En este tutorial vamos a hacer una introducción a las fechas en Google Sheets. Aprenderás qué es una fecha en Sheets, cómo introducirla correctamente, cómo reconocerla y cómo usar algunas fórmulas básicas para trabajar con fechas. Esto es fundamental para quienes quieren empezar a manejar datos temporales y hacer cálculos o reportes relacionados con fechas y horas. Más adelante, haremos otros videos con temas más avanzados como diferencias entre fechas, días hábiles, minutos, horas y otros.
Para comenzar, vamos a escribir una fecha en Google Sheets. Por ejemplo, hoy es 10 de junio de 2020, entonces escribimos 10/6/2020. ¿Cómo sabemos que Sheets reconoce esto como una fecha y no como texto? Una forma sencilla es observar la alineación: si el contenido está alineado a la derecha, es un número o fecha; si está a la izquierda, es texto. Por ejemplo, si escribo el número 56, se alinea a la derecha, pero si escribo un texto como «56», se alinea a la izquierda. Lo mismo aplica para las fechas.
También puedes escribir la fecha de diferentes formas, por ejemplo 10/6 o 10-6, y Sheets también las reconocerá como fechas. Incluso si escribes algo como 10/2020, Sheets lo interpreta como una fecha válida, aunque en este caso asume que el día es 1 y la fecha es 1 de octubre de 2020.
Ahora, una cosa muy importante que debes entender es que en Google Sheets las fechas no son cadenas de texto, sino que internamente se almacenan como números. Por ejemplo, si copias una celda que contiene una fecha y la pegas como valor, verás que aparece un número como 43992. Ese número representa la cantidad de días que han pasado desde una fecha base, que en Sheets es el 30 de diciembre de 1899.
| Fecha | Valor numérico en Sheets |
|---|---|
| 10/06/2020 | 43992 |
| 09/06/2000 | 36526 |
| 11/12/1900 | 415 |
Las fechas anteriores al 30 de diciembre de 1899 se representan con números negativos. Por ejemplo, el 1 de diciembre de 1889 es un número negativo. Esto es útil para cálculos y comparaciones entre fechas.
Si además queremos incluir horas, el valor numérico se convierte en un número decimal. La parte entera representa el día y la parte decimal la fracción del día correspondiente a la hora. Por ejemplo, si la fecha es 10/6/2020 a las 6:00 am, el valor sería 43992.25, porque 6 horas es un cuarto del día (6/24 = 0.25). Aquí algunos ejemplos:
| Fecha y hora | Valor numérico | Explicación |
|---|---|---|
| 10/06/2020 06:00 | 43992,25 | Un cuarto del día |
| 10/06/2020 12:00 | 43992,5 | La mitad del día |
| 10/06/2020 18:00 | 43992,75 | Tres cuartos del día |
Esto es importante para cuando hagas cálculos con fechas y horas, porque Sheets maneja las horas como decimales entre 0 y 1, sumados al número entero que representa el día.
Ahora, ¿cómo cambiar una fecha ya escrita? Simplemente das doble clic en la celda y aparecerá un selector de fecha (date picker) para escoger la fecha fácilmente. Sin embargo, este selector sólo aparece si la celda ya contiene una fecha reconocida por Sheets.
Si quieres que el selector de fechas esté disponible en celdas vacías, puedes usar la validación de datos. Para ello, selecciona el rango donde quieres las fechas, ve a Datos > Validación de datos, elige que el criterio sea Fecha y marca Rechazar entrada si el dato no es válido. Así, cuando des doble clic en esas celdas, aparecerá el selector de fechas aunque no haya una fecha previa.
Otra cosa muy útil es insertar rápidamente la fecha y hora actual como un valor estático (no dinámico). Para poner la fecha actual, puedes usar el atajo de teclado Ctrl + tecla al lado de la P (en teclados latinoamericanos, como el colombiano). Este atajo inserta la fecha actual en la celda.
Para insertar la hora actual, usa Ctrl + Shift + tecla al lado de la P. Y si quieres insertar fecha y hora juntas, usa Ctrl + Shift + Alt + tecla al lado de la P. Así puedes hacer un timestamp rápido sin usar fórmulas.
Si prefieres usar fórmulas, Google Sheets tiene la función =HOY() que devuelve la fecha actual, pero esta función es dinámica, es decir, cambia cada día. Para obtener la fecha y hora actual, está la función =AHORA(). Ten en cuenta que estas funciones se actualizan automáticamente, por lo que si quieres un valor fijo, debes copiar y pegar como valor después de usar la fórmula.
En resumen, entender que en Google Sheets las fechas son números y las horas decimales es clave para hacer cálculos, validaciones y reportes efectivos. También vimos cómo insertar fechas y horas rápidamente, y cómo usar el selector de fechas para facilitar la entrada de datos.
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