Desplegables Condicionales en Google Sheets sin Código (2023)

Hoy vamos a aprender cómo crear desplegables condicionales con las nuevas funcionalidades de Google Sheets sin usar código. Vamos a crear desplegables que se actualizan según la selección previa, permitiendo tener múltiples niveles de condicionales. Tambien les mostraré cómo configurar estos desplegables y resolver posibles problemas que puedan surgir.

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Paso 1: Configurar las Hojas de Datos

Hoja de Desplegables

  1. Crea una nueva hoja llamada “desplegables”.
  2. Agrega las siguientes columnas: Continente, País y Ciudad.
ContinentePaísCiudad

Hoja de Datos de Referencia

  1. Crea otra hoja llamada “datos de referencia”.
  2. Organiza los datos como sigue:
ContinentePaísCiudad
SuraméricaChileSantiago
SuraméricaChileValparaíso
SuraméricaArgentinaBuenos Aires
SuraméricaArgentinaCórdoba
EuropaEspañaMadrid
EuropaEspañaBarcelona
ÁfricaEgiptoEl Cairo
ÁfricaEgiptoAlejandría
ÁfricaEtiopíaAddis Ababa
ÁfricaEtiopíaGondar

Paso 2: Crear el Desplegable para Continente

  1. Selecciona la celda A2 en la hoja “desplegables”.
  2. Ve a Datos > Validación de datos.
  3. En “Criterios”, selecciona “Lista a partir de un rango”.
  4. Selecciona el rango de continentes en la hoja “datos de referencia” (por ejemplo, datos de referencia!A2:A).
  5. Aplica la validación de datos para todas las celdas en la columna A (desde A2 hasta A).

Paso 3: Crear Desplegables Condicionales para País y Ciudad

Crear una Hoja Auxiliar

  1. Crea una nueva hoja llamada “condicional 1”.
  2. En la celda A2, ingresa la fórmula para copiar dinámicamente el continente seleccionado:
   =desplegables!A2
  1. Arrastra esta fórmula hacia abajo para todas las filas que necesites.

Crear el Desplegable para País

  1. En la celda B2 de la hoja “condicional 1”, ingresa la fórmula para filtrar los países basados en el continente seleccionado:
   =TRANSPOSE(UNIQUE(FILTER('datos de referencia'!B:B, 'datos de referencia'!A:A = A2)))
  1. Arrastra esta fórmula hacia abajo para todas las filas que necesites.

Crear el Desplegable para Ciudad

  1. Duplica la hoja “condicional 1” y renómbrala a “condicional 2”.
  2. Modifica la fórmula en la celda B2 para filtrar las ciudades basadas en el país seleccionado:
   =TRANSPOSE(UNIQUE(FILTER('datos de referencia'!C:C, 'datos de referencia'!B:B = 'desplegables'!B2)))
  1. Arrastra esta fórmula hacia abajo para todas las filas que necesites.

Configurar el Desplegable en Google Sheets

  1. Regresa a la hoja “desplegables”.
  2. Selecciona la celda B2 (país).
  3. Ve a Datos > Validación de datos.
  4. En “Criterios”, selecciona “Lista a partir de un rango”.
  5. Selecciona el rango correspondiente en la hoja “condicional 1” (por ejemplo, condicional 1!B2:Z2).
  6. Repite el proceso para la columna de ciudades (C2) usando el rango correspondiente en la hoja “condicional 2”.

Eliminar Referencias Absolutas

Google Sheets a veces agrega automáticamente referencias absolutas ($), lo cual puede causar problemas en los desplegables condicionales. Para resolver esto:

  1. Abre la validación de datos para la columna de países.
  2. Elimina los signos de dólar ($) en las referencias del rango.
  3. Haz lo mismo para la validación de datos de la columna de ciudades.

Desventajas y Soluciones

  1. Inserción o eliminación de filas: Si insertas o eliminas filas en las hojas de referencia, las fórmulas pueden desajustarse. Una solución sería usar código para ajustar las referencias automáticamente.
  2. Escalabilidad: Si tienes muchos niveles de condicionales, puede volverse complejo de manejar. En esos casos, considerar el uso de Apps Script podría ser más eficiente.

Conclusión

Hemos configurado desplegables condicionales en Google Sheets sin usar código. Este método es eficiente y rápido, ideal para situaciones donde no se requiere un manejo avanzado de datos. Sin embargo, hay que tener en cuenta las limitaciones mencionadas y considerar soluciones alternativas según las necesidades específicas del proyecto.

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