En este tutorial vamos a aprender a crear eventos en Google Calendar directamente desde Google Sheets, añadiendo detalles importantes como descripción, ubicación e invitados. Esta integración es ideal para emprendedores o dueños de pequeños negocios que manejan agendas y quieren automatizar la creación de eventos para sus clientes o colaboradores, ahorrando tiempo y evitando errores manuales. Además, veremos cómo enviar invitaciones por correo a los participantes, haciendo que la gestión de calendarios sea mucho más eficiente y profesional.
Vamos a empezar desde lo básico: supongamos que tenemos en nuestra hoja de cálculo un evento con un nombre, una fecha y una hora. Por ejemplo, queremos crear una clase de piano el primero de diciembre a las 2 de la tarde. La función que utilizamos para crear el evento en Google Calendar se llama eventoSheetsFechaYHora, y con ella podemos crear un evento con un título, fecha y hora de inicio y fin.
El código principal para crear el evento utiliza la clase CalendarApp de Google Apps Script y su método createEvent. Este método recibe al menos tres argumentos: el título del evento, la fecha y hora de inicio, y la fecha y hora de fin. Por ejemplo:
CalendarApp.createEvent(titulo; fechaInicio; fechaFin);Para muchos negocios, como spas o peluquerías, la fecha de inicio y fin suelen ser la misma, solo cambia la hora. Pero si tienes un hotel o un glamping, por ejemplo, sí necesitarás fechas y horas diferentes para llegada y salida.
Ahora, vamos un paso más allá. El método createEvent acepta un cuarto argumento que es un objeto con opciones para el evento. Aquí puedes agregar detalles como:
- Descripción del evento
- Ubicación o locación
- Invitados
- Si deseas enviar o no la invitación por correo
Veamos cómo agregar la descripción. Este es un ejemplo de cómo incluirla en el objeto opciones:
CalendarApp.createEvent(titulo; fechaInicio; fechaFin; {description: "Esta es la mejor clase de piano"});Para hacerlo más dinámico, podemos tomar la descripción de una celda de Google Sheets, por ejemplo, la celda D2 que contiene un comentario como «Recuerda llegar 15 minutos antes». Entonces, en el script, definimos una variable comentarios que tome ese valor y la pasamos así:
var comentarios = hoja.getRange("D2").getValue();
CalendarApp.createEvent(titulo; fechaInicio; fechaFin; {description: comentarios});El siguiente detalle que podemos agregar es la ubicación del evento, que se pasa en la propiedad location. Por ejemplo, si tenemos varias sedes —Bogotá, Medellín, Cartagena— podemos crear un desplegable en Sheets para seleccionar la sede y pasarla al evento:
var sitio = hoja.getRange("E2").getValue();
CalendarApp.createEvent(titulo; fechaInicio; fechaFin; {description: comentarios; location: sitio});La ubicación puede ser una dirección, un barrio, un edificio o cualquier texto que Google Calendar reconozca para mostrar en el evento e incluso conectar con Google Maps.
Ahora vamos con algo muy útil: invitar personas al evento. Supongamos que queremos invitar al cliente y al profesor de la clase de piano. Tenemos sus correos electrónicos en las columnas F y G, por ejemplo. Para pasar estos correos como invitados, debemos crear una variable que concatene ambos correos separados por coma, así:
var cliente = hoja.getRange("F2").getValue();
var profe = hoja.getRange("G2").getValue();
var mails = cliente + "," + profe;Y en el objeto opciones, usamos la propiedad guests para agregar los invitados, y la propiedad sendInvites para indicar si queremos enviar la invitación por correo (true o false):
CalendarApp.createEvent(titulo; fechaInicio; fechaFin; {description: comentarios; location: sitio; guests: mails; sendInvites: true});Si activamos sendInvites: true, los invitados recibirán un correo electrónico con la invitación al evento, lo que mejora la comunicación y evita olvidos.
En resumen, con estas mejoras podemos crear eventos mucho más completos y útiles desde Google Sheets, incluyendo:
- Descripción personalizada
- Ubicación precisa
- Invitados múltiples
- Envío automático de invitaciones por correo
Además, aunque no lo vimos en este tutorial, es posible agregar recordatorios, cambiar colores del evento, modificar invitados o crear eventos recurrentes, todo con Google Apps Script y la clase CalendarApp.
Si quieres profundizar en cómo automatizar tareas con Google Apps Script y Google Sheets, te recomiendo inscribirte en mi academia online, donde tenemos cursos completos para que domines estas herramientas y lleves tus emprendimientos al siguiente nivel.
Si quieres aprender a usar Google Forms y Google Sheets desde cero, te invito a tomar un curso gratis de 2 horas.