Historial de Modificaciones en AppSheet

Hoy exploraremos cómo crear una aplicación sencilla para gestionar clientes, con un registro detallado de quién creó y modificó cada cliente, y cuándo se realizaron estas acciones. Esta funcionalidad es útil para tener un historial de cambios y control de modificaciones.

Objetivo

Crear una aplicación en AppSheet para gestionar clientes, registrando automáticamente:

  • Quién creó el registro.
  • Cuándo se creó.
  • Quién lo modificó.
  • Cuándo se modificó.

Pasos a seguir

1. Crear la hoja de cálculo en Google Sheets

  1. Abrir Google Sheets y crear una nueva hoja llamada “Clientes”.
  2. Agregar las siguientes columnas:
    • ID del Cliente
    • Email del Cliente
    • Nombre del Cliente
    • Comentarios
    • Quién lo creó
    • Cuándo lo creó
    • Quién lo modificó
    • Cuándo lo modificó

2. Configurar la aplicación en AppSheet

  1. En Google Sheets, ir a “Extensiones” > “AppSheet” > “Crear una aplicación”.
  2. AppSheet generará automáticamente una aplicación basada en la hoja de cálculo.
  3. En el editor de AppSheet, ir a la sección “Data” y seleccionar “Columns” para configurar las columnas:
    • Email del Cliente: Tipo Email
    • Nombre del Cliente: Tipo Text
    • Comentarios: Tipo LongText
    • Quién lo creó: Tipo Text, con un valor inicial usando USEREMAIL().
    • Cuándo lo creó: Tipo DateTime, con un valor inicial usando NOW().
    • Quién lo modificó: Tipo Text, con una fórmula usando USEREMAIL().
    • Cuándo lo modificó: Tipo DateTime, con una fórmula usando NOW().

3. Configurar los valores iniciales y fórmulas

  1. En la columna “Quién lo creó”, establecer el valor inicial con la fórmula USEREMAIL().
  2. En la columna “Cuándo lo creó”, establecer el valor inicial con la fórmula NOW().
  3. En la columna “Quién lo modificó”, establecer una fórmula con USEREMAIL().
  4. En la columna “Cuándo lo modificó”, establecer una fórmula con NOW().

4. Probar la aplicación

  1. Guardar los cambios en AppSheet.
  2. Abrir la aplicación y crear un nuevo cliente.
  3. Verificar que los campos “Quién lo creó” y “Cuándo lo creó” se llenen automáticamente.
  4. Editar un cliente existente y verificar que los campos “Quién lo modificó” y “Cuándo lo modificó” se actualicen correctamente.

5. Ocultar campos innecesarios

  1. En la sección “UX” del editor de AppSheet, seleccionar la vista de formulario (Form).
  2. Configurar los campos para que solo se muestren los necesarios (Email, Nombre, Comentarios).
  3. Guardar y probar la aplicación para asegurarse de que los campos “Quién lo creó”, “Cuándo lo creó”, “Quién lo modificó” y “Cuándo lo modificó” no sean visibles al usuario final.

Ejemplo de código en AppSheet

A continuación, se muestra cómo configurar los valores iniciales y las fórmulas en AppSheet:

Valor inicial para “Quién lo creó”

USEREMAIL()

Valor inicial para “Cuándo lo creó”

NOW()

Fórmula para “Quién lo modificó”

USEREMAIL()

Fórmula para “Cuándo lo modificó”

NOW()

Conclusión

Este tutorial muestra cómo crear una aplicación de gestión de clientes en AppSheet que registra automáticamente quién creó y modificó los registros, y cuándo se realizaron estas acciones. Este historial de cambios es esencial para mantener un control detallado de las modificaciones en los datos.

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