas de verificación y Lista Desplegable. Con casillas de verificación, a diferencia de las otras dos, el usuario puede escoger las respuestas que quiera:1,2,3 o todas

Las casillas de verificación tienen una opción de validación donde se puede elegir que el usuario escoja como mínimo 2 o más repuestas, como máximo 5 o menos, o que tenga que escoger exactamente, 3,4 o 5 o las que queramos

Validar numeros enteros entre 0 y 10

Hay otro tipo de pregunta que tambien funciona muy bien en casos especiales de validación de datos y es la escala lineal

Esta pregunta permite escoger un número que puede estar entre 0 y 10, y yo puedo decidir el límite inferior o superior (que no baje de 0 ni suba de 10), por ejemplo podría poner una escala de 1 a 5 o de 3 a 6)

Validar fechas

Hay otro tipo de pregunta que también tiene una validación muy interesante y es la pregunta «fecha». Esta pregunta, como su nombre lo indica, solo permite ingresar fechas válidas. Lamentablemente ahí acaba su validación y no puedo por ejemplo bloquear ciertas fechas, meses o años

Validar horas

Con las horas pasa lo mismo que con las fechas. Se valida que sea una hora válida, pero no puedo limitarlo a ciertas horas específicas. Lo mismo pasa con «Duración»

Validar email en Google Forms

Hay varias maneras de validar emails y las vamos a ver todas

Validar email principal valido

Dentro de la configuración de Google Forms, en la sección Respuestas, la primera opción dice «Recopilar las direcciones de correo electrónico».

Si la seleccionamos, Forms nos agrega una pregunta al principio de nuestro formulario de correo electrónico la cual es obligatoria, y válida automáticamente si es un correo o no

Validar un email de Gmail

Hay una validación un poco más restrictiva y que solo va a permitir que usuarios de Google llenen el formulario.

Para esto, en la misma sección de Respuestas de la Configuración, seleccionamos «Limitar a 1 respuesta». Esto automáticamente pide que el que llene sea usuario de Google

Validar email secundario válido

Los anteriores métodos son los mejores y más fáciles para validar el correo principal del encuestado. Pero que pasa si debo pedir más de un email

Aquí es donde puede ser útil la validación «manual» de correo electrónico.

Para esto, escogemos el tipo de pregunta Respuesta breve

Nos vamos a los 3 puntos en la esquina inferior derecha

Seleccionamos «Validación de Respuesta»

En la nueva fila que nos aparece, seleccionamos Texto

En el siguiente desplegable escogemos «Correo electrónico»

Te podrás dar cuenta, que a diferencia de los otros métodos que hemos visto hasta ahora, este es el único que me permite personalizar el mensaje que voy a mostrar el usuario una vez esa validación se ejecuta. En nuestro caso, cada vez que alguien ponga algo que no sea un email, puedes ponerle el mensaje que desees, como «no sea bruto, eso no es un email» 😉

En las validaciones de email (menos en la de gmail) no estoy validando que el email exista, simplemente válido que tenga un @ y termine con .algo

Validar números

Esa forma de validación que vimos en el ejemplo anterior nos va a servir en muchos otros casos

Por ejemplo podemos validar que la respuesta sea un número válido, o un número menor a algún valor, mayor a algún valor, o que se encuentre entre dos valores

Validar que sea un número entero cualquiera

Para validar que la respuesta sea un número cualquiera, nos aseguramos que la respuesta sea de tipo Respuesta Breve. Después vamos a los tres puntos de la esquina inferior derecha de la pregunta y escogemos validación de respuesta

Luego seleccionamos la opción «Número y escogemos «Número Entero

Validar que sea un número inferior (o superior) a algún valor

También podemos escoger la opción de que el número esté limitado por un valor inferior o superior en el mismo menú número, o hasta que se encuentre entre dos valores. Muy útil por ejemplo si no queremos valores negativos

Por último podemos escoger que el número sea igual a un número exacto (por ejemplo para un examen), o que pueda ser cualquier número menos alguno (como 0 por ejemplo

Validar página web

Muy parecido a la validación de email, también en la opción de Texto, dentro de Validación, en el tipo de respuesta breve, encontramos la opción de validar que el campo sea una página web (Al igual que el mail, que lo valide, no significa que sea una web que exista, simplemente que la dirección coincide con el patrón de una página web

Otras validaciones

Hay muchas más validaciones que podemos explorar en el futuro. Aquí algunas ideas:

• Validar que contenga un texto específico
• Validar que no contenga un texto específico
• Validar un número máximo de caracteres
• Validar un número mínimo de caracteres
• Validaciones avanzadas con expresiones regulares
• Ejemplos avanzados
• Validar solo mayúsculas
• Validar que empiece por M
• Validar que tenga 5 caracteres
• Validar una placa de vehículo (3 letras y 3 números)
• Validar un teléfono
• Validar una fecha de enero de 2022

Conclusión

Como ven, aunque parece un tema sencillo, la validación de datos en Google Forms tiene muchas posibilidades, siempre buscando hacer formularios más amigables y también más fáciles de categorizar y resumir