En este tutorial te mostraré cómo crear campos calculados con la función QUERY en Google Sheets. Aprenderás a realizar cálculos como ventas y márgenes directamente en tu consulta, sin necesidad de agregar columnas adicionales a tu base de datos. Esto te permitirá analizar tus datos de manera más flexible y potente, aprovechando al máximo las capacidades de Google Sheets para automatizar reportes y análisis, especialmente útil para emprendedores, dueños de pequeños negocios y entusiastas de la productividad.
Si prefieres ver el tutorial en video, te lo dejo a continuación:
¿Qué es un campo calculado en QUERY?
Un campo calculado en QUERY es una columna virtual que se genera a partir de cálculos realizados entre columnas existentes de tu base de datos. Por ejemplo, puedes calcular el valor de las ventas multiplicando unidades por precio, o calcular el margen de ganancia utilizando las columnas de precio y costo. Todo esto se logra dentro de la misma fórmula QUERY, sin modificar tu tabla original.
Estructura de la base de datos de ejemplo
Para este ejemplo, utilizo una base de datos de ventas con las siguientes columnas:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| A | Fecha |
| B | Vista |
| C | Nombre del producto |
| D | Categoría |
| E | Unidades |
| F | Precio |
| G | Costo |
Primer paso: Copiar la base con QUERY
El primer paso es crear una copia de la base de datos usando QUERY. Así es como lo hago yo:
=QUERY(A1:G; "SELECT *")Esto simplemente trae todos los datos de la base. Sin embargo, normalmente quiero ver solo algunas columnas que me interesan, como el nombre del producto y la categoría:
=QUERY(A1:G; "SELECT C, D")Agregar un campo calculado: Ventas
Ahora quiero calcular las ventas, que serían unidades multiplicadas por precio. Para esto uso un campo calculado dentro de QUERY. Así construyo yo la fórmula:
=QUERY(A1:G; "SELECT C, D, E, F, E*F")Esto agrega una nueva columna con el cálculo de ventas. Pero el encabezado será el cálculo (E*F), lo cual no es muy amigable. Para ponerle un nombre más claro, uso la cláusula label:
=QUERY(A1:G; "SELECT C, D, E, F, E*F LABEL E*F 'ventas'")Ahora la columna calculada se llama ventas, lo cual es mucho más claro y profesional.
Filtrar resultados con WHERE
Puedo combinar los campos calculados con filtros usando WHERE. Por ejemplo, para ver solo las ventas de la categoría «hombre»:
=QUERY(A1:G; "SELECT C, D, E, F, E*F LABEL E*F 'ventas' WHERE D = 'hombre'")Agregar otro campo calculado: Margen
Ahora voy a calcular el margen, que es la utilidad sobre el precio. La fórmula sería: (F – G) / F, donde F es el precio y G el costo. Así construyo la consulta:
=QUERY(A1:G; "SELECT C, D, E, F, E*F, (F-G)/F LABEL E*F 'ventas', (F-G)/F 'margen'")Recuerda que puedes dar formato de porcentaje a la columna de margen desde el menú de Google Sheets para mayor claridad.
Usar funciones dentro de QUERY: YEAR
En QUERY, puedes usar algunas funciones como YEAR para extraer el año de una fecha sin crear una columna adicional. Por ejemplo, para mostrar el año de la columna A:
=QUERY(A1:G; "SELECT YEAR(A), C, D, E, F, E*F, (F-G)/F LABEL YEAR(A) 'año', E*F 'ventas', (F-G)/F 'margen'")Esto te permite agrupar o analizar por año directamente desde tu consulta.
Resumen y próximos pasos
Como viste en este tutorial, la función QUERY te permite crear campos calculados para realizar análisis avanzados sin modificar tu base de datos original. Puedes calcular ventas, márgenes y extraer el año de las fechas, todo en una sola fórmula. En próximas lecciones exploraremos cómo agrupar estos datos, por ejemplo, como una tabla dinámica, para obtener reportes aún más útiles y personalizados.
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