En este tutorial te voy a mostrar cómo separar automáticamente las respuestas de un Google Forms en distintas pestañas de Google Sheets, según el país que seleccione el usuario. Esta es una pregunta que me hizo Amalia, estudiante de la academia, y la respuesta es muy útil para quienes manejan formularios con varias opciones y quieren organizar los datos de manera clara y dinámica. Al final, tendrás una hoja para cada país (Colombia, México, España) donde se irán acumulando las respuestas correspondientes, todo sin mover manualmente los datos.
Si prefieres ver el procedimiento paso a paso en video, aquí te lo dejo arriba. Ahora, vamos con la explicación escrita y detallada para que puedas replicarlo fácilmente en tu propio Google Sheets.
¿Qué queremos lograr?
El objetivo es que las respuestas que llegan de un Google Forms se organicen automáticamente en diferentes pestañas de Google Sheets, según el país seleccionado en una pregunta de opción múltiple. Así, tendrás una hoja para Colombia, otra para México y otra para España, cada una mostrando solo las respuestas de ese país.
Paso 1: Crear el formulario y vincularlo a Sheets
Primero, crea tu formulario en Google Forms con una pregunta de selección múltiple para el país (Colombia, México, España) y otra pregunta adicional, como el nombre. No importa el contenido exacto de las preguntas para este ejemplo.
Luego, ve a la pestaña de respuestas en Forms y haz clic en el ícono de Sheets para crear una hoja de cálculo vinculada. Esta hoja, por defecto, tendrá todas las respuestas mezcladas en una sola pestaña llamada algo como “Respuestas de formulario 1”.
Paso 2: Crear las pestañas para cada país
Ahora, vas a crear tres nuevas pestañas en tu Google Sheets y las vas a nombrar “Colombia”, “México” y “España”. Aquí es donde se mostrarán las respuestas filtradas automáticamente según el país.
Paso 3: Traer los encabezados a cada pestaña
Para mantener el formato y que las tablas sean iguales, primero debes copiar los encabezados (la fila 1) de la hoja de respuestas a cada una de las nuevas pestañas. Esto lo puedes hacer con una fórmula sencilla usando arreglos. Por ejemplo, en la pestaña “Colombia”, en la celda A1, escribe:
=Respuestas!A1:AA1Esto copiará todos los encabezados desde la hoja de respuestas. Haz lo mismo en las hojas de México y España.
Paso 4: Filtrar las respuestas con FILTER
Ahora vamos a filtrar las respuestas usando la función FILTRAR para que solo se muestren las filas del país correspondiente. Supongamos que la columna B es la que contiene el país. En la hoja “Colombia”, debajo de los encabezados (en A2), escribe:
=FILTRAR(Respuestas!A2:AA; Respuestas!B2:B="Colombia")Esto traerá solo las filas en las que la columna B sea “Colombia”. Repite lo mismo en la hoja “México”, pero cambiando el país:
=FILTRAR(Respuestas!A2:AA; Respuestas!B2:B="México")Y en la hoja “España”:
=FILTRAR(Respuestas!A2:AA; Respuestas!B2:B="España")Así, cada hoja solo mostrará las respuestas del país correspondiente, y se actualizará automáticamente cada vez que se envíe un nuevo formulario.
Opción avanzada: Usar QUERY para filtrar
Si quieres una alternativa más flexible que no requiera traer los encabezados por separado, puedes usar la función QUERY. En la hoja de “España”, por ejemplo, puedes poner en A1:
=QUERY(Respuestas!A1:AA, "WHERE B = 'España'", 1)Esto traerá tanto los encabezados como todas las filas donde la columna B sea “España”. Para Colombia y México, solo cambia el nombre del país en la fórmula:
=QUERY(Respuestas!A1:AA, "WHERE B = 'Colombia'", 1)=QUERY(Respuestas!A1:AA, "WHERE B = 'México'", 1)QUERY es ideal si quieres más flexibilidad, por ejemplo, filtrar por varios criterios o seleccionar solo algunas columnas.
Ejemplo de estructura de datos
Así se verían los datos en tu hoja de respuestas original:
| Marca de tiempo | ¿En qué país vives? | Nombre |
|---|---|---|
| 2024-06-10 10:23:45 | Colombia | Francisco |
| 2024-06-10 10:24:10 | México | Lucía |
| 2024-06-10 10:24:30 | España | Carlos |
Y así, en la pestaña de “Colombia”, solo verás las respuestas donde el país sea Colombia, y lo mismo para las otras pestañas.
Consideraciones y recomendaciones
Este método funciona muy bien si solo necesitas visualizar y analizar los datos por separado. Recuerda que las fórmulas traen los datos dinámicamente, así que evita modificar o agregar datos manualmente en las hojas filtradas. Si necesitas manipular los datos directamente, considera copiar y pegar valores o usar una solución con Google Apps Script (tema para otro video).
Conclusión
Separar respuestas de Google Forms en distintas pestañas de Google Sheets es sencillo usando FILTRAR o QUERY. Solo debes crear una pestaña para cada criterio (en este caso, país) y usar la fórmula adecuada. Así, tendrás tus datos organizados automáticamente y listos para analizar o compartir. Si quieres ir más allá y automatizar aún más, puedes explorar soluciones con Google Apps Script.
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