Cómo crear un dashboard básico de inventarios en Google Sheets

En este tutorial vamos a aprender a crear un dashboard básico para la gestión de inventarios en Google Sheets. Este panel de control nos permitirá visualizar información clave de nuestro inventario de forma rápida, sencilla y práctica para tomar mejores decisiones en nuestro negocio. Si tienes muchos productos, esta herramienta será especialmente útil para tener un panorama claro y actualizado de tu inventario.

Ahora vamos con la explicación detallada para que puedas armar tu dashboard sin complicaciones.

1. Crear la hoja de inicio para el dashboard

Lo primero que haremos es crear una hoja nueva en nuestro archivo de Google Sheets que funcionará como inicio o panel de control. Esta hoja será la que abra primero cuando entres a tu archivo, para que tengas a la mano toda la información importante.

Para nombrar la hoja, haz doble clic en la pestaña inferior y escribe Inicio. Puedes darle un color para destacarla, algo que no hemos hecho con las otras pestañas, pero que ayuda a identificarla rápido.

2. Crear enlaces rápidos para navegar entre hojas

Si usas el archivo en celular, tableta o con pantalla pequeña, navegar entre muchas pestañas puede ser engorroso. Por eso, en la hoja Inicio crearemos enlaces rápidos a las hojas más importantes.

Para hacerlo, sigue estos pasos:

• Escribe el nombre de la hoja a la que quieres enlazar, por ejemplo Productos.
• Selecciona esa celda y presiona Ctrl + K (o Cmd + K en Mac) para abrir el cuadro de enlace.
• En la opción Hojas en esta hoja de cálculo, busca y selecciona la hoja deseada.
• Repite este proceso para cada hoja que quieras enlazar (Inventario, Entradas, Salidas, etc.).

También puedes agregar un enlace para volver al inicio en cada hoja, copiando la celda con el enlace y pegándola en las demás hojas. Esto facilita mucho la navegación.

3. Añadir títulos y formato básico al dashboard

En la hoja Inicio, agrega un título claro como Gestión de Inventarios. Puedes combinar celdas y aumentar el tamaño de la letra para que destaque. Esto ayuda a que el dashboard se vea profesional y ordenado.

4. Calcular el total de unidades y costo del inventario

Una de las métricas más importantes es saber cuántas unidades tienes en total y cuál es el costo total de tu inventario. Para eso, usaremos la función Suma para agregar esos valores desde la hoja Inventario.

Celda	Contenido
A2	Total Unidades
B2	=SUMA(Inventario!C2:C1000)
A3	Costo Total
B3	=SUMA(Inventario!D2:D1000)

En este ejemplo, asumimos que la columna C en la hoja Inventario tiene las unidades y la columna D el costo total por producto. Ajusta las referencias según tu hoja.

5. Crear tablas dinámicas para ver inventario por categoría y producto

Para tener una vista más detallada, crearemos tablas dinámicas que nos muestren el inventario y costo total por categoría y por producto.

Para crear una tabla dinámica:

• Selecciona las columnas que contienen los datos (por ejemplo: Categoría, Producto, Unidades, Costo).
• En el menú, ve a Datos > Tabla dinámica.
• Elige colocar la tabla en la hoja Inicio.
• En filas, agrega Categoría o Producto según la tabla que quieras.
• En valores, agrega Unidades y Costo, ambos sumados.
• Para evitar filas vacías, agrega un filtro que excluya celdas vacías en la columna de Categoría o Producto.

Así podrás ver rápidamente qué categorías o productos tienen más unidades o representan mayor inversión.

6. Crear tabla dinámica para próximos productos a vencer

Otra tabla dinámica útil es la que muestra los productos próximos a vencer. Para esto:

• Crea una tabla dinámica con las columnas Fecha de vencimiento y Unidades.
• En filas, pon la Fecha de vencimiento.
• En valores, suma las Unidades.
• Ordena las fechas de menor a mayor para ver primero las que están por vencer.

Para alertas visuales, puedes aplicar formato condicional para que las fechas vencidas se resalten en rojo. Usa esta fórmula personalizada:

=Y7 < HOY() Y Y7 <> ""

Donde Y7 es la celda con la fecha de vencimiento en la tabla dinámica.

7. Mejorar presentación y limpieza visual

Finalmente, para que el dashboard se vea más limpio, puedes combinar celdas para títulos y quitar las líneas de cuadrícula desde el menú Ver > Líneas de cuadrícula. Así la información clave resalta más y la hoja se ve más profesional.

Conclusión

En resumen, para crear un dashboard básico de inventarios en Google Sheets debes:

• Crear una hoja de inicio y nombrarla para que sea la primera en abrirse.
• Agregar enlaces rápidos para navegar entre hojas fácilmente.
• Incluir títulos claros y formato para destacar la información.
• Calcular totales de unidades y costo con la función Suma.
• Crear tablas dinámicas para analizar inventario por categoría, por producto y fechas de vencimiento.
• Aplicar formato condicional para alertas visuales importantes.
• Mejorar la presentación quitando líneas de cuadrícula y combinando celdas para títulos.

Con este dashboard tendrás un control visual claro de tu inventario y podrás tomar decisiones más informadas para tu negocio.