Cómo Usar la Función SUBTOTAL en Google Sheets para Reportes Dinámicos

Hoy vamos a hablar de la función SUBTOTAL en Google Sheet. Aprenderemos a usar SUBTOTAL, en qué casos es útil, cómo funcionan los códigos y algunos trucos avanzados para llevar tus reportes al siguiente nivel.

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Introducción

La función SUBTOTAL en Google Sheets es increíblemente útil cuando trabajas con filas ocultas o filtradas. Te permite sumar, promediar y contar valores de manera dinámica, dependiendo de los filtros aplicados. Esto es especialmente valioso cuando necesitas reportes rápidos y precisos basados en criterios de filtrado avanzados, incluyendo filtros por color.

Comprender la Función SUBTOTAL

¿Qué es SUBTOTAL?

SUBTOTAL es una función agregadora que permite sumar, promediar, contar y realizar otras operaciones matemáticas en rangos de celdas, ignorando las filas ocultas o filtradas. Es especialmente útil cuando deseas obtener resultados dinámicos basados en datos visibles.

Sintaxis de SUBTOTAL

La sintaxis básica de la función SUBTOTAL es:

SUBTOTAL(código, rango)
  • Código: Un número que indica la operación que deseas realizar (suma, promedio, etc.).
  • Rango: El rango de celdas sobre el que deseas realizar la operación.

Códigos Comunes para SUBTOTAL

  • 1: PROMEDIO
  • 2: CONTAR
  • 3: CONTARA
  • 4: MÁXIMO
  • 5: MÍNIMO
  • 9: SUMA

Ejemplo Básico de SUBTOTAL

Vamos a empezar con un ejemplo sencillo para entender cómo funciona SUBTOTAL.

  1. Crear una Tabla de Datos:

Imagina que tienes una tabla con productos y ventas por trimestre, así:

ProductoTrimestre 1Trimestre 2Trimestre 3Trimestre 4
Producto A10203040
Producto B15253545
Producto C20304050
  1. Calcular Subtotales:
  • Utiliza la función SUBTOTAL para sumar las ventas por trimestre y el total general.
   =SUBTOTAL(9, B2:B5)  # Suma de Trimestre 1
   =SUBTOTAL(9, C2:C5)  # Suma de Trimestre 2
   =SUBTOTAL(9, D2:D5)  # Suma de Trimestre 3
   =SUBTOTAL(9, E2:E5)  # Suma de Trimestre 4
   =SUBTOTAL(9, B2:E5)  # Suma Total

Usar SUBTOTAL con Filtros

SUBTOTAL es particularmente útil con filtros. Vamos a aplicar filtros y ver cómo SUBTOTAL responde dinámicamente.

  1. Aplicar Filtros:
  • Selecciona tu tabla y aplica un filtro desde el menú Datos > Crear un filtro.
  1. Filtrar Datos:
  • Filtra por un producto específico, por ejemplo, “Producto A”.
  1. Calcular SUBTOTAL con Filtros:
  • La fórmula SUBTOTAL ajustará automáticamente el cálculo para incluir solo las filas visibles.
   =SUBTOTAL(9, B2:B10)  # Solo suma las filas visibles después de aplicar el filtro

SUBTOTAL y Filas Ocultas

SUBTOTAL también puede manejar filas ocultas. Vamos a ver cómo.

  1. Ocultar Filas:
  • Oculta algunas filas manualmente (clic derecho en la fila > Ocultar fila).
  1. Calcular SUBTOTAL con Filas Ocultas:
  • Usa SUBTOTAL para sumar, promediar o contar los valores visibles.
   =SUBTOTAL(109, B2:B10)  # 109 ignora las filas ocultas y los filtros

Trucos Avanzados con SUBTOTAL

Exportar Datos Filtrados a Otra Hoja

Podemos usar SUBTOTAL junto con fórmulas avanzadas como QUERY y FILTER para exportar datos filtrados a otra hoja.

  1. Crear una Columna Auxiliar:
  • Añade una columna auxiliar para identificar las filas visibles.
   =SUBTOTAL(103, DESREF(A2, 0, 0))  # Columna auxiliar para identificar filas visibles
  1. Usar QUERY para Exportar Datos:
  • Usa QUERY para exportar solo las filas visibles a otra hoja.
   =QUERY(A1:E10, "SELECT A, B, C, D WHERE E = 1", 1)

Conclusión

Hemos cubierto cómo usar la función SUBTOTAL en Google Sheets para manejar sumas, promedios y conteos dinámicos en datos filtrados y filas ocultas. Además, hemos explorado algunos trucos avanzados para exportar datos filtrados a otras hojas. SUBTOTAL es una herramienta poderosa para crear reportes dinámicos y precisos.

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