En este tutorial práctico de Google Sheets, te mostraré cómo crear un listado de tareas personalizado que te ayude a mejorar tu productividad diaria y organizar mejor tus actividades semanales. Partiremos de una plantilla básica, pero la mejoraremos para que sea más funcional y adaptada a tus necesidades, incluyendo cómo usar casillas de verificación con valores personalizados, formato condicional para tachar tareas completadas y cómo automatizar el movimiento de tareas hechas a otra pestaña usando Google Apps Script. Este sistema es ideal para emprendedores, empleados proactivos y cualquier persona que quiera tener un control más efectivo de sus pendientes.
1. Partiendo de la plantilla de listado de tareas de Google Sheets
Lo primero que hacemos es crear una nueva hoja de cálculo en Google Drive y seleccionar la plantilla de Listado de tareas. Esta plantilla tiene tres columnas principales y un diseño sencillo con filtros y formato condicional para tachar las tareas completadas. Sin embargo, tiene algunas limitaciones que vamos a mejorar:
- La casilla de verificación solo muestra VERDADERO/FALSO, lo cual no es muy amigable para el usuario.
- Las tareas completadas no se separan en otra pestaña, lo que puede saturar la lista principal.
- La casilla de verificación está en la primera columna, pero prefiero que esté más adelante para priorizar la descripción de la tarea.
- Faltan columnas útiles como fecha, responsable o estado que ayuden a organizar mejor las tareas.
La plantilla es un buen punto de partida para entender cómo funcionan los filtros, el formato condicional y las casillas de verificación, pero vamos a crear un sistema más completo y funcional.
2. Configurando las casillas de verificación con valores personalizados
Cuando insertamos una casilla de verificación en Google Sheets, por defecto el valor es VERDADERO si está marcada y FALSO si no. Eso no es muy descriptivo para nosotros. Podemos cambiarlo usando validación de datos para que muestre «hecho» o «pendiente», lo que facilita la lectura y el uso en fórmulas.
Para hacerlo, selecciona la columna donde quieres las casillas, luego ve a Datos > Validación de datos, elige «Casilla de verificación» y activa la opción de «Usar valores personalizados». Allí pon:
Valor si está marcada: hecho
Valor si no está marcada: pendienteAsí, cuando marques la casilla verás «hecho» y cuando esté vacía, «pendiente». Esto nos servirá para el formato condicional y para automatizar el movimiento de tareas hechas.
3. Aplicando formato condicional para tachar tareas completadas
Para que las tareas completadas se vean tachadas, vamos a usar un formato condicional con fórmula personalizada. Supongamos que la columna P es donde están las casillas con «hecho» o «pendiente». La fórmula será:
=P2="hecho"Y aplicamos el formato de texto tachado para toda la fila, fijando la columna P con el signo $ para que se aplique correctamente al copiar la fórmula hacia abajo:
= $P2 = "hecho"Este formato hará que cada vez que marques una tarea como «hecho», toda la fila se tache, dándote una visual clara de qué está completado.
4. Organizando las tareas en pestañas: Bandeja de Entrada y Hecho
Un solo listado de tareas no es suficiente para la vida diaria, especialmente si tienes muchas tareas. Por eso, vamos a crear dos pestañas:
- Bandeja de Entrada: donde ingresas todas las tareas nuevas y pendientes.
- Hecho: donde se moverán automáticamente las tareas completadas para mantener limpia la lista principal.
Esta organización es más acorde con metodologías de productividad como GTD (Getting Things Done), donde las tareas se clasifican y procesan en diferentes etapas.
5. Automatizando el movimiento de tareas completadas con Google Apps Script
Para no tener que mover manualmente las tareas completadas, vamos a usar un script que detecte cuando marcas una tarea como «hecho» y la mueva automáticamente de la pestaña Bandeja de Entrada a la pestaña Hecho, limpiando la fila original.
El script verifica que:
- El cambio se hizo en la columna de casillas (por ejemplo, columna 2).
- El valor sea «hecho».
- La fila sea mayor o igual a 2 (para evitar mover encabezados).
- La hoja activa sea «Bandeja de Entrada».
Cuando se cumplen estas condiciones, el script copia la fila completa a la hoja «Hecho» y elimina la fila original para mantener la lista limpia.
Además, el script agrega automáticamente la fecha y hora en que se completó la tarea en una columna adicional en la hoja «Hecho», para que puedas llevar un registro temporal.
Si quieres aprender el código completo y cómo implementarlo paso a paso, lo tengo disponible para los miembros de la academia JuanSGuzman, donde comparto este y otros scripts en detalle.
6. Mejoras adicionales para tu listado de tareas
Además de las casillas y el movimiento automático, puedes agregar columnas que te ayuden a organizar mejor las tareas, como:
- Fecha de inicio o asignación
- Responsable (ideal para equipos o delegar tareas)
- Categoría o proyecto
- Prioridad o urgencia
Esto te permitirá filtrar, ordenar y segmentar las tareas para enfocarte en lo que realmente importa en cada momento.
Conclusión
En este tutorial vimos cómo partir de una plantilla básica de listado de tareas en Google Sheets para crear un sistema más funcional y personalizado. Aprendimos a usar casillas de verificación con valores personalizados, aplicar formato condicional para tachar tareas completadas y organizar las tareas en pestañas separadas para mantener la lista limpia y ordenada. Además, te mostré cómo automatizar el movimiento de tareas hechas usando Google Apps Script, agregando también un sello de tiempo para registrar cuándo se completaron.
Este sistema es una base sólida para mejorar tu productividad diaria y puede ampliarse con columnas adicionales y nuevas funcionalidades, como integración con calendarios o notificaciones automáticas. Si quieres profundizar en este tema y convertirlo en un sistema completo de productividad basado en metodologías como GTD, déjamelo saber para crear más contenido al respecto.
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