Resaltar o identificar duplicados en Google Sheets (o Excel)

En esta entrada vamos a ver varias técnicas para resaltar o identificar duplicados en Google Sheets, e indicaremos cuáles de estas funcionan en Excel también (pista: todas).

También encuentran a continuación este tema en formato videotutorial, si así lo prefieren.

¿Qué consideramos duplicados?

En el caso de una lista, es decir de una tabla de una sola columna, es muy fácil. Un duplicado es un valor que se repite, como en el siguiente ejemplo:

Ya cuando tenemos una tabla con varias columnas, normalmente hablamos de duplicados, cuando toda la fila se repite.

Pero también puede darse el caso de que se repita algún identificador (como el nombre, la referencia, u otro). En este caso usaríamos otras técnicas.

Por que identificar duplicados

A veces tenemos que identificar duplicados cuando realizamos auditoria de alguna hoja de cálculo, por varias razones:

1. Ver posibles errores de la base (Si fuera una llave única no debería tener duplicados)
2. Encontrar registros puestos dos veces por error
3. Identificar campos que si deberían estar duplicados
4. Después de haber juntado, copiado y pegado, o eliminado registros.
5. O simplemente queremos ver, por ejemplo las diferentes ventas de un mismo cliente, o de un mismo vendedor

Ya después podemos decidir que hacer con ellos.

Muchas veces vamos a querer eliminarlos (Aquí un tutorial entero de cómo eliminar filas duplicadas), pero a veces solo queremos «marcarlos» o asegurarnos que esten duplicados. Esto es lo que vamos a ver hoy

Cómo identificar duplicados en Sheets

Hay varias maneras de identificar duplicados, y depende de que queramos hacer exactamente.

Una manera de identificar los duplicados es usando una nueva columna que identifique un registro como repetido o no.

También podemos usar formatos, para poner un color especial o negrita a las celdas o filas que estén duplicadas

También podemos decidir si queremos que nos identifique todas las instancias del repetido, o que me deje el «original» din marcar

Por otro lado, también depende de que tanto control tengamos sobre la base, y que tanto podamos modificarla, reordenarla o agregar nuevas columnas. Estas son algunas de las formas en que podemos resaltar duplicados:

1. Ordenando y añadiendo una columna auxiliar formulada.
2. Ordenando y añadir un formato condicional
3. Añadir una columna auxiliar (sin ordenar)
4. Añadir un formato condicional (sin ordenar)

A continuación vamos a ver en detalle estas.

Ordenar y añadir una columna condicional

La manera más fácil de ver rápidamente si hay valores repetidos es ordenando por la llave o alguna columna de referencia (Aquí todo acerca de ordenar datos en Google Sheets)

Una vez ordenamos, tenemos dos opciones. La primera es añadir una columna adicional, con una fórmula que me avisa si el valor es repetido o no. Para esto, seguimos los siguientes pasos:

1. Agregamos un filtro
2. Ordenar los datos por la columna de referencia.
3. En la primera celda de la columna siguiente introducimos la fórmula =SI(A2=A1;»REPETIDO»;»OK»)
4. Arrastramos la fórmula, o la copiamos y pegamos.
5. Podemos añadir adicionalmente un formato condicional a todo lo que diga «Repetido» (Aquí una introducción a formatos condicionales)

Esta metodología es ideal para cuando queremos hacer algo adicional a los duplicados: eliminarlos, copiarlos y pegarlos, o alguna otra acción.

Homologación Excel: Este método funciona exactamente igual en Excel

Nota: Con este método dejamos el original sin marcar

Ordenar y añadir una columna condicional y un formato condicional

Al método anterior le podemos agregar una cosa más y es un formato condicional para que nos ayude a identificar de manera más visual y de verdad destaque todos los resaltados.

Adicional a los pasos anteriores, añadimos lo siguiente:

1. Seleccionamos la columna B.
2. Clic derecho y escogemos «Formato Condicional»
3. Escogemos la condición «La celda es igual a»
4. Escribimos «REPETIDO»

Homologación Excel: En Excel se haría todo igual, excepto que el formato condicional se aplica de manera un poco diferente

Ordenar y añadir un formato condicional

Si solo queremos identificarlos visualmente, una buena opción es incluir la fórmula anterior en un formato condicional directamente, quitando así la necesidad de incluir una columna auxiliar.

