En este tutorial te voy a mostrar cómo puedes traer correos electrónicos automáticamente a un Google Sheet y, aún más interesante, cómo descargar los adjuntos de esos correos a una carpeta de Google Drive, todo esto usando herramientas no-code, específicamente Make.com. Este método es ideal si recibes facturas, imágenes u otros archivos en tu correo y quieres tenerlos organizados y registrados sin necesidad de programar. Es una solución fácil para emprendedores, pequeñas empresas o cualquier persona que quiera ahorrar tiempo y tener mayor control sobre la información que recibe por email.
Si prefieres ver el tutorial en video, te lo dejo aquí arriba para que lo sigas paso a paso.
¿Qué necesitas para automatizar la descarga de correos y adjuntos?
Para lograr esta automatización, necesitas tener a la mano los siguientes recursos:
- Una cuenta de Google Workspace (preferiblemente, pero también puede funcionar con Gmail personal con algunos ajustes).
- Una carpeta en Google Drive donde guardarás tus sheets y los adjuntos.
- Un Google Sheet ya creado, con una pestaña y encabezados claros (por ejemplo: Contacto que envía, Asunto, Mensaje).
- Acceso a tu correo electrónico para hacer pruebas.
- Una cuenta gratuita en Make.com (permite hasta 1,000 operaciones y dos escenarios activos).
Preparando tu Google Sheet y tu carpeta en Drive
Antes de ir a Make, crea una carpeta en Google Drive donde guardarás tanto el Sheet como los archivos adjuntos. Así tendrás todo organizado y será más fácil encontrar los documentos después.
Luego, crea un Google Sheet con una pestaña que tenga los siguientes encabezados:
| Contacto que envía | Asunto | Mensaje |
|---|---|---|
Ponle un nombre fácilmente identificable tanto al archivo como a la pestaña, ya que más adelante tendrás que seleccionarlo en Make.
Configurando tu escenario en Make.com
Ahora sí, vamos a Make.com. Si nunca has usado esta plataforma, es una herramienta de automatización que permite conectar aplicaciones sin necesidad de programar. Cada automatización se llama «escenario».
- Ingresa a Make.com y crea un nuevo escenario.
- El primer módulo que debes agregar es el de Gmail, que será el activador (trigger) del proceso.
- Busca y selecciona «Gmail» y elige el trigger que se activa cuando recibes un nuevo email. Puedes agregar filtros si solo quieres ciertos correos (por ejemplo, solo los que tengan adjuntos o de un remitente específico), pero para empezar puedes dejarlo sin filtros.
- Conecta tu cuenta de Google Workspace (o Gmail personal si sabes cómo hacer la conexión especial).
- Puedes darle un nombre específico a la conexión para reconocerla fácilmente si manejas varias cuentas.
Make te preguntará desde cuándo quieres empezar a revisar correos. Selecciona «from now on» para que solo procese los nuevos mensajes que lleguen a partir de ese momento.
Probando la conexión y revisando los datos del correo
Haz una prueba enviando un correo a tu cuenta. Luego, ejecuta el escenario en Make para ver si lo detecta. Haz clic en la lupa del módulo de Gmail para ver qué datos trae: aquí puedes identificar el remitente (sender), el asunto (subject), el contenido (text content) y los adjuntos (attachments).
Estos datos son los que después vamos a enviar a Google Sheets y a Google Drive.
Agregando los datos a Google Sheets
El siguiente paso es agregar un nuevo módulo en el escenario de Make, esta vez seleccionando Google Sheets y la acción «Add a row» (añadir una fila). Aquí vas a mapear los datos del correo a las columnas de tu hoja de cálculo:
- Contacto que envía: mapea el campo sender (correo del remitente).
- Asunto: mapea el campo subject.
- Mensaje: mapea el campo text content (contenido del correo).
Para seleccionar el archivo de Sheets, puedes buscarlo por nombre o por ID. Mi recomendación es tenerlo en la carpeta que creaste antes para encontrarlo más fácilmente.
¿Qué sigue después?
En este punto ya tienes una automatización básica que registra los datos principales de los correos recibidos en un Google Sheet. El siguiente paso, que puedes agregar fácilmente en Make, es descargar los adjuntos y guardarlos en tu carpeta de Google Drive. Este proceso implica añadir otro módulo en el escenario, seleccionando Google Drive y configurando la acción para guardar archivos adjuntos que llegan con el correo.
Conclusión y próximos pasos
Como viste, con Make.com puedes automatizar el registro de correos y la descarga de adjuntos en Google Drive y Google Sheets sin necesidad de programar. Esto te ahorra tiempo y te ayuda a mantener un control y respaldo de la información que recibes por email. Puedes seguir explorando Make para agregar más pasos, como enviar notificaciones, crear tareas o conectar con otras aplicaciones.
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