En este tutorial te voy a mostrar cómo crear funciones personalizadas en Google Sheets sin necesidad de escribir una sola línea de código. Esta nueva funcionalidad, llamada Funciones con nombre, te permite crear tus propias fórmulas reutilizables con nombres personalizados, lo que facilita mucho el trabajo en hojas de cálculo, especialmente si usas fórmulas con frecuencia. Vamos a crear dos funciones: una para calcular el margen de utilidad y otra para calcular el crecimiento entre dos periodos. Estas funciones son muy útiles en análisis financieros, reportes y proyecciones, y te ayudarán a ahorrar tiempo y evitar errores al repetir cálculos.
Si prefieres ver el tutorial en video, te lo dejo a continuación para que puedas seguirlo paso a paso y ver cómo lo hago en vivo:
¿Qué son las funciones con nombre en Google Sheets?
Las funciones con nombre son una funcionalidad nueva y poderosa de Google Sheets que te permite definir tus propias fórmulas personalizadas, asignarles un nombre único y luego usarlas en cualquier celda, igual que una función nativa. Lo mejor de todo es que no necesitas saber programación ni usar Google Apps Script. Solo defines la fórmula una vez, con variables claras, y después la reutilizas tantas veces como quieras, haciendo tu hoja más limpia, fácil de entender y mantener.
Esta funcionalidad es ideal para quienes manejan análisis financieros, reportes periódicos o cálculos repetitivos y quieren evitar errores al copiar fórmulas o tener que recordar cómo armar cálculos complejos.
Función personalizada: Margen de utilidad
Vamos a crear una función llamada jsg_margen_utilidad que calcule el margen de utilidad a partir de los ingresos y los gastos. Esta fórmula es útil cuando no tienes la utilidad neta directamente, sino solo los ingresos y los gastos, y quieres conocer qué porcentaje de los ingresos queda como ganancia.
Ejemplo de datos
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Ingresos | 1000 |
| Gastos | 995 |
La fórmula para calcular el margen de utilidad es la siguiente:
=(ingresos - gastos) / ingresosEsta fórmula devuelve un decimal, por ejemplo 0.005, que representa el 0.5% de margen. Puedes formatear la celda como porcentaje para verlo más claro.
Paso a paso para crear la función con nombre
1. Haz clic derecho sobre cualquier celda y selecciona Ver más acciones de celda > Definir función con nombre.
2. Asigna un nombre único a la función, por ejemplo: jsg_margen_utilidad. Es importante usar un prefijo como «jsg_» para evitar conflictos con funciones nativas o futuras.
3. En la descripción, escribe algo claro como: Calcula el margen de utilidad a partir de ingresos y gastos.
4. Define las variables que usará la fórmula. Por ejemplo:
- ingresos: Ingresos brutos (ejemplo: 1000)
- gastos: Gastos totales (ejemplo: 995)
5. Escribe la fórmula usando los nombres de las variables, así:
=(ingresos - gastos) / ingresos6. Haz clic en Siguiente, completa los ejemplos y descripciones de los argumentos para que quede claro su uso, y finalmente haz clic en Crear.
¡Listo! Ahora puedes usar tu función personalizada en cualquier celda escribiendo:
=jsg_margen_utilidad(1000; 995)Y verás el resultado automáticamente, sin tener que escribir la fórmula completa cada vez.
Función personalizada: Crecimiento entre dos periodos
Ahora vamos a crear una función llamada jsg_crecimiento para calcular el crecimiento porcentual entre dos periodos, como por ejemplo entre dos años o dos meses. Esta fórmula es muy común en análisis financieros, ventas y comparaciones de desempeño.
Ejemplo de datos
| Periodo | Ventas |
|---|---|
| 2021 | 2000 |
| 2022 | 2045 |
La fórmula para calcular el crecimiento es:
=((valor_actual - valor_anterior) / valor_anterior)Esto devuelve un decimal que representa el porcentaje de crecimiento (por ejemplo, 0.0225 para un 2.25%), que puedes mostrar como porcentaje.
Paso a paso para crear la función con nombre
1. Ve a Datos > Funciones con nombre y haz clic en Añadir nueva función.
2. Asigna un nombre único, por ejemplo: jsg_crecimiento.
3. En la descripción, escribe algo como: Calcula el crecimiento porcentual entre dos periodos.
4. Define las variables que usará la fórmula:
- valor_anterior: Valor del periodo base (ejemplo: 2000)
- valor_actual: Valor del periodo comparativo (ejemplo: 2045)
5. Escribe la fórmula usando los nombres de las variables:
=(valor_actual - valor_anterior) / valor_anterior6. Haz clic en Siguiente, completa los ejemplos y descripciones, y luego haz clic en Crear.
Ahora puedes usar tu función personalizada así:
=jsg_crecimiento(2000; 2045)Recomendaciones y buenas prácticas al usar funciones con nombre
- Usa un prefijo personalizado (como «jsg_») para tus funciones para evitar conflictos con funciones nativas o futuras actualizaciones de Google Sheets.
- Elige nombres descriptivos para las variables y funciones para que cualquiera que vea la hoja entienda qué hacen.
- Aprovecha las funciones con nombre para reutilizar fórmulas complejas y evitar errores de copia o de sintaxis.
- Documenta bien cada función con ejemplos y descripciones claras para facilitar su uso y mantenimiento.
- Ten en cuenta que esta funcionalidad aún no está disponible para todas las cuentas, ya que Google la está desplegando progresivamente.
- Recuerda que estas funciones funcionan solo dentro del archivo donde las creaste, no se comparten automáticamente con otros archivos.
Consejos para potenciar tus hojas con funciones personalizadas
Además de estas dos funciones que creamos, puedes usar funciones con nombre para:
- Calcular indicadores financieros como ROI, EBITDA, o ratios de liquidez
- Crear funciones para formatear o validar datos repetitivos
- Automatizar cálculos de impuestos, descuentos o comisiones
- Establecer fórmulas de proyección o presupuestos que uses frecuentemente
Esto te permitirá tener hojas más limpias, con fórmulas fáciles de entender y mantener, y ahorrarás mucho tiempo al no tener que reescribir fórmulas complejas.
Conclusión
En este tutorial aprendiste a crear funciones personalizadas sin código en Google Sheets usando la nueva funcionalidad de Funciones con nombre. Vimos cómo crear dos funciones prácticas: una para calcular el margen de utilidad y otra para calcular el crecimiento entre periodos. Además, compartí contigo recomendaciones para nombrar y documentar tus funciones, y consejos para aprovechar esta funcionalidad al máximo. Ahora puedes hacer tus hojas más profesionales, limpias y fáciles de usar, ahorrando tiempo y evitando errores comunes.
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