En otras palabras, fusionamos los dos métodos anteriores en uno solo:

Lo haríamos así:

1. Escoger la columna B (Desde la fila 2)
2. Una de dos:
   1. Ir a Formato > Formato Condicional
   2. Clic derecho y escoger «Formato Condicional»
3. En «Reglas de Formato», escoger, «La fórmula personalizada es:»
4. En el campo escribir «=A2=A1», asumiendo que la primera celda del rango es A1.
5. Poner cualquier formato que resalte los repetidos.

Resaltar toda la fila

Podemos hacer una pequeña modificación para que resalte toda la fila y así hacer que sea más visible la columna repetida.

Para esto simplemente cambiamos el rango del formato hacemos un pequeño cambio en la formula del formato condicional. Para esto:

1. Seleccionamos toda nuestra hoja
2. Vamos a «Formtao Condicional»
3. Seleccionamos el formato anterior
4. Cambiamos el rango para que incluya las dos columnas (A2:B14)
5. Cambiamos la formula para que quede fija la columna identificadora (en nuestro caso la A) (=$A2=$A3)

Añadir una columna auxiliar formulada (sin tener que ordenar)

Esta es una de las metodologías que más me gusta.

Con la ayuda de la función CONTAR.SI, podemos ver si un registro está más de dos veces en la columna.

Hay dos formas de hacerlo. Una es que me resalte todas las instancias del valor duplicado (la forma fácil), otra es que me deje la primera sin resaltar (Algo así como el original, o el innovador). Igual que en los primeros ejemplos. De nuevo, todo depende de lo que queramos hacer con nuestros duplicados.

Identificar todos los duplicados

1. Nos situamos en la columna a la derecha del primer dato e ingresamos la fórmula =SI(CONTAR.SI(A:A;A2)>1;»REPETIDO»;»ORIGINAL»)
2. Arrastramos la fórmula
3. También podríamos añadir un formato condicional para hacerlo más visual, tal como hicimos en los ejemplos anteriores.

Homologación Excel: Esta fórmula se puede aplicar exactamente igual en Excel

Identificar los duplicados pero no el «original»

El método anterior es muy fácil, pero a veces vamos a querer que nos deje sin marcar el original, es decir la primera ocurrencia de algún valor repetido, tal como en los primeros ejemplos.

Para lograr lo anterior, repetimos los pasos del último ejemplo pro tenemos que modificar nuestra fórmula, a:

=SI(CONTAR.SI($A$2:A2;A2)>1;»REPETIDO»;»OK»)

Homologación Excel: Esta fórmula se puede aplicar exactamente igual en Excel

Añadir un formato condicional (sin ordenar)

Esta es, en principio, la forma más fácil pero no me gusta que necesariamente resalta todas las instancias del duplicado.

No deja «el original», como me gusta, pero puede ser útil en muchas ocasiones.

1. Escoger la columna donde estan los datos
2. Una de dos:
   1. Ir a Formato > Formato Condicional
   2. Click derecho y escoger «Formato Condicional»
3. En «Reglas de Formato», escoger, «La fórmula personalizada es:»
4. En el campo escribir «=CONTAR.SI(A1:A;A1)>1», asumiendo que la primera celda del rango es A1.
5. Poner cualquier formato que resalte los repetidos.

En muchos artículos en la web encontrarán solo esta última. Me parece que no es lo suficientemente flexible, y si conocen todas las anteriormente expuestas tienen un kit de herramientas muchísimo más amplio para enfrentar este y otros retos en Google Sheets.

Conclusión

Pudimos ver varios métodos distintos para resaltar duplicados. Es importante conocerlos, porque depende de que tanto puedan modificar la base original y de lo que quieran hacer con sus duplicados

¿Qué tal les parece? ¿Tienen algún otro método? ¿Tienen algún otro caso que no haya mencionado? Cuéntenme en los comentarios.

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