Cómo agregar una lista desplegable en Google Sheets

En esta entrada vemos una de las preguntas más frecuentes de los principiantes en Google Sheets ¿Cómo agregar una lista desplegable en nuestras hojas de cálculo?

Video

Aquí tienen la explicación también en video

¿Que es una lista desplegable?

Las listas desplegables los vemos en las páginas web, en los apps, en los formularios online y en los programas todo el tiempo.

Son básicamente una forma de ahorrar espacio y de diseñar interfaces amigables con el usuario.

Consiste en que el usuario en un campo da click en una flecha y tiene acceso a un rango de opciones para escoger.

Algo así:

Cuando son útiles las listas desplegables

Las listas desplegables son muy útiles cuando nuestra pregunta o campo tiene múltiples posibilidades de respuestas predeterminadas.

Es decir, cuando yo sé que no hay más de 3, 5 o 15 respuestas posibles.

También es muy útil porque permite asegurarnos que nuestras bases son confiables y robustas. Es decir, nos da la posibilidad de que el usuario no pueda ingresar otro valor diferente a los que yo le ofrezco

Listas desplegables en Google Sheets

Ya hablando específicamente de hojas de cálculo, la utilidad de las listas desplegables remonta en que la idea de usar Google Sheets o cualquier otro software, es poder obtener información, resumiendo los datos y sacando estadísticas.

Si dejamos muchos campos abiertos, en una base muy larga, vamos a terminar con muchos detalles pero muy pocas conclusiones.

Con las respuestas de selección múltiple con la ayuda de listas desplegables, podemos 1) limitar las opciones del usuario, y 2) después podemos resumir los datos, y sacar información relevante.

Ejemplos de lista desplegable

Tipos de lista desplegable en Sheets

Hay dos tipos de listas desplegables que podemos incluir en Google Sheets:

1. Listas desplegables estáticas (Lista de Elementos)
2. Listas desplegables dinámicas (Lista a partir de un intervalo)

En el primer tipo de lista yo doy las opciones y se vuelven fijas.

En el segundo, la lista la «trae» de un intervalo de otra parte de Sheets (otra pestaña) o un rango de la misma pestaña.

Todo depende de que tanto creamos que debe cambiar nuestra lista.

Como crear una lista desplegable en Google Sheets

La lista desplegable es una «subfuncionalidad» de la Validación de Datos.

La validación de datos es una manera de limitar o restringir el input de datos por parte del usuario, para asegurar unos mejores datos en nuestra base, y al mismo tiempo haciendo más fácil la «llenada» de nuestras bases.

Hay muchas formas de validación de datos, como las casillas de verificación (Aquí todo acerca de las casillas de verificación) o las formulas avanzadas.

Crear una lista desplegable estática

Para insertar una lista desplegable estática debemos:

1. Escoger la celda o celdas donde queremos aplicarla
2. Una de dos:
   1. Ir a Datos > Validación de Datos, o
   2. Clic derecho en la selección y escoger «Validación de Datos»
3. En el campo criterio, escoger la opción «Lista de Elementos»
4. En el campo del lado derecho del criterio, introducimos las distintas opciones que vamos a dar al usuario, separados por comas. Si son frases, incluirlas en comillas.
5. Presionamos «Guardar»

Hay dos grandes desventajas de esta modalidad de lista desplegable:

1. Si quiero cambiar, eliminar o adicionar una opción tengo que hacerlo de manera manual en todas las celdas donde aplique esta validación
2. No puedo poner ciertos símbolos, como la coma dentro de mis opciones

Crear una lista desplegable dinámica

Para insertar una lista desplegable dinámica debemos:

1. Escoger la celda o celdas donde queremos aplicarla
2. Una de dos:
   1. Ir a Datos > Validación de Datos, o
   2. Clic derecho en la selección y escoger «Validación de Datos»
3. En el campo «Criterio», escogemos la opción «Lista a partir de un intervalo» (que está seleccionada por defecto).
4. En el campo del lado derecho del criterio, podemos dar clic y escoger manualmente el intervalo donde están los datos. También lo podríamos escribir directamente.

Quitar una lista desplegable

Para eliminar una lista desplegable no basta con darle «Suprimir» o quitar el formato.

Tenemos que volver al cuadro de Validación de Datos, y dar clic en el botón «Quitar validación»

Copiar y pegar una lista desplegable

Podemos copiar y pegar una lista desplegable como copiamos normalmente cualquier cosa.

Lo único es que hay que tener cuidado, porque si ya tienen opciones seleccionadas, vamos a pegar las opciones, es decir el contenido de la celda.

Para pegar solo la lista desplegable:

1. Copiamos la celda
2. Escogemos donde queremos pegarla.
3. Vamos a «Editar»>»Pegado Especial» > «Pegar solo la validación de datos»

Opciones avanzadas para las listas desplegables

Por ser un tutorial básico no vamos a entrar a fondo en todas las posibilidades de los menús desplegables, pero si vamos a recorrer las opciones para que puedan saber que más podemos hacer con esta funcionalidad.

Intervalos con Nombre

Algo que podemos hacer con nuestras listas desplegables es que en vez de un intervalo, puedo poner un Intervalo con Nombre.

Entonces en vez de poner A1:A20, podríamos poner «Países», y ya después yo escojo que intervalo va a tener «Países». Es como hablar de un vector.

Rechazar entrada

Por defecto esta escogida la opción «Mostrar aviso» pero para poder sacar provecho de esta funcionalidad deberíamos escoger «Rechazar entrada», ya que esta no permite que el usuario escriba otra cosa diferente a las opciones que le damos.

Le saca un aviso de alerta y lo bueno es que podemos personalizar el mensaje que diga ese aviso en la opción «Apariencia» .

Opciones y tips avanzados para las listas desplegables dinámicas

Duplicados

En las listas desplegables con intervalos no tenemos que preocuparnos por los duplicados.

Las posibilidades de este punto son muy amplias, ya que podríamos vincular un rango por ejemplo de clientes, y sin importar que los clientes estén repetidos, en mi lista no aparecerán los duplicados.

Celdas vacías

Otra característica muy importante de los listados vinculados a un intervalo es que no toma en cuenta las celdas vacías.

La implicación positiva de esto, es que podemos dejar espacios vacíos previendo

Listas desplegables condicionales

A diferencia de Excel, en Sheets, desafortunadamente no podemos poner funciones directamente como validación de datos.

Nos toca «jugar» con filtros y otras funciones para poder hacer listas condicionales. Pero eso lo veremos en otro artículo.

Próximos Pasos

Hablando de listas desplegables condicionales, aquí les dejó artículos que nos van a ayudar a construirlas

Lista Desplegable Condicional

2 Listas desplegables condicionales en varias filas

3 Listas desplegables condicionales en varias filas

Conclusión

Como ven, insertar una lista desplegable en Sheets no es difícil. Como todo, requiere de un poco de práctica, y después poco a poco podrán ir haciendo listas más complejas

Como siempre, cuéntenme si les ha servido, y si tienen preguntas o sugerencias adicionales