En este tutorial te voy a enseñar cómo crear un control de asistencia automatizado usando Google Sheets, Google Forms y códigos QR, sin necesidad de escribir una sola línea de código. Este sistema es ideal para profesores, capacitadores o cualquier persona que necesite registrar la asistencia de manera rápida, eficiente y sin errores. Lo mejor es que cada estudiante tendrá su propio QR personalizado que, al escanearlo, registrará su asistencia automáticamente en una hoja de cálculo, facilitando el seguimiento y la organización.
Si prefieres ver el tutorial en video, te lo dejo a continuación para que puedas seguirlo paso a paso y con más detalle visual.
1. Crear el formulario de asistencia en Google Forms
Lo primero que necesitamos es un Google Forms vinculado a Google Sheets. Para hacerlo, abre una hoja de cálculo nueva y ve a Herramientas > Crear un formulario. Esto generará un formulario vacío y una pestaña nueva en tu hoja llamada «Respuestas de formulario».
Vamos a editar el formulario para que tenga los siguientes campos imprescindibles:
- Nombre del participante (campo obligatorio para identificar quién asistió)
- Clase (opción múltiple: por ejemplo, Sheets, Forms, Google, o la categoría que uses)
Es importante no agregar un campo de fecha, ya que Google Forms registra automáticamente la marca temporal de cada respuesta, lo que nos ahorra trabajo y asegura precisión.
2. Obtener la URL del formulario
Haz clic en el ícono de «vista previa» del formulario y copia la URL que aparece en el navegador. Esta será la URL base para generar el primer código QR general, que cualquier estudiante podrá escanear para llenar el formulario manualmente si lo desea.
3. Generar el primer código QR en Google Sheets
En tu hoja de cálculo, crea dos columnas: una para la URL del formulario y otra para el QR generado. Por ejemplo:
| URL destino | URL QR |
|---|---|
| https://docs.google.com/forms/d/e/FORM_ID/viewform | [Aquí va la fórmula] |
Para crear el código QR, usamos el servicio gratuito de Google que genera imágenes QR a partir de una URL. La fórmula que yo uso es esta:
=IMAGE("https://chart.googleapis.com/chart?cht=qr&chs=200x200&chl=" & A2)Esta fórmula toma la URL en la celda A2 y genera una imagen QR de 200×200 píxeles. Puedes imprimir este código y colocarlo en el salón o lugar de la actividad para que los estudiantes lo escaneen y llenen el formulario con su nombre y clase.
4. Crear códigos QR personalizados para cada estudiante
Ahora vamos a subir el nivel: crear un QR único para cada estudiante que ya tenga su nombre y clase prellenados. Así, al escanearlo, el estudiante no tendrá que escribir nada, lo que agiliza aún más el proceso y evita errores de tipeo.
Para esto, crea una hoja nueva llamada «Estudiantes» y agrega los datos básicos de cada uno, como nombre y clase, así:
| Nombre | Clase |
|---|---|
| Julio | Sheets |
| Jairo | Forms |
| Laura |
Luego, en tu formulario, haz clic en los tres puntos verticales (menú) y selecciona “Obtener vínculo prellenado”. Llena el formulario con un nombre y clase de ejemplo, y haz clic en “Obtener vínculo”. Copia esa URL que se genera. Verás que tiene parámetros como entry.123456=Julio que corresponden a cada campo.
Vamos a usar esa estructura para construir automáticamente las URLs prellenadas para cada estudiante. Supongamos que la URL base prellenada es algo así:
https://docs.google.com/forms/d/e/FORM_ID/viewform?entry.111111=Julio&entry.222222=SheetsEn tu hoja «Estudiantes», crea una columna para la URL personalizada con esta fórmula (reemplazando los IDs de entrada por los que te dio tu formulario):
=CONCATENAR("https://docs.google.com/forms/d/e/FORM_ID/viewform?entry.111111="; A2; "&entry.222222="; B2)Esta fórmula genera una URL única para cada estudiante con su nombre y clase ya llenos. Luego, en otra columna, genera el QR con la fórmula que usamos antes:
=IMAGE("https://chart.googleapis.com/chart?cht=qr&chs=200x200&chl=" & C2)¡Y listo! Cada estudiante tendrá su propio código QR que, al escanearlo, registra su asistencia automáticamente sin que tengan que escribir nada. Esto mejora la rapidez, reduce errores y facilita el control.
5. Visualizar y gestionar la asistencia en Google Sheets
Como el formulario está vinculado a Google Sheets, cada vez que un estudiante escanea su QR y envía su respuesta, los datos aparecen automáticamente en la hoja de respuestas. Para organizar mejor la información, crea una hoja adicional llamada «Asistencia» donde uses funciones como FILTRO para mostrar solo las asistencias de una fecha específica o BUSCARV para obtener datos de estudiantes específicos.
Por ejemplo, para filtrar las asistencias de una fecha determinada, puedes usar:
=FILTRO('Respuestas de formulario'!A2:D; TEXTO('Respuestas de formulario'!A2:A; "dd/mm/yyyy") = "15/06/2024")Esta fórmula muestra todas las respuestas que coinciden con la fecha 15 de junio de 2024. Puedes cambiar la fecha según necesites.
También puedes usar BUSCARV para obtener la última asistencia de un estudiante:
=BUSCARV("Julio"; 'Respuestas de formulario'!B2:D; 2; FALSO)Esto busca el nombre «Julio» en la columna B y devuelve el valor de la segunda columna del rango, que puede ser la clase o la fecha, según cómo organices tu hoja.
Conclusión
En este tutorial aprendiste a crear un sistema completo de control de asistencia con códigos QR usando solo Google Sheets y Google Forms, sin necesidad de programar. Vimos cómo crear un formulario básico, generar un QR general para acceso manual, y luego cómo personalizar los códigos QR para cada estudiante usando URLs prellenadas. Además, te mostré cómo visualizar y filtrar la asistencia fácilmente en Sheets.
Como próximos pasos, podrías automatizar reportes de asistencia, enviar correos de confirmación automáticos o incluso generar certificados personalizados. Todo esto lo puedes lograr con funciones avanzadas de Google Sheets o integrando Google Apps Script si quieres llevar tu sistema al siguiente nivel.
Si quieres aprender a usar Google Forms y Google Sheets desde cero, te invito a tomar un curso gratis de 2 horas.