Gestión de Finanzas Personales en Google Sheets

Hoy vamos a empezar un archivo práctico de gestión de finanzas personales. En cuanto a temas de finanzas personales, hay mucho por explorar y discutir. Hoy nos enfocaremos en crear una herramienta básica para gestionar nuestros gastos, que es la base para cualquier sistema de finanzas personales.

Introducción a la Gestión de Gastos

Conceptos Básicos

Antes de adentrarnos en la creación del archivo, es importante entender algunos conceptos básicos de finanzas personales, tales como:

  • Gastos: Dinero que se gasta en bienes y servicios.
  • Ingresos: Dinero que se recibe, ya sea por salario, inversiones, etc.
  • Deudas: Dinero que se debe a terceros.
  • Inversiones: Dinero destinado a generar ingresos futuros.

Para empezar, nos enfocaremos en los gastos, ya que es crucial entender en qué estamos gastando nuestro dinero antes de planificar inversiones o estrategias de ahorro.

Estructura del Archivo

  1. Gastos: Hoja donde registraremos cada gasto.
  2. Reporte: Hoja donde visualizaremos nuestros gastos agrupados por categorías y meses.

Creación de la Hoja de Gastos

Paso 1: Crear la Hoja de Gastos

  1. Renombrar la primera pestaña a “Gastos”.
  2. Establecer las siguientes columnas:
  • A: Valor (monto del gasto)
  • B: Fecha (día del gasto)
  • C: Concepto (detalle del gasto)
  • D: Categoría (tipo de gasto)
  • E: Comentarios (notas adicionales)

Paso 2: Configurar Validaciones de Datos

  1. Valor: Validar que sea un número mayor a 0.
  2. Fecha: Validar que sea una fecha válida.
  3. Categoría: Crear una lista desplegable con las categorías posibles.
  • Crear una segunda hoja llamada “Listas”.
  • En “Listas”, columna A, escribir las categorías (por ejemplo, “Servicios”, “Arriendo”, “Casa”, “Salidas”).
  • Volver a “Gastos”, seleccionar la columna de categoría, ir a “Datos” > “Validación de datos”, y seleccionar la lista de la hoja “Listas”.

Paso 3: Ingresar Datos de Ejemplo

  • Ingresar algunos datos de ejemplo para probar las validaciones y configuraciones.

Creación del Reporte de Gastos

Paso 1: Crear la Hoja de Reporte

  1. Renombrar la segunda pestaña a “Reporte”.
  2. Establecer un diseño básico para el reporte:
  • A1: Año
  • B1: Mes
  • C1: Total Gastos
  • A3: Categoría
  • B3: Total Valor

Paso 2: Calcular el Total de Gastos

  1. Utilizar la función SUMAR.SI.CONJUNTO para calcular el total de gastos para el año y mes seleccionados.
   =SUMAR.SI.CONJUNTO(Gastos!A:A, Gastos!G:G, $A$1, Gastos!F:F, $B$1)

Paso 3: Crear un Informe Detallado por Categoría

  1. Utilizar la función QUERY para agrupar y sumar los gastos por categoría.
   =QUERY(Gastos!A:E, "SELECT D, SUM(A) WHERE G = '" & $A$1 & "' AND F = '" & $B$1 & "' GROUP BY D", 1)

Paso 4: Agregar Desplegables para Selección de Mes y Año

  1. Mes: Crear un desplegable con los meses disponibles en la hoja “Gastos”.
  2. Año: Crear un desplegable con los años disponibles en la hoja “Gastos”.

Paso 5: Agregar Desplegable para Selección de Categoría

  1. En “Reporte”, agregar un desplegable para seleccionar la categoría y ver el detalle de los gastos.
   =QUERY(Gastos!A:E, "SELECT C, A, B, E WHERE G = '" & $A$1 & "' AND F = '" & $B$1 & "' AND D = '" & $D$1 & "'", 1)

Paso 6: Formato Condicional y Estilo

  1. Aplicar formato condicional para resaltar la categoría seleccionada en el reporte.
  2. Dar formato y estilo a las celdas y tablas para mejorar la legibilidad y presentación del reporte.

Con estos pasos, tendrás una herramienta básica y funcional para gestionar tus gastos personales. A medida que te familiarices con el sistema, podrás agregar funcionalidades adicionales como la gestión de ingresos, presupuestos y más.

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